Las organizaciones empresariales son entidades asociativas
de derecho privado que agrupan y estructuran a empresarios de diferente tamaño
y rama de actividad y que tienen por objeto la representación, defensa y
promoción de los intereses económicos y sociales de sus asociados.
Todas las actividades que se realizan en las
asociaciones empresariales implican procesos informativo-documentales en los
que de manera inexcusable están obligados a gestionar tanto documentos
informativos externos, como documentos generados en el interior de estas organizaciones
en el desempeño de las actividades que les son propias, así como documentos e
información corporativa elaborada para su difusión exterior bien en su entorno
más inmediato (asociaciones y empresas asociadas, financiadores, agentes e
interlocutores sociales, proveedores, clientes) o en su entorno más remoto
(ciudadanía y sociedad en general).
Las asociaciones empresariales deben tener la capacidad
organizativa para controlar e interpretar adecuadamente su información
documental como un recurso estratégico que les facilite la toma de decisiones, la
gestión de sus asuntos, la protección de sus intereses, el cumplimiento de sus
obligaciones legales, la rendición de cuentas a las partes interesadas (órganos
directivos, empresas asociadas, financiadores…) y el mantenimiento de su
memoria corporativa.
Pero para alcanzar el objetivo señalado es prioritario
conocer la información documental necesitada, generada y recibida por estas
organizaciones. No obstante se carecía de un estudio que abordase está
cuestión. Para cubrir este vacío en la bibliografía en el artículo La información documental en las organizaciones empresariales: características y tipologías se analiza la información y documentación que generan y reciben en el desempeño
de sus diferentes procesos de negocio, y que se presenta extractada en la
siguiente tabla.
Funciones
desempeñadas
|
Necesidades de
información y documentación
|
Información y
documentación generada
|
Representación y defensa de los intereses
empresariales
|
Realidad empresarial (aspiraciones y necesidades).
Contexto político, legislativo, económico, laboral,
social, fiscal y tecnológico.
|
Informes y estudios técnicos.
Memorias de actividades.
Proyectos legislativos.
Posicionamientos y propuestas.
Documentación de las reuniones: convocatorias, actas,
nombramientos, ceses…
|
Diálogo social
|
Situación económica, social y laboral.
|
Propuestas y reflexiones.
Acuerdos económicos y sociales.
Convenios colectivos.
|
Asesoramiento a las empresas
|
Información sobre las distintas materias técnicas
objeto de asesoramiento.
|
Consultas de los empresarios.
Informes de respuestas a las consultas.
|
Prestación de servicios especializados
|
Información de los clientes: necesidades de servicios.
Información de competidores y colaboradores: servicios que
ofertan.
|
Documentación de gestión de los servicios.
|
Gestión de proyectos
|
Información sobre clientes, financiadores,
proveedores y colaboradores así como sobre el contexto legislativo, económico,
laboral y tecnológico.
|
Productos informativos resultantes: informes, guías,
manuales, bases de datos, sedes web…
Documentación e información de difusión de los proyectos.
Expedientes de subvenciones
Documentación generada para el control administrativo de
los proyectos.
|
Comunicación e información corporativa
|
Demandas de información de los empresarios.
Obligaciones legales de informar.
|
Acciones de información y divulgación: circulares a los
asociados, boletines informativos, notas de prensa, sedes webs corporativas,
perfiles en redes sociales…
Documentos corporativos: memorias de actividades, cartas
de servicios, organigramas, cuentas anuales, informes de auditoría.
|
Administración y dirección de la organización
|
Información interna: situación financiera, recursos
humanos, nivel de actividad.
Información externa: del sector en el que desarrolla su
actividad (competidores, clientes y proveedores) y del entorno general
(situación económica, legal, demográfica, tecnológica).
Información sobre su posición competitiva.
|
Documentos de gestión.
Bases de datos y aplicaciones informáticas utilizadas en
los procesos de administración y gestión interna: control económico, del
personal, de las instalaciones…
|
Prado
Martínez, Miguel Ángel del. “La información documental en las organizaciones
empresariales: características y tipologías”. En: Comunicando hemisférios: informação e conhecimento, Brasil e Espanha =
Comunicando hemisferios: información y conocimiento, Brasil y España.
Paraiba: Prensa de Universidade Federal da Paraiba, 2016, 55-76
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