Modelo de política de gestión de documentos electrónicos para Entidades Locales

Una organización que quiera alcanzar los objetivos de una buena gestión documental deberá disponer de un sistema de gestión de documentos que tenga definido mediante un plan o una política de gestión documental los principios por lo que se regirá, el método a seguir, las técnicas a emplear y las instrucciones detalladas sobre las actividades a realizar, y las responsabilidades que se deben asumir por los distintos niveles de la organización para su cumplimiento.

Una política de gestión de documentos electrónicos contiene orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

La Norma Técnica de Interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos estableció las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos. Y un año más tarde el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas publicó el modelo para la elaboración de las políticas de gestión de documentos electrónicos, que progresivamente se va aplicando por diferentes administraciones públicas.

En el ámbito de la Administración Local y como resultado del trabajo desarrollado por las organizaciones valencianas del Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de la Administración Local (COSITAL), la Asociación de técnicos de Informática de la Administración Local (ATIAL) junto con un grupo de archiveros y técnicos especializados en gestión documental, se ha desarrollado el Modelo de política de gestión de documentos electrónicos para Entidades Locales (PGD-eL) y que contiene el modelo de política de gestión documental local, así como una propuesta de cuadro de clasificación funcional que permitirán la gestión de los documentos electrónicos de los ayuntamientos, en el marco del esquema nacional de interoperabilidad (ENI).