¿El problema está fuera o dentro de la profesión?

La anterior entrada de este blog (La huida hacia delante como estrategia en la gestión documental) ha dado lugar a un interesante debate en la lista de archivística “Arxiforum” sobre la utilización / apropiación del término gestión documental por la industria TIC y sobre los problemas que tienen los archiveros para acercarse a las empresas, especialmente a las pymes. En este debate hay coincidencia en que la gestión documental en las empresas es mejorable, y así mismo se reconoce que la industria TIC ha utilizado el término para introducir sus productos en las empresas mientras que los archiveros se siguen quedando fuera. Y llegados a este punto Lluís-Esteve Casellas planteó abiertamente y con gran acierto si ¿el problema está fuera o dentro de la profesión?

Sin lugar a dudas este es un asunto complejo en el que se cruzan factores tanto internos como externos. Con esta entrada me gustaría exponer algunos de los factores que en mi opinión explican la situación.

1.- El contexto

El tejido empresarial español tiene una característica que hay que tener muy en cuenta: la reducida dimensión de sus empresas; y es que el 99 % de las empresas tienen menos de 50 empleados, y lo que todavía es más significativo 8 de cada 10 empresas tiene dos o menos asalariados.

La cultura empresarial con respecto a los archivos, la producción y gestión documental, tampoco parece ayudar al desarrollo archivístico en las empresas constatándose la poca consideración otorgada al archivo en particular y a la documentación en general.

2.- Factores externos a la profesión

La gestión documental tiene que “competir” con otras necesidades empresariales para conseguir financiación como son la gestión ambiental, la gestión de la seguridad y salud laboral, la gestión de la calidad, y por supuesto aspectos de más peso como la gestión de los recursos económicos – financieros – patrimoniales, la gestión de sus recursos humanos, la gestión de sus clientes, la producción, la logística … Para cada uno de estos ámbitos hay profesionales y propuestas sólidas de mejora capaces de captar la financiación de las empresas. Y es que la gestión documental es un factor más que puede contribuir a la consecución de los objetivos empresariales, pero ni mucho menos el único, y claro está con unos limitados recursos económicos las empresas invierten en aquellas mejoras que consideran van a resultarles más rentables.

Por otra parte, si una empresa decide abordar la problemática de su gestión documental hay otros actores distintos a los archiveros dispuestos a dar su solución, fundamentalmente la industria TIC, una industria que sabe utilizar muy bien el marketing, por lo que sus propuestas y su terminología resultan atractivas y cercanas a las empresas. En este sentido la utilización que realizan del término “gestión documental” generalmente obedece a intereses promocionales muy alejados de preocupaciones doctrinales sobre lo que implica o deja de implicar una correcta gestión documental.

3.- Factores internos a la profesión

Pero a los factores externos hay que sumar algunos rasgos propios de nuestra profesión, y en primer lugar me gustaría destacar la frecuente arrogancia de nuestros discursos “en los que la esencia del archivero está por encima del bien y del mal” tal y como señalaba María Jesús Sánchez Carrasco en un mensaje en Arxiforum. Al menos en este campo debemos reconocer nuestras propias limitaciones y debilidades.

Relacionado con lo anterior sería bueno relativizar nuestra importancia, asumiendo que los archiveros no somos indispensables para las empresas –como la realidad demuestra-, aunque sí que podemos serles muy necesarios. Por ello no debemos plantearnos si las empresas pueden funcionar sin archivos, sino que la pregunta que debemos hacernos es ¿qué podemos hacer para ayudar a las empresas? Por lo tanto a la hora de acercarnos a las empresas lo prioritario es escucharlas para tratar de conocer y entender sus necesidades reales, y a partir de este conocimiento proponer las soluciones.

Descendiendo al terreo práctico, con una metodología archivística construida por y para la administración pública, nuestra respuesta “técnica” se debería acomodar al ámbito empresarial. En este sentido Lluís-Esteve Casellas planteaba una larga lista de tareas: elaborar sistemas de clasificación eficientes para las empresas, recomendaciones sobre la gestión de documentos, sobre los beneficios de un sistema de gestión documental para la gestión del negocio, sobre calendarios de conservación y retención, sobre la incidencia de la gestión de documentos en el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos, sobre la relación entre un sistema de gestión documental y la explotación de información como activos de información para la empresa …

El marketing es otro déficit importante de la profesión, mientras que la industria TIC les propone a las empresas soluciones con una terminología y unas presentaciones atractivas y cercanas a las empresas, nosotros incidimos en los problemas y les proponemos complicadas estructuras que no son capaces de comprender. Necesitamos construir un argumentario atractivo para llegar a las empresas.

Y por supuesto se hecha en falta acciones de defensa profesional por parte de las asociaciones profesionales. Y es que tal y como señala Lluís Anglada en una entrevista realizada en el último número de la revista El Profesional de la Información “las asociaciones se han refugiado en la formación profesional y han abandonado el lobismo y la defensa de la profesión”.

¿Galgos o podencos?

El final del verano suele venir acompañado por la proliferación de cursos o jornadas formativas ampliamente publicitados a través de diversos medios. Una de éstas próximas jornadas se van a centrar en los “sistemas integrados de gestión documental” entendidos de una manera muy amplía de modo que dan cabida tanto a sistemas de gestión bibliotecaria como de archivos.

Ante este uso laxo del término, Lluís-Esteve Casellas i Serra, a través del foro Arxiforum advertía del riesgo de confusión entre profesionales próximos como somos archiveros, bibliotecarios y documentalistas al quedar difusas las diferencias entre lo que hacemos unos y otros; y convencido de que los límites y bases profesionales para quien ejerce a diario una u otra profesión estan claros, proponía la necesidad de consensuar los límites del concepto “Sistema Integrado de Gestión Documental”.

En mi opinión, disponer de unos conceptos y utilizar una terminología precisa y consensuada no sólo es necesaria para garantizar una correcta comunicación sino que es un requisito imprescindible para que una disciplina avance. En este sentido esforzarnos por delimitar el concepto “Sistema Integrado de Gestión Documental” puede resultar muy pertinente a nivel teórico -o científico si nos ponemos más presuntuosos-, así mismo a efectos prácticos esta claridad conceptual puede que ayude a delimitar las fronteras profesionales entre archiveros, bibliotecarios, y documentalistas; ahora bien suponer que de ello se va a derivar una mejor y más nítida imagen externa de nuestro cometido, ya no lo tengo tan claro.

Pienso que la reafirmación profesional tiene que venir de nuestra capacidad para dar respuestas ágiles a los complejos problemas de la actual y futura gestión documental, una gestión que como la sociedad que nos ha tocado vivir es mestiza y en continuo cambio. Aprender a evolucionar continuamente, y ser capaces de utilizar sin prejuicios todo aquello que necesitemos -provenga de donde provenga- así como de prescindir de todo lo que sea innecesario -por muy sacralizado que esté- creo que es el camino.

Por otra parte “popularizar” una correcta imagen social de nuestras funciones resulta prioritario.

Y es que el problema no es tanto la utilización que del término “Sistema Integrado de Gestión Documental”, u otros semejantes, hacemos los distintos profesionales de la información (archiveros, bibliotecarios, documentalistas), sino de como se han apropiado de los mismos, profesionales muy alejadas a nosotros.

Un ejemplo. Desde hace tiempo sigo con curiosidad el blog de una empresa que desarrolla y comercializa un programa de gestión documental, y desde cuyas páginas se explica que deben entender las empresas por gestión documental y como abordar un proyecto de este tipo; pues bien su último post titulado “Cómo clasificar documentos” resulta ilustrativo de cómo se vulgarizan y pervierten conceptos y metodologías nucleares en nuestra profesión. Veamos lo que dice:

Hace unos días comentaba los detalles de la instalación de nuestro software a un nuevo cliente, y sucedió algo que ya es habitual pero no deja de ser sorprendente […] Su preocupación principal era: “¿Cómo vamos a organizar los documentos? […] después de 25 años desarrollando y vendiendo software ya estoy más que acostumbrado a que me pregunten cuestiones que poco o nada tienen que ver con “lo mío“, así que le respondí lo mejor que pude y los dos juntos nos pusimos, bolígrafo en mano, a diseñar la estructura de carpetas que crearemos y servirá para clasificar sus decenas de miles de documentos.

¿Y qué metodología se puede utiliza para diseñar la estructura clasificatoria? Pues al parecer dos sencillos trucos son suficientes para despachar un asunto tan vital, en una sola mañana:

En cuanto a mi respuesta a este caso, utilizo con frecuencia dos viejos trucos muy poco tecnológicos pero que me suelen dar muy buen resultado. En primer lugar les pregunto: ¿Cómo lo hacéis ahora mismo, antes de instalar el nuevo programa? Lo normal es que esta duda ya la tengan resuelta. […] El segundo truco parece obvio, pero no es tan sencillo de aplicar en la práctica. Lo que les digo es: vamos a simular las tareas de un día corriente, lo que vas a hacer con el programa cada día.

El post finaliza con una pregunta para nota: “¿conoces algún otro truco para ayudar a la gente a organizar sus papeles?”.

Como colectivo creo que dedicamos más esfuerzo a debates y disquisiciones teóricas destinadas a establecer límites profesionales difícilmente entendibles fuera de nuestro ámbito, que a “popularizar” una correcta imagen social de nuestras funciones. El riesgo que corremos es que nos ocurra como a los conejos de la fábula de Iriarte, perdidos en una discusión sobre galgos o podencos.

Repensar la oferta archivística teniendo en cuenta la irracionalidad en la toma de decisiones

Si queremos conseguir el espacio que nos corresponde dentro de las organizaciones, los profesionales de la información (archiveros, bibliotecarios, documentalistas) debemos centrarnos más en las emociones que en la razón al ofrecer nuestros servicios y proponerles soluciones apetecibles, entendibles, con una aplicación lo más rápida posible y que estén ajustadas a sus necesidades reales.

Las decisiones muy raramente están guiadas por la razón

El pasado 24 de noviembre de 2010 la Delegación Provincial de la Consejería de Economía, Innovación y Ciencia de Málaga adjudicaba a una empresa de transportes un contrato para la “guarda y custodia de series documentales excedentes” de su archivo central .

La noticia fue recogida en el foro profesional Arxiforum, desde el que se manifestó la perplejidad ante el hecho de que esa Administración en vez de optar por un servicio profesional como el que ofrecen las empresas dedicadas a la externalización de archivos se decantase por una empresa de transportes. Y buscando las causas de esta “sorprendente” adjudicación se aludió tanto a la primacía de consideraciones económicas sobre la calidad del servicio, como al desconocimiento sobre la materia evidenciado en el uso de un término inexistente como es el de “series documentales excedentes” (y es que como bien se señalaba, en el supuesto de existir series documentales excedentes éstas se deben expurgar y no guardar.)

Este caso que pudiera parecer anecdótico no lo es tanto, y a buen seguro que todos conocemos ejemplos de organizaciones tanto públicas como privadas que de manera más o menos consciente desatienden su gestión documental, así como de aquellas que una vez decididas a mejorar su gestión recurren a unos servicios y profesionales que desde nuestra perspectiva de archiveros y documentalistas resultan desaconsejables.

Al conocer estos casos solemos echar mano de nuestro argumentario teórico (principios, normas, procedimientos archivísticos) para evidenciar que estas decisiones no sólo están erradas sino que atentan contra la lógica y la razón. Pero recurrir a la “la lógica y la razón” en la toma de decisiones no parece ser el camino más acertado para que los responsables de las organizaciones tanto públicas como privadas se decanten por nuestros servicios profesionales.

Y es que tal y como están poniendo de manifiesto las investigaciones desarrolladas en el campo de la “economía conductual” la mayoría de las veces la racionalidad no orienta nuestras decisiones sino que caemos víctimas de múltiples influencias que dotan a nuestras elecciones de un componente irracional.

Las personas al tomar una decisión no solemos conocer todas las alternativas posibles, ni somos capaces de prever las consecuencias futuras de cada elección, no buscamos toda la información relevante o simplemente no la tenemos en consideración. Pero al margen de estas lagunas informativas, se ha constatado que por regla general las personas y organizaciones no buscamos la mejor solución posible a nuestros problemas sino que nos conformamos con una solución que sea lo suficientemente buena para satisfacer nuestras necesidades, aunque está no sea la solución óptima.

Repensando nuestra oferta


Por lo tanto, a la luz de estas investigaciones, si queremos introducirnos en ámbitos que hasta la fecha no recurren a nuestros servicios, las acciones de marketing y las propuestas que realicemos no deben centrarse en la excelencia y en la perfección de los sistemas de gestión documental, sino que deben dirigirse más a las emociones que a la razón y basarse en soluciones apetecibles y fácilmente entendibles.

Así mismo debemos ofrecer productos y servicios escalables que tengan una aplicación lo más rápida posible. Y es que tal y como han constatado los sicólogos, a las personas nos resulta muy difícil retrasar la gratificación de placeres actuales buscando beneficios futuros, así entre saborear un pastel de chocolate y disponer de una mejor salud dentro de 30 años solemos decantarnos por lo primero. Eso nos puede ayudar a entender porque muchas organizaciones optan por aplicar “parches” a su gestión documental en vez de esperar a diseñar y poner en marcha complejos y completos sistemas de gestión documental.

Y por supuesto debemos ofrecer productos y servicios ajustados a las necesidades reales, y para ello resulta imprescindible escuchar a nuestros potenciales clientes y realizar el esfuerzo necesario para entender sus necesidades. La satisfacción de estas necesidades debería primar sobre cualquier otra consideración.

En definitiva, si aspiramos a hacernos cargo de servicios como los demandados por la Delegación Provincial de la Consejería de Economía, Innovación y Ciencia de Málaga (guarda y custodia de unas series documentales considerados excedentes) nos resultará más útil elaborar ofertas ajustadas a las necesidades manifestadas que criticar lo inadecuado de la terminología utilizada, o poner en cuestión la tipología de las empresas que optan y en su caso consigan la adjudicación del servicio. Si además nuestra oferta es apetecible –tanto económica como técnicamente-, entendible y de rápida aplicación, probablemente nos hagamos con ella.

¿Qué hace un archivero?

Actualmente existe un gran desconocimiento social de lo que son los archivos y de lo que hacen los profesionales que asumen su responsabilidad, es decir los archiveros. En líneas generales los archivos se vinculan exclusivamente con la Administración Pública, siendo muy pocas las personas conscientes de que en el ámbito empresarial también existen archivos que deben ser correctamente atendidos; y por lo que respecta al perfil del profesional del archivero se le suele concebir como un erudito destinado a custodiar y difundir los documentos y fondos por su valor cultural e histórico, dejando en un lugar muy secundario, cuando no inexistente, todo lo relativo a la gestión de la documentación durante su tramitación y mientras posee valor para sus productores.

Ante esta situación, y para poder mostrar a la sociedad en general cuál es el trabajo que realizan los archiveros, la Coordinadora de Asociaciones Profesionales de Archiveros de España ha publicado el “Informe sobre un catálogo de funciones y tareas del personal archivero” con la pretensión de convertirse en una guía de referencia de las funciones que corresponden propiamente a los archiveros y una propuesta de cómo estas tareas deben distribuirse entre ellos, según sean personal directivo, técnicos, o personal auxiliar. De momento no se trata de un documento cerrado, sino de una propuesta abierta a la consideración y a las aportaciones de los propios archiveros.

I.- Funciones del archivero:

La función principal del archivero, como profesional, es garantizar la conservación de los documentos de archivo, asegurar y fomentar su uso y el de la información que contienen, con finalidades jurídicas, administrativas, informativas, culturales y científicas. Por lo tanto los archiveros contribuyen tanto a mejorar el funcionamiento de las organizaciones en las que prestan servicios, como a salvaguardar los derechos de las personas, a preservar la memoria colectiva, la investigación científica y la conservación y difusión del patrimonio cultural, y, en el caso específico de los archivos públicos, a garantizar la transparencia de los poderes públicos.

El papel de los archiveros dentro de las organizaciones posee un carácter central, puesto que a su función de custodios del patrimonio documental unen la de ser gestores de la documentación administrativa y garantes cualificados de la transparencia de la actividad de los poderes públicos. Y a todo ello debe añadirse el creciente interés que nuestra sociedad está manifestando por la apertura y la buena conservación de los archivos con las finalidades más variadas (acreditación de derechos, restitución de la dignidad…). La suma de todo ello es lo que viene denominándose por algunos autores como la función integral de los archivos.

Si bien es cierto que las funciones que el archivero puede desempeñar son uniformes en cualquier organización, también lo es que el tipo de organización determina el desarrollo en la práctica de determinadas de estas funciones y de las tareas derivadas de las mismas. Las funciones posibles del personal archivero pueden agruparse en cinco grandes apartados:

1.- Gestión organizativa del centro o servicio
Su objetivo es diseñar, administrar, implementar y auditar un sistema que permita una organización de los procesos de trabajo y de relaciones laborales que favorezca la tarea de abordar la obtención de un sistema de gestión documental y archivo de la forma más adecuada posible.

Primarán por tanto aquí el conocimiento en planificación estratégica, la gestión de proyectos (metodologías para el análisis de procesos y propuesta de soluciones más adecuadas…), normativa y buenas prácticas administrativas, la gestión presupuestaria, estrategias de comunicación, técnicas para favorecer el liderazgo, gestión de recursos humanos.

2.- Gestión documental
Su objetivo es diseñar, administrar, implementar y auditar un sistema que optimice los procesos de creación, recepción, modificación, manejo y circulación de los documentos propios de una organización, y de su información, hasta su llegada al archivo central de la misma.

Primarán por tanto aquí, además de la mayoría de los conocimientos genéricos del apartado anterior, la auditoría de procesos administrativos, el diseño de documentos y procesos, buenas prácticas en lenguaje administrativo, la normativa, estándares y técnicas archivísticas y de gestión documental (ISO 15489, 15836; 18492; 19005; 23081, 26122…), los conocimientos en hardware y software, procesos de reprografía, estrategias de migración, evaluación de rendimientos, normativa o estándares de calidad, etc.

3.- Gestión de riesgos
Incluye todos los conocimientos y tareas necesarios para mitigar y gestionar adecuadamente los potenciales daños o pérdidas tanto de documentos, como de información. Por tanto este apartado incluye no sólo el análisis de los riesgos potenciales que pueden afectar a los edificios de archivo y a sus documentos, sino también la elaboración de una política adecuada para prevenir cada uno de ellos, en la medida de lo posible, y otra de respuesta ante la aparición de los mismos, especialmente desastres de todo tipo, que permitan asegurar la continuidad y recuperación de la organización y la ejecución de sus competencias o de su campo de negocio.

Los conocimientos necesarios para una adecuada política en este apartado serán los relativos a normativa o recomendaciones para la construcción de edificios de archivos y de edificios con acceso del público, normativa antiincendios, factores medioambientales de deterioro, estrategias de conversión y migración, normativa y estándares de seguridad tecnológica (serie 2700 de las normas ISO), características del hardware y software, gestión de espacios, conocimiento de las reacciones de los diferentes soportes…

4.- Organización documental o archivística
Incluye todos los conocimientos y tareas necesarios para el tratamiento documental desde el diseño de su entrada en el sistema de archivo de la organización, hasta la clasificación y descripción de los documentos, que permita su adecuada recuperación y difusión. Esta función es distintiva de nuestros profesionales y es la clave para un adecuado servicio a la institución, entidad o empresa para la que prestamos servicio.

Los conocimientos esenciales aquí serán principios de la Archivística, la Historia, el Derecho Administrativo, la capacidad de análisis y relacional, normas y estándares archivísticos [EAD, ISAD(G), ISAAR (CPF)…], etc.

5.- Comunicación y función social
La difusión y el uso de los documentos es la finalidad última de todo el sistema y a su vez el éxito de esta función es la que genera una mayor corriente de apoyo al servicio de archivo y gestión documental dentro de la institución u organización. Se incluyen en este apartado todas las cuestiones relativas a la consultabilidad y uso tanto de los documentos y de la información en ellos contenida, como de los instrumentos de descripción y control de los mismos generados en la organización documental o archivística. También se incluyen todas las actividades destinadas a dar a conocer el servicio de archivo y su papel a la institución o a la sociedad.

Los conocimientos más importantes para esta función son normativa sobre acceso a la documentación e información y protección de datos y de la intimidad, códigos éticos, cultura de la organización para la que se trabaja (fijación de niveles de acceso…), relaciones públicas y marketing, programación de actividades, montaje de exposiciones, edición de publicaciones, procedimientos de contratación de actividades, formación en atención al público, etc.

II.- Distribución de tareas entre los diferentes niveles profesionales de los archiveros

En un archivo existirá una gradación de personal archivero, cuyo número o existencia vendrá dada por los fondos y funciones del servicio o centro de archivo y por los recursos de la propia organización. En su máxima expresión, los niveles existentes serán los siguientes:

El director o jefe del archivo
Tendrá como misión planificar, dirigir, impulsar, coordinar y controlar el servicio de archivo y el sistema de gestión de los documentos de la institución, organismo, empresa… de la que depende, partiendo de los recursos humanos y materiales necesarios, para que este cumpla su finalidad básica: conservar organizadamente el fondo documental depositado en el mismo a la vez que asegurar y potenciar su consultabilidad por todos aquellos que estén autorizados a la misma según la normativa vigente.

Archivero / Gestor de documentos
Su misión será colaborar de forma activa en todas aquellas tareas de carácter técnico que el director le haya encomendado relativas a la implantación y supervisión del sistema de gestión documental y archivo. Esta colaboración debe entenderse, también, como una aportación de iniciativas y mejoras tanto técnicas, como organizativas, que propondrá a la dirección del centro con objeto de mejorar la eficacia y eficiencia de los recursos y servicios que presta el archivo a la organización y/o a la sociedad.

Técnico Medio de Archivo
Se encarga de colaborar y participar en la implantación y desarrollo del sistema de gestión documental. Esta participación se realiza normalmente, según indicación de la dirección del centro, bajo la coordinación y supervisión de los archiveros o técnicos superiores. Su campo básico de actuación se centra tanto en la aplicación de la clasificación documental y en la descripción de las unidades documentales, como en la difusión de la información y en el servicio de atención al usuario.

Auxiliar de Archivo
Su misión será servir de apoyo en las tareas archivísticas más básicas y mecánicas, aplicando las directrices del personal técnico y bajo su supervisión.

Las funciones de un documentalista

Anne Viniciane Doucet y María José Sánchez García en La gestión del conocimiento como estrategia en el trabajo del documentalista, publicado en el último número de la revista Scire, han recogido las funciones que un documentalista realiza, tanto las tradicionales como las nuevas que están surgiendo para dar respuesta a las nuevas necesidades de la llamada sociedad del conocimiento.

Funciones tradicionales:

• Analizar las necesidades de los usuarios.
• Buscar las fuentes de información para conocerlas y ponerlas a disposición de los usuarios.
• Selección de materiales de acuerdo a las necesidades de los usuarios y de los objetivos del centro de documentación.
• Adquisición de materiales, para constituir el fondo documental del centro de documentación.
• Registro: operación administrativa cuyo objetivo es hacer un inventario de los documentos adquiridos por el centro de documentación.
• Catalogación del material.
• Análisis documental a través del resumen e indización de su contenido.
• Almacenamiento de los materiales
• Difusión orientada hacia los usuarios
• Control de la satisfacción de los usuarios y del funcionamiento interno del centro de documentación.

Nuevas funciones

• Ser capaz de autentificar y validar las fuentes y los recursos.
• Saber manipular los documentos electrónicos para ponerlos a disposición de los usuarios, cualquiera que sea su plataforma de trabajo.
• Poder realizar nuevas operaciones de almacenamiento, archivo y capitalización activa de lo que es pertinente y útil con la idea de poder reexplotarlo.
• Concebir, crear y realizar nuevos productos y servicios que pongan de manifiesto las potencialidades de Internet, que satisfagan a los usuarios y que valoren las competencias de los documentalistas.
• Ayudar a los usuarios en las funcionalidades y recursos de Internet.
• Organizar nuevas redes de acceso a la información, la documentación y el conocimiento.
• Definir e implementar metodologías para la determinación del conocimiento necesario en el cumplimiento de los objetivos, desarrollando formas de difusión de los conocimientos y su reutilización.
• Determinar la información y el conocimiento necesarios para el desarrollo tanto de los procesos como de los procedimientos de actividad.
• Detectar e integrar la información externa con la producida en la propia organización.

Funciones relacionadas con la gestión del conocimiento

• Jugar un papel de experto funcional en la definición de los proyectos de gestión del conocimiento.
• Contribuir a asegurar la perennidad de las aplicaciones de gestión del conocimiento.
• Intervenir en la definición de los contenidos en función de los objetivos de utilización.
• Imponer nuevas prácticas.
• Atender a la documentación interna, organizar flujos de conocimientos externos e integrar datos, documentos y conocimiento personal, enlazando políticas, recursos y actividades.

A vueltas con nuestro futuro profesional

El pasado día 21 de mayo los documentalistas aragoneses reunidos en un foro organizado por ANABAD Aragón dentro de las XI Jornadas Españolas de Documentación FESABID 2009, manifestamos incertidumbre sobre nuestro futuro profesional dentro de las empresas.

Así en mi participación titulada “El documentalista en la empresa”, aportaba datos que confirmaban la poca demanda que actualmente existe en Aragón de documentalista para incorporarse a las empresas. El contrapunto lo ofreció Jorge Serrano Cobos, quien como consultor en gestión y arquitectura de información de la empresa valenciana MASmedios.com destacó como este es un perfil con demanda creciente, poniendo como ejemplo lo que estaba ocurriendo en la Comunidad Valenciana.

Los claroscuros sobre nuestro futuro profesional también quedan manifiestos en el último número de la revista El Profesional de la Información dedicado de manera monográfica a los centros y servicios de documentación en los medios de comunicación.

Los claros los presentan Silvia Ripoll Mont y Luisa Tolosa Robledo en “El documentalista de programas de televisión: horizontes profesionales” para quienes los nuevos modos de acceso a la información y los nuevos medios de difusión benefician y abren caminos a los documentalistas audiovisuales, lo que se manifiesta en la proliferación de documentalistas freelance que con espíritu emprendedor crean empresas especializadas en internet.

Pero una situación muy diferente es la que se está viviendo dentro de las redacciones. Así Josep Lluís Micó Sanz, Pere Masip Masip y José Alberto García Avilés en “Periodistas que ejercen de documentalistas (¿y viceversa?)” señalan las repercusiones que para los centros de documentación y sus profesionales están teniendo la digitalización de las redacciones.

“En algunos círculos profesionales existe la sensación de que los centros de documentación son superfluos, a causa de la pujanza de internet, que proporciona gran cantidad de datos gratuitamente"

En este artículo se remarcan tanto la “transparencia” de estos profesionales dentro de las redacciones, como el desconocimiento entre ciertos periodistas del perfil real de los documentalistas y de su función de apoyo a los redactores, manteniéndose una visión reduccionista del documentalista como mero organizador y guardián del archivo

Todavía más pesimista es la perspectiva que nos ofrece Nora Paul en “Elegía del centro de documentación de prensa” , según la cual en Estados Unidos los documentalistas de prensa son una profesión en claro declive, de manera que muchos de los centros de documentación de las redacciones han desaparecido o están agonizantes. Así a título de ejemplo señala como The Wall Street journal ha cerrado su unidad de documentación, y como la plantilla del Philadelphia pasó de 15 a 2 personas.

Y si los datos resultan preocupantes, más me lo parece las reflexiones realizadas por Tim Rozgonyi, director de documentación del St. Petersburg times, recogidas en el artículo de Nora Paul:

“Los documentalistas de prensa tenemos una perspectiva totalmente distinta de la de las redacciones en las que trabajamos. Nosotros realizamos un servicio, que no se considera necesariamente un valor básico para procesar las noticias."

Y este creo que es sin ninguna duda el peligro que debemos evitar, realizar servicios o/y productos que puedan ser considerados innecesarios. Nuestro cometido no es prestar servicios que en nuestra opinión sean de la máxima calidad y utilidad para la organización en la que trabajamos, sino aquellos servicios que realmente son necesarios y que son demandados por nuestros usuarios.

Por otra parte los cambios que se están produciendo tanto en la documentación digital como en los usuarios de la información digital, nos obliga a evolucionar. En este sentido Jesús Tramullas en el VIII Congreso de ANABAD señalaba dos opciones futuras para los centros y especialistas de la información:

• Integración. Las unidades de información y documentación se especializarán en sus nichos de actividad, planificando y desarrollando productos y servicios de información destinados a grupos particulares de usuarios, y especialmente orientados a la satisfacción de sus necesidades.
• Desintegración. En otros contextos, los centros de información y documentación no podrán mantener su actividad como unidades diferenciadas, y se verán obligados a desintegrarse como tales, siendo sus funciones asumidas por otras unidades o servicios. Los profesionales pasarán a desarrollar su actividad en el marco de proyectos o servicios, y deberán aplicar sus competencias a problemas de gestión de información de diferentes tipos.

Una de las consecuencias de la desintegración será el aumento de profesionales que desarrollen su actividad de forma autónoma, como especialistas o consultores externos. Una tendencia que como hemos visto señalaban Sivia Ripoll y Luisa Tolosa para los documentalistas audiovisuales, y que también dejaba manifiesta Jorge Serrano Cobos en el foro de los documentalistas aragoneses.

La situación actual del documentalista dentro de la empresa aragonesa

El pasado 21 de mayo dentro de las XI Jornadas Españolas de Documentación FESABID 2009, se celebró el foro “Los documentalistas aragoneses: los que están en Aragón y los que están fuera. Conocernos para colaborar”, organizado por ANABAD ARAGÓN.

El documentalista en la empresa

Presenté una de las tres ponencias que articulaban el Foro, y que llevaba por título “El documentalista en la empresa”, y con la que se intentó presentar la situación en la que se encuentra la profesión dentro de la Comunidad Autónoma aragonesa, y para ello se plantearon una serie de interrogaciones:

1.- ¿Quiénes somos los documentalistas aragoneses?

Esta fue la primera de las preguntas a las que se intentó buscar respuesta y para ello se presentaron los datos que ofrecía el directorio de centros y servicios de información y documentación elaborado en 1996 por Isabel Ubieto, Ana Sánchez Casabón y Antonio Paulo Ubieto (1), así como el Directorio de Centros de Documentación elaborado por el Grupo de Trabajo de Documentación promovido desde ANABAD ARAGÓN.

Según este último directorio, la mayoría de los centros de documentación aragoneses dependen de la Administración Pública, y en cuanto a los privados pertenecen a medios de comunicación, entidades financieras, asociaciones empresariales y sindicales, u ONGs.

2.- ¿Quiénes se encargan de gestionar la información y la documentación en las empresa aragonesas?

Para dar respuesta a esta pregunta, se utilizó los datos de una investigación realizada desde la Universidad de Zaragoza durante los años 2003 y 2004, que tenía por finalidad conocer los hábitos y costumbres informativas de los empresarios aragoneses (2).

Según dicho estudio el 74% de las empresas aragonesas cuentan con departamentos relacionados con la información y documentación, siendo los departamentos concretos encargados de gestionarlas el de Documentación (28%), Información (21%), Comunicación (20%), Marketing (16%) y Relaciones Humanas (15%)

Para los autores de este estudio, los servicios de información y documentación dentro de las empresas aragonesas, aún estando en auge, todavía están en un estado incipiente de desarrollo.

3.- ¿Qué ofrecemos como colectivo a las empresas?
Utilizando algunas de las características reseñadas por José Antonio Merlo (3) como propias de los profesionales de la información, se hizo una aproximación a lo que los documentalistas como colectivo ofrecemos a las empresas:

• Una profesión delimitada: Las aptitudes o competencias profesionales están definidas de manera excelente en documentos como el Euroreferencial en Información y Documentación, auténtico catálogo de perfiles y tareas.
• Una profesión formada, ya que contamos con una oferta formativa muy amplia, tanto reglada como extrauniversitaria
• Una profesión informada, disponiendo de una variedad aceptable de revistas profesionales que cubren la mayoría de los campos de interés profesional.
• Una profesión multidisciplinar, así desde dentro de nuestro oficio se pueden incluir desde quienes leen escrituras antiguas, hasta gestores de contenidos web, lo que se refleja en la variedad de denominaciones que se han ido generando para referirse a las actividades que van asumiendo los profesionales de la información: Archivero, Bibliotecario, Documentalista, Gestor de información, Gestor de contenidos, Gestor de conocimiento, Infonomista, Experto en información, Arquitecto de información, Analista de información, Experto en vigilancia empresarial, Formador de usuarios, Indizador, Catalogador …
• Una profesión cambiante y adaptada al cambio.

También se analizaron los conceptos sobre los que se apoyaban las campañas promocionales de la profesión dirigidas a las empresas:

• Poder
• Tiempo
• Rentabilidad Empresarial (dinero)

4.- ¿Nos demandan las empresas?

Tras analizar lo que nosotros ofrecemos, planteamos si las empresas aragonesas nos estaban demandando, para lo que nos servimos de los datos que nos facilitaron desde el portal de información y orientación profesional para la búsqueda de empleo de CEPYME ARAGÓN Inforienta.

En Inforienta, diariamente recopilan las ofertas de empleo que aparecen publicadas en diferentes fuentes (INAEM, Empleo Público Aragón, Heraldo de Aragón, Heraldo Digital, Infojobs, Laboris, Infoempleo, Servicios de colocación CEPYME (AIL-PISL), otros (Aragónempleo, CIPAJ, Empleados, Huesca Empleo, etc), disponiendo en la actualidad una base de datos histórica con 43519 ofertas desde el año 2006 hasta la fecha.

Pues bien según la información facilitada por este servicio se comprueba que raramente las empresas aragonesas demandan a profesionales de la información (archiveros, bibliotecarios y documentalistas). Comprobándose por otra parte una clara indefinición de nuestro perfil en las ofertas de trabajo, pues suele ser habitual solicitar otro tipo de profesionales para la realización de tareas que estarían dentro de nuestro ámbito competencial, como al revés, solicitar documentalistas para cubrir puestos que no está claro que seamos nosotros quienes debemos cubrirlos.

5.- ¿Por qué no nos demandan las empresas?
Ante esta realidad se planteó cuales pueden ser las causas por las que las empresas aragonesas no están demando a los profesionales de la información en la medida que se podría esperar, máxime comparando con lo que está ocurriendo en otros territorios nacionales:

• ¿La reducida dimensión de sus empresas, con un tejido empresarial formado mayoritariamente por microempresas?
• ¿Una cultura empresarial poco propicia a reconocer el valor de la documentación y la información?
• ¿El desconocimiento de nuestra profesión y de nuestras capacidades?
• ¿La imagen obsoleta y tópica de los bibliotecarios / documentalistas?
• ¿La competencia de otros profesionales que ejercen nuestras funciones?
• ¿No ofrecemos los productos que verdaderamente necesitan las empresas?

Finalmente, se dieron una serie consejos para trabajar en una empresa como documentalista fruto de mi propia reflexión personal, y por lo tanto completamente subjetivos, y que fueron los siguientes:

1. ¡¡Créetelo!! Ten confianza
2. Oír, ver… y actuar
3. Busca alianzas en el interior de la empresa
4. Se competente en tu trabajo
5. Crea tu “marca” profesional
6. Promociónate
7. Innova y adáptate al cambio continuo

Notas:

1.- Ubieto Artur, M.I.; Sánchez Casabón, A.I.; Ubieto Artur, A.P. (1996) El sistema de información aragonés: centros y servicios de información y documentación
2.- Ubieto Artur, M.I.; Sánchez Casabón, A.I. (2007). “Las empresas en la sociedad de la información”. En: Revista Española de Documentación Científica, 30 (1), 91-105. Accesible en: http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/370/374
3.- Merlo-Vega, José-Antonio (2006). "La profesión de archivos, bibliotecas y centros de documentación". En: La profesión de archivos, bibliotecas y centros de documentación. Jornada estratégica de revitalización. Bilbao: Aldee, 21 de septiembre de 2006. Accesible en: http://eprints.rclis.org/7266/1/Bilbao210906.pdf

Los documentalistas aragoneses: los que están en Aragón y los que están fuera. Conocernos para colaborar

El próximo 21 de mayo a las 18 horas todos los documentalistas aragoneses estamos citados en la sala Mariano Gracia del Auditorio de Zaragoza.

Dentro de las XI Jornadas Españolas de Documentación FESABID 2009 que se celebrarán en Zaragoza los días 20 a 22 de mayo, la Unión Territorial de la Confederación de Asociaciones de Archiveros Bibliotecarios, Museólogos y Documentalistas (ANABAD ARAGÓN) ha organizado el Foro “Los documentalistas aragoneses: los que están en Aragón y los que están fuera. Conocernos para colaborar”.

El objetivo del foro es ponernos en contacto los documentalistas que trabajamos en Aragón y todos los que, siendo aragoneses, están trabajando fuera por diferentes motivos, y a partir de este encuentro intentar establecer posibles líneas de trabajo y colaboración.

Se pretende que el foro sea un lugar de encuentro, espontáneo y fresco, que congregue a personas que puedan contar, preguntar, compartir…. desde la libertad y tranquilidad de que no es algo oficial, protocolario, encorsetado, creando un clima de acogida y de amistad entre profesionales que tienen en común, además de la profesión, su Comunidad: Aragón.

El foro estará coordinado por Marga Torrejón documentalista en el SGI de Cáritas Zaragoza, y se organizará en torno a tres experiencias:

1. “El consultor en gestión y arquitectura de información, un perfil con demanda creciente” por Jorge Serrano Cobos, documentalista de la empresa MASmedios.com, y que trabaja en Valencia, quien expondrá su experiencia como consultor en la empresa privada.
2. “El documentalista como gestor e integrador de canales de información en la Administración Pública” por Pilar Sanz, Jefe de Servicio de Información y Documentación Administrativa del Gobierno de Aragón, quien expondrá su experiencia dentro de la administración pública.
3. “El documentalista dentro de la empresa, una inversión rentable” por Miguel Angel del Prado, documentalista de CEPYME-Aragón / FEMZ y que trabaja en Zaragoza, quien analizará la situación actual de los documentalistas dentro la empresa, partiendo de su perspectiva y experiencia personal.

Diez consejos para profesionales de la información

En el “Encuentro de académicos, estudiantes y profesionales de la información en la Universidad de León” celebrado los días 17 y 18 de octubre de 2008, José Antonio Merlo Vega presentó un decálogo de sugerencias sobre las cualidades que debe poseer un buen profesional de la información. Un decálogo que se recogió en la revista El profesional de la información, v.18, n. 1, enero-febrero 2009, y que he creido interesante reproducir.

Para Merlo los profesionales de la información deben:

1. Estar formados. La formación continua, el aprendizaje a lo largo de la vida, es una característica de la sociedad actual. El profesional de la información nunca termina su formación, debe actualizar su educación especializada constantemente.

2. Estar informados. Es esencial leer revistas, boletines o blogs profesionales, así como participar en foros y estar suscritos a listas de distribución específicas.

3. Estar presentes. Trabajamos para organizaciones, por lo que debemos ser parte de las mismas, integrándonos en sus órganos de decisión, comisiones o cualquier otro grupo en el que se puedan tomar decisiones o asesorar sobre políticas de información. Debemos llevar nuestra opinión allí donde se decida sobre nuestro trabajo.

4. Ser competentes. Hacer el trabajo de forma correcta nos garantiza el respeto a nuestra actividad y el reconocimiento a los profesionales de la información.

5. Ser activos. Las necesidades de información son constantes, pero la sociedad es cambiante, la tecnología evoluciona y las posibilidades de atención mejoran. El profesional de la información debe ser proactivo, adecuando los servicios a sus usuarios e inventando, creando o redefiniendo sistemas de información para nuestros ciudadanos y organizaciones.

6. Ser cooperantes. Nuestros usuarios tienen necesidades muy similares, por lo que estar en constante contacto con centros parecidos, intercambiar prácticas e integrarse en redes redundará en la calidad de nuestra actividad.

7. Saber adaptarse. El cambio en nuestra profesión es constante y necesario. Debido sobre todo a las innovaciones tecnológicas, el profesional de la información debe aprender a reconvertir su trabajo, ya que las organizaciones se reestructuran y los medios evolucionan.
Es habitual que haya que replantearse el sentido de nuestra actividad, por lo que hay que estar preparados para el cambio.

8. Saber aliarse. Los profesionales de la información trabajan para colectivos muy diversos a los que se debe apoyar y de los que se puede aprender. Será útil y enriquecedor disponer de sistemas de colaboración con personas u organizaciones de ámbitos diferentes a la documentación.

9. Saber difundirse. El reconocimiento no es posible sin un conocimiento previo. Estar presentes en los canales de información de nuestra entidad, así como en los medios informativos –profesionales o no- serán vías para dar a conocer nuestra actividad. Publicar una nota de prensa, aparecer en los medios locales, presentar una comunicación en un congreso o informar
desde la web contribuirán a que se conozca nuestra labor.

10. Sentirse importantes. Una entidad está perdida sin un correcto sistema de gestión del conocimiento. Una sociedad está vacía sin un adecuado sistema de información pública. Los profesionales de la información deberían sentirse orgullosos de ejercer una profesión necesaria para el funcionamiento de las organizaciones, para la promoción de la cultura y para el desarrollo social y personal de los ciudadanos.

Una visión sobre el próximo futuro de los documentalistas y de los centros de documentación

Jesús Tramullas nos informaba ayer desde su blog de la publicación en e-LIS de la ponencia que presentó a comienzos del pasado año en el VIII Congreso de ANABAD, titulada “Tendencias en documentación digital”.

De su texto me ha resultado especialmente interesante su visión sobre el próximo futuro que para los documentalistas y los centros de documentación nos depara los cambios producidos tanto en los documentos digitales como en los usuarios de la información digital.

Siguiendo su línea argumental, en un entorno digital cambia el objeto de atención de los centros de documentación: de los documentos a la información. Y es que la tecnología actual hace posible la generación y publicación dinámica de entidades informativas digitales completamente virtuales, que sólo existen en un momento y contexto dados, y para una necesidad específica, lo que provoca la ruptura de la unidad que han formado durante un largo tiempo el contenido informativo y el soporte documental.

Para Tramullas este cambio debe acompañarse de una transformación en la concepción de la actividad realizada en los centros de documentación: no se gestionan documentos sino información (que incluye a los documentos, pero también a otras expresiones informativas) en el contexto de una organización.

Sobre este aspecto no estoy del todo de acuerdo. Podemos compartir esta visión si nos limitamos únicamente al valor informativo de la documentación, pero las organizaciones tanto públicas como privadas van a seguir necesitando gestionar documentos que sean auténticos, confiables, completos y sin alteración.

Pero los cambios más radicales vendrán obligados por los cambios producidos en los usuarios. Así Tramullas señala como el usuario de internet está acostumbrado a «apañarse» individualmente, o con apoyo en su propia red social, a recibir la información muy rápidamente, y a acceder a la misma gratuitamente. Ha sido capaz de desarrollar e integrar esquemas simples de organización y acceso a la información, como por ejemplo las categorías de los blogs o las nubes de etiquetas (tag clouds) del web 2.0 rápida e intuitivamente.

Es por ello que en este contexto de usuarios que se consideran autosuficientes, la actividad profesional de los documentalistas como intermediarios especializados entre los usuarios y la documentación debe cambiar, y en este sentido Tramullas se muestra categórico “el cambio de paradigma es necesario para sobrevivir, tanto como disciplina científica, como profesión”

Las opciones que en su opinión tienen en estos momentos los centros y los especialistas en información son:

1.- Integración
Las unidades de información y documentación se especializarán en sus nichos de actividad, planificando y desarrollando productos y servicios de información destinados a grupos particulares de usuarios, y especialmente orientados a la satisfacción de sus necesidades.

2. Desintegración
En otros contextos, los centros de información y documentación no podrán mantener su actividad como unidades diferenciadas, y se verán obligados a desintegrarse como tales, siendo sus funciones asumidas por otras unidades o servicios. Los profesionales pasarán a desarrollar su actividad en el marco de proyectos o servicios, y deberán aplicar sus competencias a problemas de gestión de información de diferentes tipos.

Una de las consecuencias de la desintegración será el aumento de profesionales que desarrollen su actividad de forma autónoma, como especialistas o consultores externos.

10 motivos para contratar a un documentalista en una empresa

Dentro de la campaña promocional de los profesionales de la documentación en las empresas que está llevando a cabo la Asociación de Profesionales de la Información y Documentación de la Región de Murcia (Index), ha elaborado un decálogo para orientar y ayudar a las empresas que estén interesados en contratar un documentalista, que hemos creido oportuno reproducir.

1. Los documentalistas están capacitados para la gestión integral de la documentación e información.
2. Organizan, administran, orientan y planifican los departamentos y demás servicios relacionados con esta área.
3. Facilitan el ahorro de costes: espacio en archivos, tiempo perdido buscando información que no se encuentra, optimización de bases de datos…
4. Sistematizan y mejoran los procedimientos utilizando de forma adecuada la información.
5. Documentación de los procedimientos y el sistema de calidad.
6. Inteligencia competitiva: a través del estudio del entorno empresarial obtendremos información para mejorar nuestros productos.
7. Mejoran la imagen corporativa: materiales informativos que se difunden al exterior, sitio web, marketing en Internet…
8. Realizan la búsqueda y archivado de información legislativa, técnica, estadística de interés para la empresa.
9. Ofrecen capacidad de trabajo en equipos multidisciplinares: informáticos, responsables de calidad, comunicación para conseguir que la información en la empresa sea un instrumento valioso y no un lastre.
10. Evitan el riesgo de la desinformación ante la saturación informativa actual.

12 Razones para que las empresas presten atención a sus archivos

El archivo de empresa puede ser definido como la división logística encargada de gestionar el conjunto de los documentos producidos y recibidos por la empresa en el desempeño de sus actividades, de modo que sean un instrumento eficaz y eficiente para el logro de sus objetivos.

Son muchas las razones para que una empresa asuma la adopción de un servicio de archivos bajo la responsabilidad de personal competente, José Ramón Cruz Mundet en Archivo y empresa: más allá de la historia nos señala doce:

1.- Soporte a la gestión
La gestión de los documentos en las oficinas es un aspecto insoslayable desde el punto de vista de la eficacia, así como económico. Los empleados de los servicios administrativos dedican entre el 5 y el 10% de su tiempo de trabajo, según unas estimaciones, hasta más del 30% según otras, a buscar y clasificar la información, lo que representa unos costes elevadísimos.
Diversos estudios revelan que el 25% de los documentos en circulación en las empresas no están al día y el 5% de ellos están perdidos para siempre.
La correcta gestión de la documentación administrativa en esta primera fase, al igual que en las sucesivas, se revela como una tarea fundamental para la buena marcha de los asuntos de la empresa, y es una herramienta de primer orden para reducir costes y evitar pérdidas informativas. Una función crítica cuyo éxito sólo puede garantizarlo el servicio de archivo.

2.- Servicio legal
Aunque las empresas están obligadas por la ley a conservar pocos documentos, existen aspectos de su actividad cotidiana que deben ser documentados. Los contratos comerciales, las escrituras de propiedad, de compra-venta, los expedientes del personal, etc. La función probatoria de los documentos de archivo es indispensable para la empresa, de modo que pueda hacer valer sus derechos y justificar sus actos. Son bastante numerosos los quebrantos producidos por la pérdida y por la destrucción indiscriminada de documentos, que llevan a hacer imposible la demostración de los derechos y de las pretensiones de la empresa en caso de conflicto.

3.- Ayuda a la toma de decisiones
Las decisiones son siempre elecciones que conciernen al futuro, pero su formación se hace sobre la base de los conocimientos que se tienen respecto del pasado, utilizando para ello todas las fuentes posibles. Se configura así un interés muy preciso por parte de la empresa de conocer las informaciones relativas al pasado, pero no en términos genéricos e indiferenciados, sino un conocimiento finalizado para la toma de las decisiones. Participar en la formación de las decisiones es por consiguiente un objetivo explícito del archivo.

4.- Fuente de información
El archivo recoge el conocimiento, la experiencia y la competencia de la compañía. Contiene las decisiones, por qué han sido tomadas, los errores, las ideas, los proyectos, los problemas, como se han resuelto,... El archivo constituye la mejor fuente de información sobre el proceso de negocio de la compañía, para el análisis retrospectivo: estudios de caso, ciclo de vida de los productos, curva de aprendizaje. . .

5. Continuidad
El archivo es el banco donde el conocimiento, la experiencia y las decisiones son depositadas para que las extraigan los nuevos empleados cuando lo necesiten. Un buen archivo es el puente entre el pasado y el presente.

6. Comunicación
El archivo es motor de la comunicación interna y hacia el exterior y evita la formación de islas de información.
En cuanto a la comunicación interna, como quiera que hacer que la información fluya entre las diversas partes de la organización es difícil por la tendencia de las divisiones, de los departamentos, a ser autosuficientes, el archivo puede asegurar el necesario acceso a la información por encima de las fronteras formales e informales de la organización, evitando la formación de islas de información.
La comunicación externa, actividad importante para construir y defender credibilidad, confianza, solidez, etc. será tanto más valiosa cuanto que el archivo condensa y hace fácil de acceder y de seleccionar la información que interesa emitir hacia el entorno.

7. Ayuda a generar identidad corporativa
Pertenecer a la empresa significa conocer sus finalidades, los objetivos que persigue, conocer su historia, su prestigio, su misión; se trata de una perspectiva difícil de realizar, pero con respecto a la cual el archivo puede cubrir y jugar un papel notable.

8. Tiempo
Nadie puede despilfarrar el tiempo en búsquedas de información, ésta debe estar disponible cuando se necesita, fácil de encontrar y de forma que sea utilizable.

9. Seguridad
El archivo representa seguridad en múltiples sentidos: en cuanto acceso, custodia, conservación y disponibilidad. Un buen sistema de archivo pone la información a disposición de quienes la necesitan e inaccesible para el resto, garantizando mediante el control el cumplimiento de las jerarquías de acceso establecidas por la organización. Asimismo, por cuanto cumple requisitos estrictos de seguridad arquitectónica, medioambiental, protección contra el fuego y el robo, el archivo significa seguridad para los documentos y la información. Incluso en el supuesto de un desastre natural, de un sabotaje o cualquier otro suceso imprevisto, mediante el programa de documentos esenciales el archivo garantiza la plena disponibilidad de los documentos esenciales para el funcionamiento de la organización, evitando la amnesia que induce a la desaparición de tantas empresas después de un gran siniestro.

10. Creatividad
El archivo contiene también información para espolear la imaginación, la curiosidad y la creatividad, documentos que evocan tendencias, diseños, modelos... perfectamente válidos para la inspiración e, incluso, para su comercialización poniendo nuevamente en circulación productos adaptados, reproducciones y toda la amplia gama de posibilidades consustanciales al merchandising.

11. Calidad
El archivo es uno de los soportes de la calidad, así desde el punto de vista de la gestión (ISO 9.000), como desde el medioambiental (ISO 14.000), por cuanto los sistemas de aseguramiento de la misma se basan en documentos y registros, cuyos requisitos de organización, accesibilidad y conservación vienen perfectamente especificados en las normas.

12. Historia
El creciente interés de los investigadores por la historia individual y sectorial de las empresas y la creciente toma de conciencia de su valor documental, han comenzado a calar en el mundo de los negocios, lo que está llevando a tomar medidas para asegurar su conservación permanente, así como su más amplia comunicación.



CRUZ MUNDET, José Ramón. “Archivo y empresa: más allá de la historia” Tst: Transportes, Servicios y telecomunicaciones, 1, 2001, p. 187-206