La creación de un SIGID o la adaptación y mejora de uno ya existente deberán seguir una secuencia de pasos previamente establecidos y planificados.
Este proceso deberá partir de una etapa analítica que permita alcanzar un conocimiento lo más profundo posible de la organización a la que va a servir, de su contexto tanto interno como externo, así como de los procesos de trabajo que en ella se realizan. Este conocimiento corporativo será un prerrequisito obligatorio para garantizar la alineación de la gestión de la información documental con la misión, la visión, los objetivos y las estrategias de la organización, así como para lograr su integración dentro de los procesos de negocio con la finalidad última de contribuir con su funcionamiento a la consecución de los objetivos globales corporativos. Además este análisis es el que va a permitir identificar los requisitos que debe satisfacer el sistema integrado, tanto generales de toda la organización, como particulares de cada uno de los procesos de trabajo, e individuales de los diferentes miembros de la organización.
El posterior análisis y evaluación de los sistemas de información ya existentes nos permitirá determinar el grado de cumplimiento de los requerimientos identificados y en consecuencia diseñar y planificar el nuevo o remodelado sistema integrado de gestión de la información documental.
Tras la puesta en funcionamiento del sistema, este deberá ser evaluado para conocer hasta qué punto cumple con los objetivos que se le habían asignado y, en consecuencia, adoptar las modificaciones y mejoras que en su caso sean necesarias.
Para llevar a cabo este proceso de análisis, diseño, planificación, implantación y evaluación del SIGID se deberán utilizar diferentes métodos y técnicas, adaptadas y adecuadas a cada una de las fases.
Estas fases son seis: análisis de la organización, análisis de los procesos corporativos, recopilación de requerimientos a satisfacer, evaluación de los sistemas de gestión de la información documental existentes, elaboración e implantación del proyecto, y evaluación y mejora continuas.
Este proceso deberá partir de una etapa analítica que permita alcanzar un conocimiento lo más profundo posible de la organización a la que va a servir, de su contexto tanto interno como externo, así como de los procesos de trabajo que en ella se realizan. Este conocimiento corporativo será un prerrequisito obligatorio para garantizar la alineación de la gestión de la información documental con la misión, la visión, los objetivos y las estrategias de la organización, así como para lograr su integración dentro de los procesos de negocio con la finalidad última de contribuir con su funcionamiento a la consecución de los objetivos globales corporativos. Además este análisis es el que va a permitir identificar los requisitos que debe satisfacer el sistema integrado, tanto generales de toda la organización, como particulares de cada uno de los procesos de trabajo, e individuales de los diferentes miembros de la organización.
El posterior análisis y evaluación de los sistemas de información ya existentes nos permitirá determinar el grado de cumplimiento de los requerimientos identificados y en consecuencia diseñar y planificar el nuevo o remodelado sistema integrado de gestión de la información documental.
Tras la puesta en funcionamiento del sistema, este deberá ser evaluado para conocer hasta qué punto cumple con los objetivos que se le habían asignado y, en consecuencia, adoptar las modificaciones y mejoras que en su caso sean necesarias.
Para llevar a cabo este proceso de análisis, diseño, planificación, implantación y evaluación del SIGID se deberán utilizar diferentes métodos y técnicas, adaptadas y adecuadas a cada una de las fases.
Estas fases son seis: análisis de la organización, análisis de los procesos corporativos, recopilación de requerimientos a satisfacer, evaluación de los sistemas de gestión de la información documental existentes, elaboración e implantación del proyecto, y evaluación y mejora continuas.
Prado Martínez, Miguel Ángel del (2015). Planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones empresariales. Tesis doctoral. Zaragoza: Universidad de Zaragoza, 444 p. < http://albarracin.unizar.es/jopac/registro?id=00396414>
Prado Martínez, Miguel Ángel del; Esteban Navarro, Miguel Ángel (2016). Propuesta de un modelo de Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental para las organizaciones. Revista General de Información y Documentación. 26 (2), 387-415.<http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/view/54708/49911>
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