Los componentes del SIGID serán cuatro: las personas, los recursos de información y documentación, los procesos e instrumentos y las tecnologías de la información y comunicación.
1. Las personas son las entidades vitales dentro del sistema. No en vano son las que lo diseñan, planifican, implantan, gestionan y utilizan. Estas personas pueden asumir distintos roles: gerentes del sistema, encargados de la planificación, organización y administración a nivel corporativo; proveedores de la información, encargados de suministrar la información para satisfacer las necesidades; procesadores, encargados del tratamiento, manejo y manipulación de la documentación y la información; y los usuarios, individuos o grupos que utilizan los productos o servicios ofrecidos por el sistema de información.
A partir de esta generalización sobre los distintos roles que las personas pueden ocupar en el sistema y dado el carácter transversal de la gestión de la información, que implica a todos los miembros de la organización, será necesario definir y asignar responsabilidades y competencias diferenciadas. Así tendremos por un lado la responsabilidad de dirección y coordinación del sistema que corresponderá a la alta dirección, al directivo o equipo directivo designado como representante de la alta dirección a nivel tanto gerencial como operativo, y a los mandos intermedios de la organización. La responsabilidad de implementación y puesta en funcionamiento del sistema que corresponderá a los técnicos cualificados en gestión de la información y documentación, en colaboración con otros técnicos cualificados como los especialistas en tecnologías de la información y la comunicación. Y la responsabilidad de ejecución o funcionamiento diario del sistema que corresponderá a todo el personal de la organización que crea, recibe y mantiene documentos como parte de su labor diaria.
2. Los recursos de información y documentación. El SIGID deberá disponer de tres tipos de información: interna, externa y corporativa. Información interna, generada y procesada en el interior de la organización, y entre la que se encontrará la información operacional generada el desempeño de las actividades y los conocimientos resultantes de la fusión de la información interna y externa. Información externa, captada del exterior de la organización, ya sea de su entorno inmediato como de su entorno remoto. E información corporativa, que es aquella que la organización difunde al exterior, comprendiendo tanto la información transmitida a sus clientes, distribuidores, proveedores, financiadores, reguladores, accionistas y empleados, es decir a su entorno inmediato, como la información de carácter social, económico y tecnológico difundida a su entorno remoto.
El SIGID perseguirá el control completo de toda la información que captura, conserva, crea o fluye en interior de la organización, así como la que intercambia con su entorno. No obstante, es una realidad que solo se puede gestionar la información y el conocimiento explicitado y registrado en un soporte duradero que pueda ser creado y utilizado por un variado número de sujetos, es decir, los documentos. Por lo tanto el objeto de atención del sistema será la información fijada en documentos, y estos serán sus principales recursos o activos informativos.
3. Los procesos y los instrumentos. El funcionamiento del SIGID exige el desarrollo de una serie de procesos de dirección del sistema y técnicos u operativos de gestión de la información y la documentación, claramente diferenciados pero íntimamente relacionados.
Los procesos de dirección son de aplicación general a todo el sistema y por lo tanto comunes a los diferentes subsistemas que lo conforman, lo que permitirá, entre otras cosas, garantizar la plena integración de dichos subsistemas. El diseño y la planificación es el proceso mediante el cual se determinan los objetivos que se quieren conseguir y se identifican los caminos y los recursos necesarios para alcanzarlos. La función directiva de organización es el proceso por el que se diseña la estructura capaz de llevar a cabo lo planificado y consistirá en determinar qué actividades se requieren para lograr los objetivos del sistema, agrupar esas actividades en secciones, asignar a cada empleado las responsabilidades y las competencias que les pueden corresponder, delegar autoridad para llevarlas a cabo, establecer canales de comunicación y coordinar el trabajo de los empleados. La dirección de recursos humanos es el proceso por el que se selecciona al personal y se establecen orientaciones para guiarlo, orientarlo y conseguir que las tareas se cumplan. Y finalmente, el control es el proceso por el que se verifica el grado de cumplimiento de los objetivos previamente fijados y como resultado de tal verificación, si se detectan desviaciones significativas, se propondrán acciones correctoras.
Ligados a estos procesos directivos se elaborarán unos instrumentos o documentos estratégicos y prescriptivos en los que se deberá definir desde el marco general de actuación, hasta los objetivos y líneas estratégicas perseguidas, o los imperativos que debe cumplir. En la cumbre de estos documentos estará la política de gestión de la documentación corporativa o conjunto de prescripciones, mandatos y orientaciones aprobadas por la dirección de la organización para regir su actuación en la gestión de la información y documentación de un modo consistente y planificado. Será un documento normativo de obligado cumplimiento que debe tener la máxima difusión interna porque compromete a todas las unidades y a todo el personal. La política se concretará o especificará en programas o planes que deberán recoger el conjunto de actuaciones ordenadas y de asignación de recursos necesarios para implantar el sistema y conseguir el logro de los objetivos de la política.
Por otra parte, el SIGID llevará a cabo una serie de procesos técnicos u operativos constituidos por un conjunto de operaciones relacionadas entre sí y realizadas en forma de cadena, a las que son sometidos los documentos para que la información que contienen pueda llegar a los usuarios que la necesiten. Las fases que integran este proceso o cadena documental son la entrada de la documentación al sistema, su tratamiento y su salida o difusión. Estas fases, perfectamente definidas y normalizadas, serán aplicables con carácter general por todo el sistema integrado, si bien cada uno de los subsistemas utilizará técnicas específicas dentro de cada una de las fases, en virtud de la diferente naturaleza de los documentos objeto de tratamiento. En la actualidad todos los procesos técnicos están estandarizados por diferentes organismos tanto nacionales como internacionales, que cuentan con el consenso y aprobación de la comunidad de profesionales y que son de aplicación generalizada. En consecuencia, el SIGID deberá seguir las especificaciones y directrices establecidas en dichas normas técnicas.
De acuerdo a estas normas técnicas se establecerán los procedimientos concretos que el personal del sistema deberá seguir para la gestión de los documentos y las informaciones. El conjunto articulado de todas las instrucciones metodológicas que gobernarán el funcionamiento operativo del SIGID se concretará en un manual de procedimientos. Como complemento, será necesario aprobar un reglamento que establezca y garantice el pleno desarrollo funcional del sistema. En aquellas organizaciones que hayan desarrollado una gestión orientada a procesos, dentro de su manual de gestión del sistema de calidad deberán estar identificados y definidos todos los procesos que llevará a cabo el SIGID, cómo se interrelacionan entre ellos, así como las relaciones con el resto de los procesos corporativos.
Finalmente se deberá contar con una serie de instrumentos funcionales que desarrollen y apoyen las funciones específicas de gestión de los documentos e informaciones como un programa de gestión de la colección de recursos informativos, un cuadro de clasificación de la documentación, el tesauro para la indización de los contenidos, un plan de descripción, un calendario de conservación, un calendario de transferencias y un programa de documentos esenciales y de prevención de riesgos. Así mismo para garantizar la efectiva aplicación de las políticas, los planes, los procesos y los procedimientos específicos del sistema deberá contar con un plan de comunicación y un plan de formación dirigidos a todos el personal de la organización.
4. Las tecnologías de la información y comunicación. El SIGID necesitará de una infraestructura tecnológica que le dé soporte y que estará constituida por una plataforma única con módulos o productos múltiples y escalables, interconectados e interoperables, capaces de hacer frente a las diversas necesidades de gestión que puedan surgir y orientados a los diferentes tipos de recursos. Esta plataforma incluirá como mínimo cinco herramientas.
Las aplicaciones de negocio y bases de datos corporativas que sustentan a los procesos y trámites de las organizaciones y que en el curso de los mismos producen o capturan documentos o evidencias que son almacenados y mantenidos en las propias aplicaciones.
El módulo para el registro general de documentación, que registrará, describirá, clasificará y almacenará toda la documentación recibida o enviada por la organización.
El módulo de gestión de documentos activos, que proporcionará las funcionalidades para la creación, almacenamiento, edición y compartición de documentos electrónicos generados como resultado de la operativa de las diferentes unidades organizativas, permitiendo a sus usuarios modificarlos y borrarlos; es decir, se ocupará de los documentos en su fase de tramitación y que pueden cambiar como resultado del trabajo diario.
El módulo de gestión de documentos definitivos que controlará y gestionará tanto los documentos electrónicos definitivos como los documentos físicos conservados en los archivos intermedio e histórico.
Y el módulo de gestión de la documentación informativa, siendo para ello un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria la herramienta informática que permitirá controlar y gestionar todos los documentos de este carácter reunidos por la organización.
Prado Martínez, Miguel Ángel del (2015). Planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones empresariales. Tesis doctoral. Zaragoza: Universidad de Zaragoza, 444 p. < http://albarracin.unizar.es/jopac/registro?id=00396414>
Prado Martínez, Miguel Ángel del; Esteban Navarro, Miguel Ángel (2016). Propuesta de un modelo de Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental para las organizaciones. Revista General de Información y Documentación. 26 (2), 387-415. <http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/view/54708/49911>
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