La identificación por radio frecuencia o RFID ofrece múltiples posibilidades de uso, como ya señalábamos en una anterior entrada, pero hay que tener en cuenta que su utilización no está exenta de riesgos, tal y como se nos informa en la Guía sobre seguridad y privacidad de la tecnología RFID elaborada por el Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación (INTECO) y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD.

Así existen Riesgos para la Seguridad que tienen que ver con ataques o averías que afectan al servicio, bien interrumpiéndolo, bien alterándolo, bien realizando algún tipo de fraude. Las acciones más habituales encaminadas a deteriorar, interrumpir o aprovecharse del servicio de forma maliciosa son:

• El aislamiento de etiquetas: impidiendo la correcta comunicación lector-etiqueta.
• La suplantación mediante el envío de información falsa que parece ser válida.
• La inserción de comandos ejecutables en la memoria de datos de una etiqueta donde habitualmente se esperan datos.
• Infección y transmisión de códigos maliciosos (malware) incluidos dentro de etiquetas RFID.
• Repetición de la señal de una etiqueta válida lo que permite suplantar la identidad que representa una etiqueta RFID.
• Denegación de servicio. Este tipo de ataque, satura el sistema enviándole de forma masiva más datos de los que este es capaz de procesar.
• Desactivación o destrucción de etiquetas: Consiste en deshabilitar las etiquetas RFID sometiéndolas a un fuerte campo electromagnético.
• Clonación de la tarjeta RFID: A partir de la comunicación entre una etiqueta y el lector, se copian dichos datos y se replican.

Algunas de las posibles medidas a adoptar para evitar o minimizar los riesgos para la seguridad serían:

• Utilizar etiquetas de sólo lectura, o no escribir los datos directamente en ellas. De esta manera se incluye un código en la etiqueta y el resto de la información se traslada a una base de datos que disponga de mayores medidas de seguridad.
• Renombrado. En este caso, las etiquetas RFID contienen un conjunto de pseudónimos de modo que emite uno diferente cada vez que es interrogado por el lector, de esta forma, un lector malicioso que quisiera suplantar la etiqueta tendría que conocer todos los pseudónimos para realizar la suplantación.
• Cifrado: Impidiendo que las partes no autorizadas puedan entender la información enviada.
• Autenticación: debiendo introducirse una clave secreta para validar la comunicación lector-etiqueta
• Reducción de la información contenida en las etiquetas, grabando en la etiqueta un único código identificador del producto. El resto de la información sensible (precio, tipo de producto, etc.) se almacenará asociada a ese código en un servidor central

Además existen Riesgos para la Privacidad ante la posibilidad de que la tecnología se use de forma maliciosa para acceder de forma fraudulenta a información personal de los usuarios del sistema, mediante:

• Accesos no permitidos a las etiquetas
• Rastreo de las personas y/o de sus acciones, gustos, etc.
• Uso de los datos para el análisis de comportamientos individuales

Las principales medidas para proteger la privacidad de los usuarios son:

• Utilización de etiquetas watchdog que informan de intentos de lectura y escritura que se hagan en su área de actuación.
• El aislamiento, evitando la lectura de las etiquetas salvo en los momentos que se desee. Para ello, sólo hay que introducir la etiqueta en una funda de material metálico o plástico.
• Uso de dispositivos que creen una zona segura alrededor del usuario mediante la emisión de ondas que anulen la efectividad de RFID.
• Notificar el uso de RFID, de forma clara y mediante símbolos expuestos: en los productos, en los lectores y en las zonas de alcance de los lectores.
• Tener una política de privacidad relativa a la obtención, uso y eliminación de la información personal asociada a RFID.
• No almacenar en las etiquetas RFID información personal.
• Retirar, destruir o desactivar las etiquetas RFID cuando hayan cumplido su misión.
• Ofrecer al usuario facilidades para la retirada, destrucción o desactivación de las etiquetas RFID
• No ceder a terceras partes información asociada a RFID que pueda ser usada para crear perfiles o realizar vigilancia de usuarios.
• Realizar auditorías de seguridad de sistemas RFID de forma periódica para garantizar su nivel de seguridad

Usos y aplicaciones de la identificación por radio frecuencia (RFID)

La identificación por radio frecuencia o RFID (Radio Frequency IDentification) es una tecnología que permite identificar automáticamente un objeto gracias a una onda emisora incorporada en el mismo que transmite por radiofrecuencia los datos identificativos del objeto. El abaratamiento de los costes y la reducción en su tamaño permite que estas emisoras sean lo suficientemente pequeñas como para tener la forma de etiquetas adhesivas, pudiéndose incorporar casi a cualquier objeto.

Entre las empresas españolas el uso de la tecnología RFID es aún incipiente. Así, el nivel de adopción de esta tecnología por parte de las microempresas es del 0,8%, entre las pymes el porcentaje se eleva a 3,1%, en el caso de las entidades de 10 a 49 empleados, y a 8,9% si el rango va de 50 a 249 trabajadores. Si se habla de grandes compañías (más de 249) el porcentaje es del 20%.

La tecnología RFID se ha dirigido principalmente al sector logístico (almacenamiento, distribución, etc.) y al sector de la defensa y seguridad no obstante su utilización se pueden extender a múltiples actividades, así en la Guía sobre seguridad y privacidad de la tecnología RFID elaborada por el Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación (INTECO) y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD, señalan entre sus posibles usos los siguientes:

En tiendas de artículos para identificar los productos (almacenamiento, precios, etc.) o como medida de seguridad para detectar un intento de hurto. Gestiona y controla el stock entre diferentes tiendas así como mejora la rotación de artículos repercutiendo en mejoras en las ventas de productos.

El control de acceso y cobro en transportes públicos, incorporando etiquetas RFID a las tarjetas con los abonos de los usuarios o para el control de equipajes.

La identificación electrónica de mascotas mediante la implantación subcutánea por un veterinario de un microchip portador de un código numérico único.

El pago automático de peajes. Por ejemplo, en sistemas de telepeaje utilizados en las autopistas para realizar el pago del trayecto sin necesidad de detener el vehículo.

En las bibliotecas, para catalogación, ordenación y protección antirrobo de libros.

En los supermercados, para realizar la facturación automática de todo un carro de productos sin moverlos del mismo. También se usa para el control de su inmovilizado, compuesto por una cantidad de elementos repartidos por sus centros de venta, almacenes y oficinas.

Toma de tiempos en eventos deportivos.

En el ámbito sanitario, para el control de medicamentos, seguimiento de instrumental, identificación de muestras médicas o el seguimiento de pacientes en centros de salud. Manteniendo el inventario de fármacos y bolsas de sangre del hospital controlado en tiempo real se evitan errores en las transfusiones o en la administración de fármacos al paciente que pueden ocasionar graves perjuicios.

Como control de acceso en zonas residenciales, habitaciones de hoteles, aparcamientos, plantas industriales o entornos que requieran seguridad.

En la logística, almacenamiento y distribución, en general. Un ejemplo es su implantación en el sistema de inventariado y seguimiento de productos por compañías textiles, o su utilización en la identificación, localización y gestión de grandes piezas de hormigón o en sistemas de gestión postal con el fin de mejorar los plazos de entrega de los envíos y la gestión de la logística.

En el sector alimentario, con el fin de que los agricultores puedan asegurar la trazabilidad de sus productos desde su siembra hasta el consumidor final; o en el control e identificación de las reses en las explotaciones ganaderas.

Pero además hay otras muchas aplicaciones que se están estudiando, como por ejemplo:

Pagos electrónicos con teléfonos móviles.

Pasaportes electrónicos, que almacenan la información del titular y la fotografía o la huella dactilar en un chip RFID.

Activación de vehículos y maquinaria industrial. En este caso, la etiqueta RFID actúa como control de verificación personal, permitiendo la activación sólo en presencia de dicha etiqueta

Algunos posibles usos empresariales de Twitter

Twitter es simplemente una herramienta. Una herramienta que puede generar un gran beneficio para ti y para tu empresa si se utiliza correctamente, o que puede ser muy perjudicial o simplemente una pérdida de tiempo.

Twitter es un nuevo medio de comunicación con el que se pueden enviar mensajes de menos de 140 caracteres, que serán recibidos por las personas que deciden “seguirte”. Los mensajes enviados serán públicos, pero también existe la posibilidad de enviar mensajes directos privados a algún usuario en concreto o bloquear los mensajes enviados para que solo los lean las personas que tú quieras. Por su parte el usuario de Twitter puede seguir a las personas que considere de su interés y recibir sus mensajes.

Su sencillez y simplicidad le ofrece una enorme versatilidad, por lo que son los propios usuarios los que han establecido sus propias reglas, y los que deciden realmente como utilizarlo. Y uno de estos posibles usos es su aplicación en el mundo de los negocios.

Sin embargo, la mayoría de las empresas no saben cómo utilizar Twitter como una herramienta para su negocio. Con el objetivo de orientar a estas empresas en la utilización de Twitter de manera que optimicen su tiempo y puedan conseguir mejores resultados, José María Gil Iberlucea ha elaborado La guía de Twitter para los negocios

Y es que tal y como señala José María Gil, Twitter es simplemente una herramienta. Una herramienta que puede generar un gran beneficio para una empresa si se utiliza correctamente, o que puede ser muy perjudicial o simplemente una pérdida de tiempo.

Entre los posibles usos empresariales que esté autor señalan estarían:

1.- Herramienta de retroalimentación continua. Se puede preguntar a la red en twitter sobre cómo mejorar un producto o un servicio. Además se puede establecer un “sistema de escucha” utilizando el buscador de Twitter para conocer en qué momento cualquier usuario de Twitter está hablando de nuestro producto, marca o empresa.

2.- Encuestas y votaciones. Existen diferentes aplicaciones que permiten realizar encuestas en Twitter de una manera muy sencilla.

3.- Soporte y atención al cliente. Al permitir el contacto directo con los clientes, otra manera de utilizarlo es para atender posibles preguntas sobre los productos y servicios de la empresa, y como soporte en general.

4.- Creación y fortalecimiento de marca. Conectar en conversaciones con los potenciales clientes permite incrementar la visibilidad de la marca, asegurar que el posicionamiento es el correcto y la capacidad de controlar que se está diciendo sobre la marca o producto en todo momento.

5.- Promoción de productos o aervicios. Aprovechando el carácter viral de Twitter y la posibilidad de llegar de forma muy rápida a muchísima gente, se puede aprovechar para que el lanzamiento de los productos tenga un mayor éxito.

6.- Generación de potenciales clientes. Interactuar con el público objetivo en Twitter da la oportunidad de charlar con ellos, compartir nuestro conocimiento aportando valor, y de este modo “educarles” sobre nuestra empresa, productos y marca, de modo que aportamos ayuda y soluciones, al mismo tiempo que generamos consumo.

7.- Relaciones Públicas. La gran mayoría de bloggers y periodistas importantes son muy activos en Twitter, lo que permite entablar conversaciones con ellos y desarrollar una relación que nos puede ayudar en posteriores esfuerzos de relaciones públicas.

8.- Distribución de contenidos. La propias características de Twitter hacen que sea el lugar perfecto para ofrecer exclusivas o para anunciar noticias en tiempo real. Así se puede aprovechar el carácter viral y las características de tiempo real que ofrece Twitter para compartir el contenido generado en la web, blog, canal de You Tube, etc…

9.- Networking profesional. Del mismo modo que se pueden encontrar potenciales clientes en Twitter, también se puede encontrar a los principales influenciadores en el sector de la industria o mercado en el que estemos interesados y con los que podremos comenzar conversaciones que pueden terminar en diferentes acuerdos estratégicos beneficiosos para ambos.

10.- Generación de tráfico. Al utilizar Twitter como plataforma para compartir contenido de valor con nuestros seguidores, también se puede convertir en una fuente de tráfico segmentado buenísima hacia la web corporativa.

Las cuentas claras

En las esclusas de Valdegurriana (Zaragoza)

Recomendaciones técnicas para la digitalización de documentos

Cualquier empresa que vaya a abordar un proyecto de digitalización de su documentación debe tener previamente definidos los criterios y pautas que va a seguir en dicho proceso. En esta fase previa resulta de gran utilidad tener referentes que puedan orientar nuestra actuación.

Con el objetivo de ofrecer referentes y orientaciones que ayuden a las empresas a planificar sus procesos de digitalización de documentación, en este blog hemos recogido información sobre las normas técnicas para la digitalización de documentos elaboradas por el Comité de Normalización para el Sistema de Gestión e Información de Archivos (SIGIA) de Asturias ; así como las recomendaciones para la digitalización de documentación manuscrita elaboradas por el Centro de Patrimonio Documental del Gobierno Vasco.

Recientemente se hacían públicas las “Recomendaciones técnicas para la digitalización de documentos” elaboradas por la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas de la Junta de Andalucía, y en la que se recogen una serie de pautas que deberán ser cumplidas durante la ejecución de los distintos proyectos de digitalización que se lleven a cabo en los archivos andaluces, y que paso a extractar:

Documentación del proyecto de digitalización
Antes de desarrollar la digitalización se deberá crear un documento en que se refleje claramente los criterios de digitalización a emplear.

Captura de la imagen
La manipulación de los documentos se realizará según los criterios de conservación preventiva comúnmente aceptados para los materiales de archivo. De modo general, se optará por capturar los documentos dentro de medidas fijas, de modo que se facilite la operación de recortado de la imagen, automatizando ésta si es posible.

Resolución y control de calidad
Durante todo el proceso de digitalización es necesario efectuar controles de calidad a fin de comprobar el adecuado cumplimiento de los criterios establecidos y que los productos obtenidos se adecuan a los parámetros definidos en lo relativo a resolución, profundidad de color en bits, formato y compresión, si la hay.

Formatos y soportes de la copias
Como resultado de la digitalización de documentos se deben obtener dos tipos de copias:

1.- Copia de conservación. Son reproducciones digitales de alta calidad realizadas con fines de preservación, en formatos RAW o TIFF sin compresión agresiva que afecte a la calidad de la imagen.

2.- Copia de consulta. Se trata de reproducciones digitales destinadas a la consulta o difusión a través de redes de comunicación, deberán tener un formato comprimido con pérdida, con una ratio de compresión alta que optimice la velocidad de transmisión y descarga en los servidores y, a la vez, permita la legibilidad adecuada de la copia. Contarán con una resolución de 100 dpi. En el caso de imágenes simples se optará por el formato JPG, y en el caso de imágenes múltiples se optará por el formato PDF.

Las copias digitales obtenidas deberán ir convenientemente provistas de una marca de agua visible, que identifique el Archivo de procedencia/la institución que custodia los documentos originales.

Almacenamiento y soportes de conservación de los trabajos
Con carácter general, se elegirán como soportes de almacenamiento de las imágenes digitales aquellos que ofrezcan una mayor garantía para la conservación y preservación inalterable de la información.

Las imágenes estarán archivadas en una estructura jerárquica de carpetas, con forma de árbol, que refleje el esquema de organización de los fondos dentro del Archivo de procedencia, siendo la última carpeta la correspondiente a la signatura de la unidad de instalación (caja, legajo, libro, etc.), y dentro de ella se instalarán los ficheros con las imágenes de dicha unidad de instalación.

Esta estructura aparecerá duplicada, una de ellas destinada a las imágenes de conservación y otra para las de consulta.

Las copias digitales y sus respectivos metadatos se almacenarán por duplicado.

En orden a prevenir la obsolescencia tecnológica, y con una periodicidad que se establecerá en cada caso, deberá llevarse a cabo la migración de los soportes de almacenamiento que contengan tanto las copias de conservación como las copias de consulta. Lo mismo podría aplicarse a la migración de formatos.

Todos los soportes contarán con la información necesaria para conocer su contenido: número, título, contenido y fecha de creación

Metadatos
Las imágenes digitales deberán contar con los metadatos descriptivos y técnicos necesarios para categorizarlas dentro de un contexto que facilite su compresión y recuperación.

Por un lado, los metadatos descriptivos identifican el fichero con la información descriptiva del documento de archivo que ha sido digitalizado en él. Para cumplimentar estos metadatos descriptivos del activo digital, se utilizarán, como fuente principal, los instrumentos de descripción existentes en el Archivo de procedencia.

Se utilizará el estándar de metadatación Dublin Core. Los metadatos se cumplimentarán en la base de datos dispuesta al efecto.

Por otro lado, las imágenes o ficheros llevarán incrustados metadatos técnicos con información relativa al proceso de digitalización, de acuerdo al estándar EXIF 2.x, siempre que sea posible.

Ventana: Oña (Burgos)

Monasterio de San Salvador (Oña)

Una gestión documental integral (papel y digital) para una época de transición

El problema documental al que se enfrentan las empresas no es tanto que el soporte utilizado sea papel o digital, sino la ineficaz gestión documental.

1.- Docuventas 2010

El pasado 17 de junio se celebraba en Zaragoza la “9ªJornada sobre gestión documental y factura electrónica” Docuventas 2010 con un apretado programa que sirvió para conocer los servicios y productos que empresas como Multitec, Prosoft, Canon o SCN Sistemas nos ofrecen para abordar la gestión electrónica de la documentación en las organizaciones, con una especial atención a la factura electrónica.

El tono de la jornada fue claramente divulgativo, con el objetivo claro de convencer a los asistentes de las ventajas que ofrece la gestión documental electrónica frente a la gestión documental en papel. La orientación comercial propia de este tipo de eventos se vio “compensada” por la profesionalidad de unos ponentes que fueron capaces de incidir más en la problemática de la gestión documental actual que en sus propios servicios y productos.

En el transcurso de la misma se abordaron aspectos tan cruciales como la preservación a largo plazo de los documentos digitales, la digitalización certificada o la necesidad de integrar la gestión documental dentro de los propios procesos empresariales.

La jornada se cerró con una mesa redonda formada por Albert Blanch, Mª Luisa Marín, José Ángel Salazar y el que os escribe, Miguel Ángel del Prado, en la que se abordó “Cómo gestionar el cambio del documento en papel al documento electrónico”, y que se puede ver desde el canal de Tecnología de la Información de GLOBB TV.

Y al hilo de esta jornada, me gustaría realizar una serie de reflexiones:

2.- Un presente digital

En estos momentos lo digital ya es ubicuo, estando presente en nuestras prácticas cotidianas, desde un ocio claramente digital (televisión, fotografías, música, videojuegos, libros…) hasta unos entornos laborales dominados por las nuevas tecnologías sin exclusión de sector económico -ya no son extrañas por ejemplo las explotaciones agrarias informatizadas- ni de actividad dentro de las empresas.

Hasta tal punto estamos dominados por lo digital, que ya hay voces que advierten de la necesidad de empezar a pensar en un futuro postdigital, en el que abandonemos la obsesión y fascinación por la tecnología y empecemos a vivir en un mundo completamente transformado por sus consecuencias.

Y por supuesto, la gestión documental no ha sido ajena a este fenómeno, de tal manera que en la actualidad la práctica totalidad de la documentación se produce electrónicamente por medio de paquetes ofimáticos (procesadores de textos, hojas de cálculo…); los procesos administrativos se realizan sobre base de datos o programas de gestión empresarial (contabilidad, realización de presupuestos, gestión de recursos humanos, realización de nóminas, control de clientes y proveedores, logística…); los documentos recibidos en papel pueden convertirse en documentos digitales a través de su digitalización; la transmisión de documentos por medios electrónicos está generalizada de forma que el correo electrónico se ha convertido en un modo de comunicación estándar entre las empresas.

En definitiva, el entorno tecnológico unido a un nuevo marco legal que reconoce la validez jurídica de los documentos electrónicos y que posibilita las relaciones de los ciudadanos con la administración por vía telemática, permite la existencia de las tantas veces anunciadas “oficinas sin papeles”.

3.- La dimensión electrónica de la gestión documental

Desaparecidos los documentos en papel de nuestras oficinas, la gestión documental se deberá centrar en los nuevos documentos ahora electrónicos, por lo que se impondrá una gestión documental “electrónica”.

Ahora bien, cegados por el afán de novedad y con intereses claramente comerciales, suele ser habitual que se considere a la gestión documental como un ámbito exclusivo de la documentación electrónica, contraponiéndose gestión documental a “archivo en papel”.

Por ello no está de más recordar que la gestión documental, entendida como el conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de los documentos, se aplica a documentos sea cual sea su soporte (digital o en papel). De hecho hasta fecha reciente la gestión documental se aplicó exclusivamente a la documentación en papel.

Esto no impide reconocer que tanto la aplicación práctica de la gestión documental como su reflexión teórica se haya visto afectada por la irrupción de los documentos electrónicos.

4.- Un pasado que se resiste a abandonarnos

Pero lo cierto, es que todavía estamos inmersos en un proceso de transición hacia un mundo digital, en el que el papel sigue ocupando un lugar preeminente como soporte documental y una de sus consecuencias es que la realidad documental se ha hecho muy compleja y heterogénea, conviviendo en estos momentos documentos en diferentes soportes y formatos:

• Documentos que nacen electrónicos y que se convierten en papel para su autentificación
• Documentos que ingresan en papel en las organizaciones
• Documentos electrónicos que nunca dejan de serlo (p.e. correo electrónico)
• Documentos en papel que se convierten en electrónicos al digitalizarlos
• Documentos que se “componen” de datos en una aplicación al pedir ser consultados
• Datos en una base de datos que nunca se convierten en documentos
• Documentos que se sustituyen por aplicaciones informáticas que recogen los distintos pasos de un trámite o workflow
• Documentos firmados electrónicamente

Lo deseable sería una transición rápida, con una fecha que supusiera la desaparición de nuevos documentos en papel. Algo semejante al apagón analógico de las televisiones. Pero este hecho de momento parece que no va a ocurrir, como queda evidenciado en la ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y sus desarrollos posteriores en la que se reconoce el derecho de los ciudadanos a presentar documentos ante las administraciones públicas tanto en formato físico como electrónico, lo que dará lugar a la convivencia de distintos tipos de soportes documentales e incluso que en un mismo expediente convivan documentos físicos y documentos electrónicos.

5.- Una gestión documental integral

Por lo tanto actualmente hay que pensar en una gestión documental para un nuevo entorno en el que van a convivir los documentos electrónicos y en papel, y el verdadero reto es lograr la integración de todos los procesos documentales, incluidos por supuesto la tecnología digital, en un completo programa de gestión de los documentos desde el momento de su generación o recepción hasta su eliminación o conservación permanente.

Para posibilitar la gestión del nuevo entorno, se necesita implantar un Sistema de Gestión Documental, entendiendo como tal a un sistema responsable del eficiente y sistemático control de la creación, captura, mantenimiento, uso y distribución de documentos, incluyendo la trazabilidad de todas las actividades y transacciones realizadas con ellos, siguiendo las normas y recomendaciones internacionales al respecto (ISO 15489, Moreq e ISO 14721).

Este sistema debe ser:

• Integral: tratando documentos en papel y electrónicos desde su creación en un procedimiento administrativo o su captura en registro, hasta su destrucción controlada o conservación a largo plazo en archivo.
• Integrado: relacionando los documentos con los procesos que los producen y utilizan.

Y hay que tener claro, que el problema documental al que se enfrentan las empresas no es tanto que el soporte utilizado sea papel o digital, sino la ineficaz gestión documental.