Recomendaciones para la digitalización de documentación manuscrita

La digitalización de la documentación en papel es un proceso que cada vez más empresas abordan, y para las que puede resultar de gran utilidad unas recomendaciones técnicas que guíen su actuación. Con esta finalidad, en una anterior entrada en este blog nos hicimos eco de la Norma Técnica de Digitalización de Documentos elaborada por el Comité de Normalización para el Sistema de Gestión e Información de Archivos (SIGIA) de Asturias.

Ahora nos ha parecido interesante recoger las recomendaciones que desde el Centro de Patrimonio Documental del Gobierno Vasco ha elaborado para la digitalización de documentación manuscrita. La primera versión de estas recomendaciones se realizó en el año 2004, y tres años más tarde se elaboraba una nueva versión de Recomendaciones para la digitalización de documentación manuscrita: creación, conservación y difusión de archivos digitales.

Estas recomendaciones tienen por objeto marcar unas normas de procedimiento, con el fin de ir aunando criterios a la hora de desarrollar proyectos de digitalización de documentación. Se trata de definir criterios operativos, susceptibles de variación al unísono de las mejoras que ofrezca el desarrollo técnico, y que, adoptados por otros proyectos, permitan la homologación de procesos de elaboración y la compatibilidad entre ellos.

Los objetivos de un proceso de digitalización de documentación de archivo son:

• Generar un archivo digital original de conservación de modo que no sea necesario volver a manipular los documentos originales.
• Generar una copia de difusion, con buena calidad de lectura e impresión y posibilidad de su difusión en web.

Y estos son los cometidos que aborda las recomendaciones.

1.- Creación del Registro / Archivo Digital de Conservación
La creación de un registro/archivo digital original es la base del proceso. Se conservará como archivo de seguridad, por lo que se debe definir un escaneado con el nivel de calidad suficiente para los procesos posteriores a los que se vaya a someter. A partir de este archivo se puede rebajar la calidad (resolución, profundidad de bits, etc.), pero será imposible mejorarla.

El archivo digital original es una copia de seguridad que no se vuelve a manipular. Se debe de conservar, por ello, en lugar seguro, de acuerdo con las indicaciones del fabricante.

Las recomendaciones del Centro de Patrimonio Documental del Gobierno Vasco a seguir en este proceso son las siguientes:

• Todos los documentos históricos, tanto impresos como manuscritos, serán considerados como imágenes de tono continuo, y con el fin de reproducir con la mayor fidelidad tanto su contenido como su estado físico, se digitalizarán a color real con una profundidad de color de 24 bits.
• La resolución de escaneado será de 300 dpi, que puede aumentarse en caso de documentos con características especiales.
• El formato de archivo digital para conservación será JPEG comprimido, con un tamaño entre 2 y 3 MB (se entiende para documentación antigua asimilable al formato A4).
• El Archivo digital original se grabará en soporte DVD o en un disco duro.
• Una vez grabados los DVD se verificará que se abren correctamente y se recomienda testar su contenido antes de proceder a su almacenaje definitivo.
• Se procurará no manipular ni tocar la superficie del DVD y no se escribirá ni se colocará etiqueta alguna sobre él. Se guardará en la caja suministrada por el fabricante, que debe estar totalmente vacía. Se eliminarán las carátulas que pueda tener y solamente se le añadirá la etiqueta con el código de identificación del DVD.

2. Difusión

Antes de guardar el archivo digital original se hará una copia denominada Master, una copia de uso de la que se generan las copias, de calidades y características variables, para difusión directa y en web.

Las recomendaciones del Centro de Patrimonio Documental del Gobierno Vasco a seguir en este proceso son las siguientes:

• El soporte utilizado será el DVD.
• Se utilizará el formato de Archivo PDF para la creación y consulta de la información contenida en el DVD.
• En cada DVD se incluirá un índice interactivo, con el inventario de la documentación contenida, que permitirá, por medio de linkajes, el acceso directo al documento seleccionado.
• Se grabará el DVD en formato de grabación híbrido, es decir, legible tanto por sistemas operativos Mac Apple como Windows.
• El primer DVD generado con estas especificaciones se denominará Master de difusión, y será el utilizado para generar las copias posteriores.