La planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones se debe efectuar desde la perspectiva de su utilidad para aportar valor y contribuir al logro de los objetivos corporativos. Para ello se necesita un profundo conocimiento corporativo que permita contextualizar y alinear los objetivos del sistema con los de la entidad a la que sirve. Además es preciso identificar las situaciones concretas en las que se producen las necesidades y usos de documentos e informaciones dentro de las organizaciones, es decir sus procesos de trabajo, así como quiénes son sus productores y usuarios. Este conocimiento de los procesos de trabajo es el que posteriormente nos permitirá analizar las necesidades y usos de la información por los distintos usuarios en esas situaciones concretas.
Esta metodología fue desarrollada en nuestra tesis doctoral Planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones empresariales. Como parte del resultado de la aplicación de esta metodología se ha publicado recientemente el trabajo “La información documental en las organizaciones empresariales: características y tipologías”. En: Comunicando hemisférios: informação e conhecimento, Brasil e Espanha = Comunicando hemisferios: información y conocimiento, Brasil y España. Paraiba: Prensa de Universidade Federal da Paraiba, 2016, 55-76.
El artículo presenta un análisis sobre la información documental necesitada, generada y recibida por las organizaciones empresariales. Tras exponer las características principales que definen a estas entidades asociativas, se reflexiona sobre la necesidad que tienen de disponer de información y documentación adecuada a sus intereses así como de la capacidad organizativa para controlarla e interpretarla como un recurso estratégico.
A continuación se expone la información y documentación que generan y reciben en el desempeño de sus diferentes procesos de negocio: representación y defensa de los intereses empresariales, asesoramiento a las empresas, prestación de servicios especializados, gestión de proyectos, administración y dirección de la organización, comunicación e información corporativa.
Finalmente se realiza una aproximación al estado actual de la gestión de la información y documentación en las organizaciones empresariales.
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