La gestión de la información documental en las organizaciones empresariales: estudio de caso y lecciones aprendidas

Las organizaciones para el control y gestión de los documentos y de la información que albergan se han dotado tradicionalmente de una serie de servicios diferentes en virtud de la naturaleza de los propios documentos, de las actividades específicas que sobre ellos se realizan y de la edad o fase en el proceso vital que se encuentran. Estos servicios son archivos de distinta tipología que asumen la responsabilidad de la gestión de la documentación producida por las organizaciones en el desempeño de sus funciones, bibliotecas especializadas o centros de documentación encargados de gestionar la documentación informativa externa, sin olvidar a los servicios administrativos y técnicos encargados de la creación y tramitación de los documentos. Habitualmente estos servicios coexisten en el seno de las organizaciones de forma separada e independiente y con escasa relación entre ellos.

No obstante se ha desarrollado entre académicos y profesionales una corriente favorable a la integración teórica y práctica de la gestión de la información documental materializada en distintas propuestas de diferente grado y alcance. Dentro de este contexto, con el artículo “La gestión de la información documental en las organizaciones empresariales: estudio de caso y lecciones aprendidas” recientemente publicado en el último número de la Revista Tabula se ha pretendido confirmar la pertinencia de abordar la gestión de la información documental de una manera integral, atendiendo tanto al subsistema de gestión de la documentación de archivo como al subsistema de gestión de la documentación informativa.

Así mismo, se ha intentado corroborar que el diseño e implementación del sistema de gestión de la información documental se debe abordar desde un marco corporativo general que supere el ámbito estrictamente documental, como es el que ofrece un sistema integrado de gestión de la información.

Por otra parte se ha procurado comprobar cómo la gestión por procesos es la que permite alinear el sistema de información documental integrado con los objetivos y las metas de la organización a la que brinda sus servicios.

Las anteriores hipótesis han sido confirmadas mediante un estudio de caso consistente en la descripción y el análisis del proceso de diseño, planificación, implementación, evaluación y mejora del sistema de gestión de la información documental en tres organizaciones empresariales aragonesas de diferente tipología y ámbito territorial de actuación, radicadas en la ciudad de Zaragoza. El estudio de caso ha permitido a su vez extraer una serie de conclusiones que se presenta en el artículo en forma de lecciones aprendidas.

Prado Martínez, Miguel Ángel del (2017). La gestión de la información documental en las organizaciones empresariales: estudio de caso y lecciones aprendidas. Tabula. 20, 311-330.<http://acal.es/index.php/publicaciones-acal/tabula/item/2157-memoria-y-deseo-sexo-y-genero-en-el-archivo>