La web en el 2011: nuevas herramientas, nuevos servicios, nuevos usos

La web está continuamente evolucionando y transformándose apareciendo nuevos servicios y herramientas hasta hace poco impensables. Eduardo Albalá Ubiergo en “La Web '11: Guía para sobrevivir en Internet en el año 2011” analiza las herramientas actualmente existentes y sus potenciales usos, prestando una especial atención a sus aplicaciones empresariales.

Si la primera web nos permitía acceder a un universo creciente de información, la web 2.0 con un enfoque social transcendió el entorno tecnológico, proliferando servicios y aplicaciones pensadas para usuarios finales, muy fáciles de utilizar, sencillas de implantar y en muchos casos gratuitas, lo que posibilitó la participación y generación de contenidos por los propios usuarios a través de blogs, wikis, plataformas para compartir distintos tipos de materiales, redes sociales…

Pero la web 2.0 está siendo superada por una tercera generación de servicios, la web 3.0, caracterizada por ser una web inteligente en la que las máquinas procesan la información de una forma más inteligente, dándonos mayor productividad y una experiencia de usuario más instintiva.

Para ayudarnos a tener una idea clara de lo que está sucediendo en la web, conocer los cambios que están aconteciendo, así como identificar oportunidades concretas y reales que pueden ser aprovechadas por las empresas, organizaciones y particulares, Eduardo Albalá Ubiergo ha elaborado “La Web '11: Guía para sobrevivir en Internet en el año 2011” .

A través de su lectura descubrimos nuevos buscadores que no se limitan a buscar en el texto sino que ya realizan búsquedas semánticas en base a información que define a los objetos, buscadores capaces de realizar búsquedas visuales, o herramientas capaces de realizar búsquedas sociales y que mediante la explotación de la información de las redes sociales captan las tendencias y opiniones generales, o la reputación de una determinada empresa, marca o producto.

Este libro también nos muestra las nuevas formas de navegar a través de mundos virtuales, o utilizando la realidad aumentada para recrear virtualmente contenidos que serán añadidos a los objetos que tenemos delante, o incluso la navegación “sin aparatos”.

Junto a los tradicionales ordenadores una creciente gama de nuevos dispositivos móviles son la vía de entrada a Internet (teléfonos inteligentes o smartphones dotados de sistema operativo, pantallas táctiles o tablets, lectores de libros electrónicos…) lo que está obligando adaptar los contenidos de la web a dichos dispositivos.

Pero además se está haciendo realidad el “Internet de las cosas” por lo que cada vez más objetos son capaces de recibir y emitir información, formando así parte de la red.

Las compras sociales resultado de la integración del comercio electrónico con las redes sociales, las aplicaciones basadas en geoposicionamiento, la evolución de la identidad en la red, o la publicidad personalizada, son otros de los fenómenos que definen a la nueva web.

La gestión de la información en las empresas industriales como estrategia necesaria para superar la crisis

La introducción de un sistema de gestión de la información en el interior de las empresas es una de las principales actuaciones estratégicas para superar la actual crisis económica del sector industrial. Así lo señala la “Guía de supervivencia para superar la crisis: estudio del sector industrial, actividades comprendidas entre los CNAE (2009) 24 y 33 y sus perspectivas de futuro” elaborada por la Federación de Empresarios del Metal de Zaragoza (FEMZ) .

En esta guía –realizada en el marco de la convocatoria 2010 de Acciones de Apoyo y Acompañamiento a la Formación de la Comunidad Autónoma de Aragón- se ha identificado como una de las principales causas de declive del sector industrial la escasa capacidad de previsión ante determinadas tendencias de la economía y en consecuencia la ausencia de planes de organización internas que incrementen la competitividad de las empresas. Es por ello que la introducción de un sistema de gestión de la información, se presenta como una de las principales actuaciones estratégicas que ayudarán a las empresas industriales a la recuperación económica y a la superación de la crisis.

Y es que la gestión de la información entraña la localización y manejo de información con el fin de conocer las tendencias, prever situaciones favorables o desfavorables y actuar en la dirección adecuada. Y comprende las actividades relacionadas con la obtención de la información adecuada, a un precio adecuado, en el tiempo y lugar adecuado, para tomar la decisión adecuada.

Pero para llevar a cabo una adecuada gestión de la información es preciso contar con personal capacitado –un perfil al que se ajustan los profesionales de la información y documentación- proponiéndose en la guía una serie de acciones formativas a desarrollar por las empresas industriales como la “Gestión de la información en la empresa”.

Esta acción formativa estaría dirigida a la gerencia de las empresas con el objetivo de formarla en una adecuada localización y manejo de información con el fin de conocer las tendencias actuales, prever situaciones favorables o desfavorables y actuar consecuentemente en la dirección adecuada.

La acción debe capacitar para:

• Identificar las fuentes y herramientas de obtención de información más adecuadas para las características de la empresa (publicaciones especializadas de cada sector, instituciones públicas relacionadas, centros tecnológicos, asociaciones u organizaciones del sector, etc.).
• Gestionar la información obtenida, creando bases de datos en las que se almacenen datos de interés para el sector y realizando las asociaciones adecuadas de datos.
• Inferir y actuar en consecuencia: a partir de las redes de datos se pueden prever situaciones y tomar una decisión adecuada de acción (renovación de la maquinaria; diseño de un nuevo producto adaptado a la demanda, etc.).

Y los contenidos que deben abarcar son:

• Gestión de información no estructurada. Consideraciones estratégicas de diseño e implementación de una Gestión Documental integral.
• Sistemas de captura, almacenamiento, gestión y recuperación de documentos.
• Ciclo de publicación de contenidos empresariales.
• Gestión del Conocimiento: almacenamiento y búsqueda inteligente de información interna de la Compañía.
• Estudio de diversas soluciones disponibles en el mercado.

Las otras acciones formativas propuestas en la guía para implantar un sistema de gestión de la información son:

Aplicación de TICs a la gestión empresarial (que incluiría el conocimiento de sistemas de gestión, sistemas de gestión integrada, ERP, SCM, CRM…)

Resolución de problemas y toma de decisiones con el objetivo de formar en un método racional y lógico para el procesamiento de la información que facilite la tarea de detectar y describir problemas, tomar decisiones y asegurar el éxito de sus planes de acción.

Y muy ligado con este objetivo estratégico en la guía se propone la necesidad de formar en Herramientas para la gestión del conocimiento interno que permitan la realización del proceso de transferencia del conocimiento y la experiencia de los trabajadores, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la empresa.

El verdadero deporte

Frente al deporte como competición prefiero el deporte como recreación, pasatiempo, placer, diversión o ejercicio físico. Afortunadamente no soy el único.

Diez reglas básicas en un proyecto de gestión de documentos

Adela d’Alòs-Moner, miembro del Grupo ThinkEpi en una reciente nota publicada en el foro Iwetel nos propone diez reglas para abordar un proyecto de gestión documental en las organizaciones:

1. Implicación de la dirección

La implicación de la dirección en un proyecto de estas características es indispensable ya que comporta siempre cambios en la cultura de la empresa, en los procedimientos y muy a menudo en la propia estructura organizativa. Intentar llevar a cabo un proyecto de mejora de la gestión de la documentación sin una implicación clara y directa de la dirección quizá permita pequeños avances, pero pocas veces representará una mejora sensible en la organización.

2. Entender la organización y tener una visión amplia del entorno en la que ésta opera

La documentación es un claro reflejo de la actividad de una organización y, por tanto, para llevar a cabo cualquier proyecto de mejora de gestión de la documentación es forzoso entenderla. Comporta conocer su misión, sus objetivos, sus prioridades, sus procesos clave de negocio, el entorno legal y normativo en el que opera, etc.

Un proyecto de mejora de gestión de la documentación debe abordar en profundidad los flujos de trabajo y los procedimientos y tener en cuenta los roles de las distintas personas implicadas en los mismos.

Pero además de “la propia organización” se hace necesario un conocimiento del entorno, de datos macroeconómicos y microeconómicos, del mercado, de tendencias, de la competencia…

3. Sumar visiones y conocimientos. Trabajo en equipo

El trabajo aislado no tiene cabida en un proyecto de gestión de la documentación. Depende de cada organización el decidir quién deberá formar parte de un equipo de trabajo. Los responsables del departamento de gestión de documentos, información o archivo, de calidad, tecnología, organización, recursos humanos o gerencia son los más habituales, y constituyen equipos multidisciplinares con los que es posible obtener mejores resultados en menos tiempo.

Para avanzar es indispensable la implicación de distintos perfiles dentro de la organización: el “solo ante el peligro” se convierte en algo realmente peligroso y, sobre todo, poco eficiente.

4. Asignación de responsabilidades

El hecho de llevar a cabo un trabajo en equipo no comporta que no deba haber asignación de responsabilidades claras. Según la dimensión de la organización estas deberán situarse a distintos ámbitos: un responsable global de gestión documental y además, por ejemplo, responsables departamentales. Un aspecto fundamental es que cada uno de los trabajadores sea consciente de su responsabilidad con los documentos que genera o recibe.

Un proyecto en el que haya actividades o tareas indefinidas y sin asignación de responsabilidades concretas necesita su reconsideración global.

5. Formación

Un proyecto de gestión de la documentación comporta necesariamente dedicar horas a formar al personal en los nuevos procedimientos y pautas de trabajo y, eventualmente, en las herramientas tecnológicas que se puedan implementar. Es esencial que las personas en la organización entiendan y se sientan “cómodas” en los nuevos procedimientos de trabajo. La formación contribuye en gran medida a superar “resistencias al cambio” que a menudo se producen.

Además de la formación debe asegurarse el soporte y apoyo al personal para solventar dudas o dificultades con las que normalmente se enfrentan las primeras semanas.

6. Cultura corporativa. Comunicación

Para que un sistema de gestión documental sea realmente efectivo debe haber una cultura orientada a compartir. Crear y establece pautas orientadas a romper “silos” y compartimentos estancos. La comunicación tiene aquí un papel relevante ya que debe servir para transmitir una visión global de los beneficios a obtener que vaya más allá del propio ámbito de actuación. Definir y concretar una política corporativa y que el personal en su globalidad la asuma, no es un tema baladí.

Los cambios en las organizaciones los realizan las personas. Sin ellas, sin su complicidad, sin su implicación, un proyecto de gestión documental posiblemente acabará atascándose. Un aspecto que a menudo no se tiene suficientemente en cuenta es la diversidad de realidades de las personas de la organización en cuanto a sus habilidades y actitudes. Lo que puede haber funcionado en una organización no tiene porque también operar positivamente en otra.

7. Herramientas de gestión

En un sistema de gestión de documentos se utilizan instrumentos como son los cuadros de clasificación, los calendarios de conservación y eliminación, vocabularios de metadatos, etc. Estos instrumentos, usados tradicionalmente para gestionar los documentos en soporte papel, se han ido modificando para adaptarse a la nueva realidad de la documentación electrónica.

Hay que evitar un error muy frecuente como es el de implementar un software de gestión documental sin haber realizado una toma de requerimientos funcionales que tengan en cuenta el uso de un cuadro de clasificación, una taxonomía, los modelos de metadatos a aplicar, etc. MoReq2 (Model requirements for the management of electronic records) http://cepymearagon.blogspot.com/2008/10/normas-para-la-gestin-de-archivos-v.html es una referencia importante ya que establece los requisitos que debe cumplir cualquier programa de gestión de documentos.

Así mismo, hay que evitar realizar una aplicación mimética de los esquemas “clásicos” ligados a la formación en archivos o en documentación. A menudo lo “mejor” no encaja con la cultura organizativa o con lo que la dirección de la empresa y las personas esperan. Y es, por tanto, necesario cuestionarse lo que pueden ser las bases teóricas aprendidas.

8. Un proyecto global. Pequeños avances

Llevar a cabo un proyecto de gestión de documentos en cualquier organización requiere tiempo. Es por ello que hace falta –una vez diseñado y enmarcado el proyecto global, sus beneficios, resultados, etc.-, ir avanzando por fases sobre todo en aquellos departamentos o áreas con las personas más proactivas, que pueden actuar como elemento de referencia para los demás.

Es importante realizar un planeamiento que permita pequeños avances iniciales, que producen una visión positiva en la organización, porque esto desencadena buenas condiciones y una predisposición para posteriores etapas y avances.

9. Resolver los problemas de hoy. Anticiparse a los de mañana

Un proyecto de gestión de documentos debe, en primer lugar, dar respuesta a los problemas y disfunciones de la organización hoy. Los resultados, los beneficios deben ser evidentes y deberían poderse cuantificar. Si hay algo que demandan las organizaciones y especialmente en momentos de crisis y de dificultades, es la mejora de la eficiencia y, en este aspecto, una correcta gestión de la documentación, y por ello, del conocimiento corporativo, es un aspecto clave que puede aportar beneficios a corto plazo.

Pero más allá es indispensable pensar en “mañana”, identificando claramente los riesgos del sistema y su sostenibilidad. Especialmente en temas como la preservación, hay que ser extremadamente cauto y riguroso para proponer iniciativas que puedan ser viables en el tiempo.

10. Marco normativo

Más allá del marco normativo y legal en el que actúa la organización, para diseñar un sistema de gestión de documentos es indispensable tener presente las normas específicas en gestión documental, como la norma UNE-ISO/TR 15489 de gestión de documentos o la norma ISO 30300 en fase de aprobación, que permitirán certificar el sistema de gestión de la documentación de una organización.

Allá en lo alto

Camino de Santiago

Notificaciones electrónicas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria

A partir del próximo 1 de enero de 2011 todas las entidades que tengan la forma jurídica de sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada y las uniones temporales de empresas están obligadas a recibir por medios electrónicos las comunicaciones y notificaciones administrativas que les realice la Agencia Estatal de Administración Tributaria en sus actuaciones y procedimientos tributarios, aduaneros y estadísticos de comercio exterior y en la gestión recaudatoria.

El Real Decreto 1363/2010, por el que se regulan supuestos de notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias por medios electrónicos en el ámbito de la Agencia Estatal de Administración Tributaria publicado en el Boletín Oficial del Estado del pasado 16 de noviembre de 2010, establece la obligatoriedad de recibir por medios electrónicos las comunicaciones y notificaciones administrativas que en el ejercicio de sus competencias les dirija la Agencia Estatal de Administración Tributaria a las siguientes entidades:

• Las sociedades anónimas (entidades con número de identificación fiscal que empiece por la letra A)
• Las sociedades de responsabilidad limitada (entidades con NIF que empiece por la letra B)
• Las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española (NIF que empiece por la letra N)
• Los establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español (NIF que empiece con la letra W)
• Las uniones temporales de empresas (entidades cuyo NIF empieza por la letra U)
• Las entidades cuyo NIF empiece por la letra V y se corresponda con uno de los siguientes tipos:
• Agrupación de interés económico
• Agrupación de interés económico europea
• Fondo de Pensiones
• Fondo de capital riesgo
• Fondo de inversiones
• Fondo de titulización de activos
• Fondo de regularización del mercado hipotecario
• Fondo de titulización hipotecaria
• Fondo de garantía de inversiones

Además con independencia de su personalidad o forma jurídica, estarán obligados a recibir por medios electrónicos las comunicaciones y notificaciones administrativas que les practique la Agencia Estatal de Administración Tributaria las personas y entidades en las que concurra alguna de las siguientes circunstancias:

• Estuvieran inscritas en el registro de grandes empresas.
• Hayan optado por la tributación en el régimen de consolidación fiscal.
• Hayan optado por la tributación en el Régimen especial del grupo de entidades, regulado en el capítulo IX del título IX de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
• Que estuvieran inscritas en el registro de devolución mensual, regulado en el artículo 30 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.