Orientación sobre la elaboración de un esquema de metadatos

Las organizaciones necesitan sistemas de información que capturen y gestionen información contextual que ayude al entendimiento, uso, acceso y gestión de sus documentos a lo largo del tiempo. Esta información es crítica para afirmar la autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y valor probatorio de los documentos. En su conjunto, esta información se conoce como metadatos para la gestión de documentos.

Los metadatos han sido definidos como datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo. Se trata de una parte inseparable de la gestión de documentos en cualquier formato, y pueden usarse para distintos fines relacionados con la identificación, autenticación, descripción, localización y gestión de sus recursos de forma sistemática y consistente para cumplir con los requisitos propios de una organización.

La guía general y punto de partida esencial para abordar un proyecto de aplicación de metadatos para la gestión de documentos es la norma UNE-ISO 23081, documento de alto nivel en el que se establece un marco para la creación, gestión y uso de metadatos para la gestión de documentos, y se explican los principios por los que deben regirse.

A la hora de utilizar los metadatos necesitaremos disponer de un esquema o plan lógico que muestre las relaciones entre los distintos elementos del conjunto de metadatos, normalmente mediante el establecimiento de reglas para su uso y gestión. Este esquema de metadatos puede ser de nueva creación o podemos adaptar a nuestra organización un esquema ya existente.

Para ayudar a decidir entre construir o adaptar un esquema de metadatos, y proporcionar algunos consejos para su implantación, AENOR ha traducido al castellano el documento “Orientación sobre la elaboración de un esquema de metadatos” elaborado por la Organización Internacional de Normalización (ISO)

Este documento se dirige a la persona o grupo de personas de una organización implicados en la creación de una estructura formal de metadatos aun cuando puedan tener una escasa experiencia en este tipo de trabajo, para que con su lectura puedan comprender si se crea un nuevo esquema o si se adapta uno ya existente, cómo conseguir su puesta en marcha y los puntos clave que se deben cumplir.