Activos de información pública

La “Guía Aporta sobre la reutilización de la información del sector público” establece como una medida mínima para posibilitar la reutilización de la información pública, la identificación y publicación de la información generada por las Administraciones y organismos del sector público potencialmente reutilizable. Por su parte el equipo de investigación de la Universidad Complutense Publidoc en el artículo“La producción informativa y documental del Estado: hacia un inventario de los recursos públicos” señalan la necesidad de elaborar un inventario de los activos de información del sector público como paso previo a su reutilización.

Por activos de información se entiende al conjunto de elementos con valor informativo que son propiedad de una empresa, institución o individuo, y que reflejan su actividad. Por lo que respecta a los activos de información que poseen los organismos públicos, los miembros de Publidoc los han sistematizado en cuatro categorías:

• Publicaciones oficiales (periódicas y unitarias)
• Bases de datos públicas.
• Repositorios digitales (páginas web, documentos electrónicos y todo tipo de información asistemática que no se presenta en forma de interrogación de una base de datos)
• Archivos y registros administrativos (un inmenso acervo documental que contiene la información más protegida constitucionalmente).

Reutilización de la información del sector público: algunas preguntas previas

¿A qué obedece la importancia de la información pública? ¿Cómo debe ser la información ofrecida por el sector público a los ciudadanos? ¿Qué principios han de regir el tratamiento de la información generada por el sector público? Estas son algunas de las preguntas a las que Fernando Ramos Simón, Concepción Mendo Carmona y Rosario Arquero Avilés dan respuesta en el artículo “La producción informativa y documental del Estado: hacia un inventario de los recursos públicos” publicado en la Revista Española de Documentación Científica, como uno de los resultados alcanzados por el Grupo de Investigación de la Universidad Complutense Publidoc dentro del proyecto de investigación “Reutilización de la información y documentación del sector público en España. Adecuación al marco europeo de difusión de la información”.

¿A qué obedece la importancia de la información pública?

• Está bien recopilada, con series temporales muy amplias que resultan de gran utilidad en los análisis.
• Ha sido recolectada por guardianes neutrales y los criterios de recogida de esa información son públicos.
• Goza de la presunción de fiabilidad, en muchos casos esa confianza está reforzada porque los propios suministradores son los principales interesados en ello (obtención de un status).
• Mantiene continuidad, la ruptura de la serie se puede convertir en un asunto de controversia pública

¿Cómo debe ser la información ofrecida por el sector público a los ciudadanos?

• Información completa: sistematizada, protegida de accesos no deseados.
• Información objetiva, fiable, es decir, no sesgada presentada en función de su finalidad.
• Información accesible, en distintos formatos y al alcance de sus destinatarios potenciales.
• Difusión proactiva, además de permitir el acceso, la Administración Pública debe dar publicidad a los documentos facilitando su conocimiento y localización.
• Acceso individual, la creación de canales individuales de comunicación, como Internet, propicia que la Administración favorezca el consumo individual de información.
• Información de calidad, que cumpla estándares técnicos. Los requisitos técnicos de calidad, se incorporan como una exigencia de la accesibilidad de la información; si ésta no cumple con unas características técnicas formales es como si no existiera.
• Relevante.
• Fácil de encontrar, integrada, organizada.
• Fácil de usar

¿Qué principios han de regir el tratamiento de la información generada por el sector público?

• El principio de inventario: las instituciones del sector público deben inventariar sus activos de información y mantener ese inventario actualizado con regularidad y hacerlo fácilmente accesible.
• El principio de acceso: las instituciones del sector público deben estar sujetas a un régimen de publicidad de la información. El principio ha de basarse en que cualquier persona tiene derecho a recibir información libremente y en condiciones de igualdad y el Estado tiene obligación de regular por ley el procedimiento de acceso a los documentos protegidos. Las excepciones a este principio deben estar establecidas previamente y su aplicación debe estar sujeta a la revisión de una autoridad independiente.
• El principio de calidad: la información pública debe ser suministrada con el mismo estándar de calidad que tiene en el sector privado.
• El principio de costes: los costes repercutidos a cualquier petición de información no deben exceder los costes marginales de distribución, con la posibilidad de exención en los casos en que se demuestre un interés público concreto.
• El principio de elección: la información debe ser suministrada en el formato solicitado si está disponible o es sencillo convertirla a ese formato, aunque haya de cobrar los costes de transformación.
• El principio de propiedad intelectual y control de origen: la información pública debe estar exenta de derechos de propiedad intelectual, en particular de los derechos específicos que protegen las bases de datos.
• El principio de legítima mejora: las instituciones públicas están legitimadas para ampliar y mejorar la calidad de las informaciones que suministran.
• El principio de continuidad de las obligaciones: si las actividades de información son transferidas al sector privado esta información ha de estar sometida a los mismos principios.

Reutilización de la información: la hora de los documentalistas

La Guía Aporta sobre la reutilización de la información del sector público -de cuya publicación nos hacíamos eco ayer desde este blog- señala la necesidad de realizar diversas acciones para dar conocer a los ciudadanos y las empresas la información del sector público susceptible de ser reutilizable, y para su realización va a resultar imprescindible el trabajo de los documentalistas.

Las acciones a realizar se clasifican según su alcance en:

1.- Mínimas:

• Publicar la información generada por las Administraciones y organismos del sector público, identificada como potencialmente reutilizable en los formatos o lenguas preexistentes.

2.- Básicas:

• Ordenar adecuadamente la información a través de su catalogación y categorización.
• Establecer listados, índices o agrupaciones de las distintas tipologías de información

3.- Deseables:

• Establecer estándares de activos de información (metadatos)
• Aplicar modificaciones oportunas a la información de cara a su conversión de formato papel a formato electrónico (digitalizar, etc.)

Para la realización de estas acciones y muy especialmente de las consideradas como básicas, resulta imprescindible el trabajo de los documentalistas, no en vano se trata de realizar las tareas técnicas clásicas del proceso documental que tradicionalmente se vienen realizando en las bibliotecas y centros de documentación como son la catalogación, clasificación e indización.

Así la guía señala que con objeto de fomentar la reutilización de la información del sector público, esta información debe encontrase adecuadamente ordenada.

"El principal objetivo de ordenar la información generada por las Administraciones y organismos del sector público, es facilitar su posterior búsqueda y recuperación, fomentando, de esta forma, no sólo la puesta a disposición de la sociedad de grandes cantidades de información sino, y sobre todo, su accesibilidad y reutilización.

La ordenación de la información aporta beneficios, tanto con carácter interno, puesto que repercute positivamente en el propio trabajo de las Administraciones públicas, como externo, puesto que será más sencillo para todos los ciudadanos y empresas la búsqueda de información que esté adecuadamente catalogada y clasificada."

En la guía se especifica que el proceso de ordenación de la información se estructura en torno a dos actividades, íntimamente ligadas entre sí: la catalogación y la categorización de la información, aclarando que se entiende por cada uno de estos procesos:

Catalogación de la información

"La catalogación de la información implica la descripción bibliográfica de cada uno de los documentos identificados previamente. Este proceso, por tanto, consiste en la selección de una serie de elementos descriptivos o atributos, establecidos en base a unas Reglas de Catalogación, que identifican cada uno de los documentos (por ejemplo, autor, título, fecha de creación, etc.) para su representación normalizada."

Categorización de la información

"Una vez identificada y catalogada la información, el siguiente paso es categorizar la información, a través de la clasificación y posterior indexación de la misma.

A través de la clasificación se trata de ordenar la información en base a una serie de criterios que varían en función de las necesidades de cada organización, y agrupar la información en carpetas o directorios electrónicos, facilitando de esta forma su control y acceso.

Por su parte, la indexación consiste en escoger los términos más apropiados para facilitar la búsqueda y recuperación de información, a través de un proceso de análisis en mayor profundidad de su contenido.

Por tanto, la clasificación de la información se centra en introducir una estructura sin analizar su contenido ni tener como objetivo prioritario su recuperación, mientras que la indexación, analiza en profundidad el contenido de la información para, en base a una serie de palabras clave, facilitar una posterior búsqueda y una eficaz recuperación."

A vueltas con nuestro futuro profesional

El pasado día 21 de mayo los documentalistas aragoneses reunidos en un foro organizado por ANABAD Aragón dentro de las XI Jornadas Españolas de Documentación FESABID 2009, manifestamos incertidumbre sobre nuestro futuro profesional dentro de las empresas.

Así en mi participación titulada “El documentalista en la empresa”, aportaba datos que confirmaban la poca demanda que actualmente existe en Aragón de documentalista para incorporarse a las empresas. El contrapunto lo ofreció Jorge Serrano Cobos, quien como consultor en gestión y arquitectura de información de la empresa valenciana MASmedios.com destacó como este es un perfil con demanda creciente, poniendo como ejemplo lo que estaba ocurriendo en la Comunidad Valenciana.

Los claroscuros sobre nuestro futuro profesional también quedan manifiestos en el último número de la revista El Profesional de la Información dedicado de manera monográfica a los centros y servicios de documentación en los medios de comunicación.

Los claros los presentan Silvia Ripoll Mont y Luisa Tolosa Robledo en “El documentalista de programas de televisión: horizontes profesionales” para quienes los nuevos modos de acceso a la información y los nuevos medios de difusión benefician y abren caminos a los documentalistas audiovisuales, lo que se manifiesta en la proliferación de documentalistas freelance que con espíritu emprendedor crean empresas especializadas en internet.

Pero una situación muy diferente es la que se está viviendo dentro de las redacciones. Así Josep Lluís Micó Sanz, Pere Masip Masip y José Alberto García Avilés en “Periodistas que ejercen de documentalistas (¿y viceversa?)” señalan las repercusiones que para los centros de documentación y sus profesionales están teniendo la digitalización de las redacciones.

“En algunos círculos profesionales existe la sensación de que los centros de documentación son superfluos, a causa de la pujanza de internet, que proporciona gran cantidad de datos gratuitamente"

En este artículo se remarcan tanto la “transparencia” de estos profesionales dentro de las redacciones, como el desconocimiento entre ciertos periodistas del perfil real de los documentalistas y de su función de apoyo a los redactores, manteniéndose una visión reduccionista del documentalista como mero organizador y guardián del archivo

Todavía más pesimista es la perspectiva que nos ofrece Nora Paul en “Elegía del centro de documentación de prensa” , según la cual en Estados Unidos los documentalistas de prensa son una profesión en claro declive, de manera que muchos de los centros de documentación de las redacciones han desaparecido o están agonizantes. Así a título de ejemplo señala como The Wall Street journal ha cerrado su unidad de documentación, y como la plantilla del Philadelphia pasó de 15 a 2 personas.

Y si los datos resultan preocupantes, más me lo parece las reflexiones realizadas por Tim Rozgonyi, director de documentación del St. Petersburg times, recogidas en el artículo de Nora Paul:

“Los documentalistas de prensa tenemos una perspectiva totalmente distinta de la de las redacciones en las que trabajamos. Nosotros realizamos un servicio, que no se considera necesariamente un valor básico para procesar las noticias."

Y este creo que es sin ninguna duda el peligro que debemos evitar, realizar servicios o/y productos que puedan ser considerados innecesarios. Nuestro cometido no es prestar servicios que en nuestra opinión sean de la máxima calidad y utilidad para la organización en la que trabajamos, sino aquellos servicios que realmente son necesarios y que son demandados por nuestros usuarios.

Por otra parte los cambios que se están produciendo tanto en la documentación digital como en los usuarios de la información digital, nos obliga a evolucionar. En este sentido Jesús Tramullas en el VIII Congreso de ANABAD señalaba dos opciones futuras para los centros y especialistas de la información:

• Integración. Las unidades de información y documentación se especializarán en sus nichos de actividad, planificando y desarrollando productos y servicios de información destinados a grupos particulares de usuarios, y especialmente orientados a la satisfacción de sus necesidades.
• Desintegración. En otros contextos, los centros de información y documentación no podrán mantener su actividad como unidades diferenciadas, y se verán obligados a desintegrarse como tales, siendo sus funciones asumidas por otras unidades o servicios. Los profesionales pasarán a desarrollar su actividad en el marco de proyectos o servicios, y deberán aplicar sus competencias a problemas de gestión de información de diferentes tipos.

Una de las consecuencias de la desintegración será el aumento de profesionales que desarrollen su actividad de forma autónoma, como especialistas o consultores externos. Una tendencia que como hemos visto señalaban Sivia Ripoll y Luisa Tolosa para los documentalistas audiovisuales, y que también dejaba manifiesta Jorge Serrano Cobos en el foro de los documentalistas aragoneses.

Entreviñas: Aldeanueva de Ebro 30 y 31 de mayo

Este fin de semana vino, viñas, arte, gastronomía, deporte, música... y todo en mi pueblo.

Toda la información en programa lo podéis descargar en la página web del ayuntamiento de Aldeanueva de Ebro

Dar sentido a la información

“Obtener la información adecuada en el momento oportuno, a través de profesionales idóneos”. Estos son los requisitos que según un estudio recientemente elaborado por KPGM (1) precisa una empresa para alcanzar la excelencia en la función financiera; y que yo me atrevo a decir que se puede hacer extensible a toda la operativa empresarial.

Pero para alcanzar estos objetivos el estudio reconoce la necesidad de contar con profesionales que dispongan de habilidades para entender las implicaciones de la información del negocio.

Y es que son muchas las empresas que para dar respuesta a sus necesidades de información realizan inversiones considerables en soluciones de inteligencia empresarial o “business intelligence” con las que recopilar información que ayude a los responsables empresariales a tomar mejor sus decisiones. Pero el problema con el que habitualmente se encuentran es que sus sistemas y procesos de business intelligence no cumplen los objetivos previstos. Y es que invertir en business intelligence no sirve de nada si no se cuenta con los profesionales adecuados para analizar e interpretar la información y convertirla en acciones bien definidas para los responsables del negocio.

A la conclusión a la que finalmente llegan desde KPGM es la necesidad que las empresas tienen de llevar a cabo acciones bien definidas para:

1. Entender verdaderamente lo que genera valor para la empresa.
2. Simplificar las estructuras de datos y los sistemas y procesos integrales para ofrecer “inteligencia empresarial” puntual, fiable y de calidad.
3. Mejorar la capacidad de identificar los riesgos empresariales, y utilizar la información para ayudar a los responsables de la entidad a gestionar dichos riesgos de una forma más adecuada.

En todas estas acciones, la aportación de los profesionales de la información y la documentación puede ser una contribución clave para la consecución de los objetivos.


Notas:
(1) Jochen R. Pampel, Rodger Hill (2009). La excelencia en la función financiera: más allá de la supervivencia. Madrid: KPMG

La situación actual del documentalista dentro de la empresa aragonesa

El pasado 21 de mayo dentro de las XI Jornadas Españolas de Documentación FESABID 2009, se celebró el foro “Los documentalistas aragoneses: los que están en Aragón y los que están fuera. Conocernos para colaborar”, organizado por ANABAD ARAGÓN.

El documentalista en la empresa

Presenté una de las tres ponencias que articulaban el Foro, y que llevaba por título “El documentalista en la empresa”, y con la que se intentó presentar la situación en la que se encuentra la profesión dentro de la Comunidad Autónoma aragonesa, y para ello se plantearon una serie de interrogaciones:

1.- ¿Quiénes somos los documentalistas aragoneses?

Esta fue la primera de las preguntas a las que se intentó buscar respuesta y para ello se presentaron los datos que ofrecía el directorio de centros y servicios de información y documentación elaborado en 1996 por Isabel Ubieto, Ana Sánchez Casabón y Antonio Paulo Ubieto (1), así como el Directorio de Centros de Documentación elaborado por el Grupo de Trabajo de Documentación promovido desde ANABAD ARAGÓN.

Según este último directorio, la mayoría de los centros de documentación aragoneses dependen de la Administración Pública, y en cuanto a los privados pertenecen a medios de comunicación, entidades financieras, asociaciones empresariales y sindicales, u ONGs.

2.- ¿Quiénes se encargan de gestionar la información y la documentación en las empresa aragonesas?

Para dar respuesta a esta pregunta, se utilizó los datos de una investigación realizada desde la Universidad de Zaragoza durante los años 2003 y 2004, que tenía por finalidad conocer los hábitos y costumbres informativas de los empresarios aragoneses (2).

Según dicho estudio el 74% de las empresas aragonesas cuentan con departamentos relacionados con la información y documentación, siendo los departamentos concretos encargados de gestionarlas el de Documentación (28%), Información (21%), Comunicación (20%), Marketing (16%) y Relaciones Humanas (15%)

Para los autores de este estudio, los servicios de información y documentación dentro de las empresas aragonesas, aún estando en auge, todavía están en un estado incipiente de desarrollo.

3.- ¿Qué ofrecemos como colectivo a las empresas?
Utilizando algunas de las características reseñadas por José Antonio Merlo (3) como propias de los profesionales de la información, se hizo una aproximación a lo que los documentalistas como colectivo ofrecemos a las empresas:

• Una profesión delimitada: Las aptitudes o competencias profesionales están definidas de manera excelente en documentos como el Euroreferencial en Información y Documentación, auténtico catálogo de perfiles y tareas.
• Una profesión formada, ya que contamos con una oferta formativa muy amplia, tanto reglada como extrauniversitaria
• Una profesión informada, disponiendo de una variedad aceptable de revistas profesionales que cubren la mayoría de los campos de interés profesional.
• Una profesión multidisciplinar, así desde dentro de nuestro oficio se pueden incluir desde quienes leen escrituras antiguas, hasta gestores de contenidos web, lo que se refleja en la variedad de denominaciones que se han ido generando para referirse a las actividades que van asumiendo los profesionales de la información: Archivero, Bibliotecario, Documentalista, Gestor de información, Gestor de contenidos, Gestor de conocimiento, Infonomista, Experto en información, Arquitecto de información, Analista de información, Experto en vigilancia empresarial, Formador de usuarios, Indizador, Catalogador …
• Una profesión cambiante y adaptada al cambio.

También se analizaron los conceptos sobre los que se apoyaban las campañas promocionales de la profesión dirigidas a las empresas:

• Poder
• Tiempo
• Rentabilidad Empresarial (dinero)

4.- ¿Nos demandan las empresas?

Tras analizar lo que nosotros ofrecemos, planteamos si las empresas aragonesas nos estaban demandando, para lo que nos servimos de los datos que nos facilitaron desde el portal de información y orientación profesional para la búsqueda de empleo de CEPYME ARAGÓN Inforienta.

En Inforienta, diariamente recopilan las ofertas de empleo que aparecen publicadas en diferentes fuentes (INAEM, Empleo Público Aragón, Heraldo de Aragón, Heraldo Digital, Infojobs, Laboris, Infoempleo, Servicios de colocación CEPYME (AIL-PISL), otros (Aragónempleo, CIPAJ, Empleados, Huesca Empleo, etc), disponiendo en la actualidad una base de datos histórica con 43519 ofertas desde el año 2006 hasta la fecha.

Pues bien según la información facilitada por este servicio se comprueba que raramente las empresas aragonesas demandan a profesionales de la información (archiveros, bibliotecarios y documentalistas). Comprobándose por otra parte una clara indefinición de nuestro perfil en las ofertas de trabajo, pues suele ser habitual solicitar otro tipo de profesionales para la realización de tareas que estarían dentro de nuestro ámbito competencial, como al revés, solicitar documentalistas para cubrir puestos que no está claro que seamos nosotros quienes debemos cubrirlos.

5.- ¿Por qué no nos demandan las empresas?
Ante esta realidad se planteó cuales pueden ser las causas por las que las empresas aragonesas no están demando a los profesionales de la información en la medida que se podría esperar, máxime comparando con lo que está ocurriendo en otros territorios nacionales:

• ¿La reducida dimensión de sus empresas, con un tejido empresarial formado mayoritariamente por microempresas?
• ¿Una cultura empresarial poco propicia a reconocer el valor de la documentación y la información?
• ¿El desconocimiento de nuestra profesión y de nuestras capacidades?
• ¿La imagen obsoleta y tópica de los bibliotecarios / documentalistas?
• ¿La competencia de otros profesionales que ejercen nuestras funciones?
• ¿No ofrecemos los productos que verdaderamente necesitan las empresas?

Finalmente, se dieron una serie consejos para trabajar en una empresa como documentalista fruto de mi propia reflexión personal, y por lo tanto completamente subjetivos, y que fueron los siguientes:

1. ¡¡Créetelo!! Ten confianza
2. Oír, ver… y actuar
3. Busca alianzas en el interior de la empresa
4. Se competente en tu trabajo
5. Crea tu “marca” profesional
6. Promociónate
7. Innova y adáptate al cambio continuo

Notas:

1.- Ubieto Artur, M.I.; Sánchez Casabón, A.I.; Ubieto Artur, A.P. (1996) El sistema de información aragonés: centros y servicios de información y documentación
2.- Ubieto Artur, M.I.; Sánchez Casabón, A.I. (2007). “Las empresas en la sociedad de la información”. En: Revista Española de Documentación Científica, 30 (1), 91-105. Accesible en: http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/370/374
3.- Merlo-Vega, José-Antonio (2006). "La profesión de archivos, bibliotecas y centros de documentación". En: La profesión de archivos, bibliotecas y centros de documentación. Jornada estratégica de revitalización. Bilbao: Aldee, 21 de septiembre de 2006. Accesible en: http://eprints.rclis.org/7266/1/Bilbao210906.pdf