La gestión documental y las políticas de datos abiertos: una confluencia necesaria

Uno de los principales desafíos para las actuales administraciones públicas es lograr una eficaz y eficiente gestión de los datos que de modo masivo atesoran, abrirlos para que puedan ser conocidos y reutilizados, y enlazarlos con los de otras entidades para enriquecerlos e incrementar su valor. Este es un objetivo transversal que requiere la participación y la colaboración de múltiples agentes y enfoques metodológicos, incluyendo de manera inexorable a los aportes de la gestión documental, de hecho estoy convencido de que a la gestión documental le corresponde una función central en cualquier iniciativa de apertura de datos comprometida con la calidad y la eficacia del proceso.

Esta es la idea central que defiendo en el artículo La gestión documental y las políticas de datos abiertos: una confluencia necesaria incluido dentro del número especial que la revista El Consultor de los Ayuntamientos dedica de manera monográfica a "La gestión documental en la nueva Administración Digital".

Y es que la gestión documental es el área de gestión responsable de coordinar y controlar de forma sistemática la producción, reunión, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y disposición o destino final de los documentos creados o recibidos por una organización en el ejercicio de sus funciones. Desde esta posición le corresponde una función central en cualquier iniciativa de apertura de datos comprometida, pero ello exige tanto la adecuación de la gestión documental a los objetivos de las políticas de datos abiertos, como que estas sepan apoyarse en los sistemas corporativos establecidos para gestionar los documentos.

La implantación en las administraciones públicas de una gestión de documentos exclusivamente electrónica es sin lugar a dudas un factor coadyuvante para lograr la mencionada confluencia. Y es que en un entorno digital los datos se convierten en un elemento estructural básico de los documentos. Así, según la Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico, los componentes de un documento administrativo electrónico son los datos o contenido informativo, la firma electrónica y los metadatos que facilitan su gestión. En consecuencia, en la nueva administración electrónica los datos y sus metadatos asociados se sitúan en el centro de la gestión documental.

Al sistema de gestión documental corporativo es al que le corresponde garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, disponibilidad, confidencialidad, protección y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos -y por lo tanto de los datos-, creados o recibidos por una organización en el ejercicio de sus funciones. Además debe identificarlos en el contexto de las actividades de la organización. Así mismo acredita una eliminación segura y controlada de los documentos y los datos que no requieren ser mantenidos según la legislación aplicable o las políticas de la organización.

Por lo tanto las iniciativas de datos abiertos vinculadas a los sistemas de gestión documental electrónica tienen asegurada una fuente primaria de datos públicos, de calidad, auténticos y fidedignos, actualizados, accesibles y mantenidos en el tiempo. Además se benefician de otra serie de ventajas derivadas del tratamiento al que son sometidos los documentos y sus datos. Una de ellas es la de poder evidenciar la relación existente entre los datos y sus fuentes y contextos de producción, lo que facilita la comprensión de los datos y puede llevar al descubrimiento de nuevos recursos. Otra es la de proporcionar antecedentes y continuidad a los conjuntos de datos gracias a la publicación de series históricas.

Por su parte estos datos, de acuerdo a legislación que rige la administración electrónica, cumplen el requisito de estar en formatos abiertos o en su defecto en estándares que sean de uso generalizado por los ciudadanos, lo que posibilita su difusión en los portales de datos abiertos.

Una gestión documental electrónica obliga a disponer de una infraestructura tecnológica que le dé soporte. En este sentido es bueno recordar, como ya el Esquema Nacional de Interoperabilidad estableció que las administraciones públicas debían crear repositorios electrónicos, complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el ciclo de vida de los documentos electrónicos. Por su parte las leyes 39/2015 y 40/2015 imponen que todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenen por medios electrónicos, y para ello cada administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados. Entendemos que estos repositorios electrónicos deben ser proveedores de los portales de datos abiertos, y para ello la interoperabilidad entre estos dos sistemas de información es un requisito imprescindible.

Pero participar y colaborar con las políticas de datos abiertos exige reorientar algunos de los procesos de gestión documental, y muy especialmente la descripción de los documentos electrónicos mediante la incorporación de metadatos. Cada organización define su propio modelo de descripción de documentos y establece el esquema de metadatos que responde a sus particularidades y necesidades específicas de gestión. Por ello un sistema de gestión de documentos orientado a la publicación en abierto de sus datos, deberá enriquecer sus perfiles de metadatos para que los conjuntos de datos que genere sean lo suficientemente atractivos y útiles para un portal de datos abiertos.

El acercamiento de la gestión documental a las políticas de datos abiertos es una estrategia de la que las dos partes saldrán mutuamente beneficiadas. Las iniciativas de datos abiertos dispondrán de una fuente primaria de datos públicos, de calidad, auténticos y fidedignos, contextualizados, actualizados, accesibles y mantenidos en el tiempo. Por su parte los sistemas de gestión documental podrán enriquecer y mejorar los datos propios, optimizar sus descripciones, proponer fuentes de información complementarias, en definitiva proporcionar a sus usuarios una experiencia de consulta mucho más completa y útil.

Los programas de gestión documental y los de datos abiertos están llamados a confluir como elementos constitutivos del sistema de información corporativo. Los datos de diversa procedencia y naturaleza que atesoran las administraciones, los documentos administrativos reflejo y evidencia de sus actuaciones, los documentos informativos cuyos contenidos pueden resultarles relevantes conforman un entramado de activos de información que deben ser puestos al servicio de administradores y administrados. Y para ello lo deseable es que todos estos recursos formen parte de un sistema integrado de información dentro de la organización. En este sentido puede resultar de utilidad nuestro modelo de sistema integrado.

Prado Martínez, Miguel Ángel del (2017). La gestión documental y las políticas de datos abiertos: una confluencia necesaria. El Consultor de los Ayuntamientos. 7/2017