El DLM Forum Foundation acaba de publicar la nueva norma MoReq2010 Modular Requirements for Records Systems.
MoReq surgió en el año 2001 como un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo elaborado con el fin de que pudiera ser utilizado en todos los países de la Unión Europea y por todos los interesados en el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo.
Para adaptarse a la evolución tecnológica, el modelo original (MoReq1) se ha ido actualizando, con una primera revisión realizada en el año 2008 (MoReq2) y con esta última modificación publicada en junio de 2011 (MoReq2010).
MoReq2010 ha sido diseñado para ser una especificación muy práctica y flexible, por lo que no se establece ningún sistema de registro especial, sino que esboza los elementos esenciales que un sistema de gestión de documentos electrónicos debe tener para garantizar que los documentos electrónicos se gestionen adecuadamente, se pueda acceder a ellos en todo momento, se conserven durante el tiempo que se necesiten y se desechen una vez que el período de retención obligatoria haya expirado.
MoReq2010 es una especificación modular, lo que significa que permite la aplicación especializada en diferentes ámbitos, así cada organización que opte por su utilización puede incorporar en sus políticas de gestión de registros las partes de la especificación que les sean relevantes y aplicables.
Tal y como señala María del Valle Palma Villalón, la mayor innovación del MoReq2010 es la sustitución del concepto de “Modelo de Requisitos” por “Requisitos Modulares” lo que le dota de una gran flexibilidad y escalabilidad para la implementación de sistemas de gestión de documentos en entidades de diversos tipos - grandes o pymes o con estructuras organizativas simples, complejas y cambiantes - ya que posee una mayor capacidad de adaptación a sus necesidades específicas.
Otro de los rasgos definitorios de MoReq2010 es la interoperabilidad, elemento esencial para garantizar la conservación y la preservación de los documentos a largo plazo ante un escenario de obsolescencia de la tecnología que obliga a las organizaciones a actualizar su tecnología cada tres a cinco años. Mediante MoReq2010 la exportación de documentos, metadatos y estructuras entre diferentes sistemas informáticos se basa en identificadores únicos y esquemas XML lo que conlleva una exportación más consistente.
Para adaptarse a la evolución tecnológica, el modelo original (MoReq1) se ha ido actualizando, con una primera revisión realizada en el año 2008 (MoReq2) y con esta última modificación publicada en junio de 2011 (MoReq2010).
MoReq2010 ha sido diseñado para ser una especificación muy práctica y flexible, por lo que no se establece ningún sistema de registro especial, sino que esboza los elementos esenciales que un sistema de gestión de documentos electrónicos debe tener para garantizar que los documentos electrónicos se gestionen adecuadamente, se pueda acceder a ellos en todo momento, se conserven durante el tiempo que se necesiten y se desechen una vez que el período de retención obligatoria haya expirado.
MoReq2010 es una especificación modular, lo que significa que permite la aplicación especializada en diferentes ámbitos, así cada organización que opte por su utilización puede incorporar en sus políticas de gestión de registros las partes de la especificación que les sean relevantes y aplicables.
Tal y como señala María del Valle Palma Villalón, la mayor innovación del MoReq2010 es la sustitución del concepto de “Modelo de Requisitos” por “Requisitos Modulares” lo que le dota de una gran flexibilidad y escalabilidad para la implementación de sistemas de gestión de documentos en entidades de diversos tipos - grandes o pymes o con estructuras organizativas simples, complejas y cambiantes - ya que posee una mayor capacidad de adaptación a sus necesidades específicas.
Otro de los rasgos definitorios de MoReq2010 es la interoperabilidad, elemento esencial para garantizar la conservación y la preservación de los documentos a largo plazo ante un escenario de obsolescencia de la tecnología que obliga a las organizaciones a actualizar su tecnología cada tres a cinco años. Mediante MoReq2010 la exportación de documentos, metadatos y estructuras entre diferentes sistemas informáticos se basa en identificadores únicos y esquemas XML lo que conlleva una exportación más consistente.
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