La Asociación Española de Documentación e Información (SEDIC) dentro de su colección de Documentos de Trabajo ha publicado la guía Serie ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos elaborada por Carlota Bustelo Ruesta, presidenta del Subcomité Técnico de Normalización – Información y documentación- Gestión de documentos y aplicaciones de AENOR (CTN50/SC1).
Esta guía pretende ser un punto de partida para los profesionales de la información que quieran involucrarse en la implantación de la familia de normas 30300, y en ella se explica cuales son los requisitos principales de la norma, los beneficios de su implantación y las opciones para la verificación de su cumplimiento.La guía se estructura en 6 capítulos
Un breve capítulo introductorio en el que se destaca el rango de estas normas como “Management System Standard”, un status que reconoce a las normas que inciden en los requisitos que debe cumplir cualquier sistema organizacional para garantizar un funcionamiento orientado a la mejora continua. Por lo tanto las normas ISO 30300 estarán al mismo nivel que la serie 9000 (Sistema de gestión de calidad), la serie 14000 (sistema de gestión medioambiental) y la serie 27000 (Sistema de gestión de seguridad de la información).
Así mismo se incide en la vocación integradora de la normas 30300 con los otros sistemas de gestión.
En el segundo capítulo se exponen los fundamentos de la serie, y en el que se presenta su estructura en distintas normas (de las que de momento solo se han elaborado la 30301 donde se establecen los requisitos para la implantación de un sistema de gestión para los documentos y la 30300 en la que se define el vocabulario o terminología a utilizar en la serie); se define “sistema de gestión para los documentos” como el conjunto de elementos interrelacionados con el fin de establecer políticas, objetivos y procesos para alcanzarlos en relación con los documentos; y se establece su relación con otras normas de gestión documental como la ISO 15489, ISO 23081 o ISO 16175.
El tercer capítulo nos ofrece un completo argumentario de los beneficios que a una organización le reporta una buena gestión documental, incidiendo en las ventajas adicionales que supone implementar un sistema de gestión para los documentos de acuerdo a las normas ISO 30300.
En el capítulo cuarto se especifican los requisitos exigidos para la implantación de un sistema de gestión para los documentos, y que incluyen el compromiso efectivo y demostrable de la alta dirección con el sistema de gestión; la asignación de recursos humanos y materiales precisos; la necesidad de un análisis previo de la organización; la planificación de las actuaciones mediante la identificación de riesgos, la definición de objetivos y los planes para alcanzarlos; y la aplicación de una serie de procesos y controles documentales; y finalmente la evaluación del sistema y la gestión de las no conformidades, las acciones correctivas y la mejora continua.
El capítulo quinto se ocupa de la verificación del cumplimiento de la norma mediante un proceso de auditoría que compruebe que efectivamente se cumplen todos y cada uno de los requisitos exigidos por la norma ISO 30301.
Finalmente el capítulo sexto es un glosario de los términos más usados en la norma.
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