Buscando beneficios económicos mediante la gestión documental

Una adecuada gestión documental reporta claros beneficios económicos a las empresas, así lo refleja el informe At the Crossroads: Leveraging Document Management Strategies on the Path to Economic Recovery elaborado por Océ Business Services.

Según dicho informe -resultado de la encuesta realizada a 180 ejecutivos estadounidenses durante enero y febrero de 2010- las empresas norteamericanas están utilizando los procesos de gestión de documentos para contener sus costes, aumentar la eficiencia y poder concentrarse en su actividad principal.

Así el 83% de las organizaciones encuestadas tienen un programa de “records management” o gestión documental, en el que se incluyen aspectos como la política de retención de registros, los procedimientos a seguir o el archivo en papel. No obstante un número relativamente bajo tiene incluido en el programa un repositorio de documentos electrónicos.

Y es precisamente la gestión de los documentos electrónicos uno de los aspectos claramente mejorables y sobre los que las empresas americanas están volcando su atención. Así, una de las tendencias descubiertas por la encuesta es que un número significativo de compañías (52%) planean aumentar sus gastos para las actividades de digitalización de documentos, ya que consideran que la digitalización de documentos reduce el costo de almacenar y gestionar la documentación en papel al tiempo que mejora la recuperación de documentos.

Recientemente, Fernando Moreno-Torres, ha hecho público un video en el que de manera muy didáctica expone como puede ser el proceso de digitalización de documentos, así como la posterior gestión de estos documentos digitalizados.



Volviendo al informe, algo más rezagado quedan los procesos de correo digital, de hecho la gran mayoría de las organizaciones encuestadas (75%) todavía no han acometido la digitalización del correo general de la empresa.

Pero sin lugar a dudas el verdadero reto es lograr la integración de todos los procesos documentales, incluidos por supuesto la tecnología digital, en un completo programa de gestión de los documentos desde el momento de su generación o recepción hasta su eliminación o conservación permanente.