Ya en la recta final de las VIII Jornadas de Archivos Aragoneses, el día de ayer 27 de noviembre tuvo un enfoque más “tecnológico”, dedicándose la mañana de manera casi monográfica a analizar las repercusiones de la administración electrónica sobre los archivos y la tarde a presentar la situación de los archivos en la web.
El 14 de junio del año 2007, se aprobó la ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, cuya finalidad es promover el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las relaciones entre la Administración Pública y los ciudadanos. En virtud de esta Ley, los ciudadanos podrán realizar todas sus gestiones administrativas por medios electrónicos. De esta forma, las Administraciones Públicas quedan obligadas a ofrecer sus servicios por Internet, dispositivos móviles o cualquier medio electrónico futuro. En definitiva la administración pública debe evolucionar hacia una administración electrónica.
Montaña Merchán Arribas, Subdirectora General Adjunta de la División de Proyectos Técnicos para la Administración del Estado del Ministerio de Administraciones Públicas, fue la encargada de abrir la jornada con la ponencia “La problemática de la Administración Electrónica y los Archivos. Ley 11/2007 y archivo electrónico”
En ella expuso en primer lugar las implicaciones de la ley 11/2007 en todo lo relacionado con los documentos electrónicos, el expediente electrónico y la conservación de los documentos electrónicos: el archivo electrónico.
A continuación abordó como es el procedimiento administrativo en el entorno digital, es decir el procedimiento electrónico.
Finalmente detallo todos los aspectos que la administración debe abordar para adaptarse a la ley 11/2007 y poder realizar sus procedimientos electrónicamente; como son el recibir documentos electrónicos, la tramitación con documentos electrónicos, el acceso del ciudadano a expedientes y documentos electrónicos, la realización de copias de documentos, el intercambio de documentos y expedientes entre administraciones, la salida de documentos y notificaciones, la conservación de los documentos con garantías, la contextualización de los documentos, y la formación de expedientes electrónicas.
De todos estos aspectos Montaña Merchán fue ofreciendo ejemplos de proyectos que diferentes administraciones ya están desarrollando.
José Luis Fandos Muñoz, Inspector General de Servicios del Gobierno de Aragón presento la ponencia “La función de archivo en la administración electrónica”, en la que analizó como la legislación aragonesa aborda las funciones clásicas de los archivos: recoger – conservar y servir la documentación, para a continuación exponer el cambio de paradigma que va a suponer la adaptación a la ley 11/2007, y las dificultades que ello va a entrañar sobre todo a las corporaciones más pequeñas.
Después del necesario café, la mañana continuó con la presentación de dos experiencias concretas de adaptación a la administración electrónica, la del Ayuntamiento de Zaragoza y la de la Diputación Provincial de Huesca.
Ricardo Cavero Arceiz, Director General de Ciencia y Tecnología del Ayuntamiento de Zaragoza, presentó “La administración electrónica y los archivos en el Ayuntamiento de Zaragoza”, detallando el proyecto de implantación de una auténtica administración electrónica en el ayuntamiento de Zaragoza, y que tiene un objetivo ambicioso y claro lograr una administración sin papeles, con vistas a una gestión más eficiente y buscando una mayor cercanía al ciudadano. Cavero destacó que las iniciativas puestas en marcha por el ayuntamiento de Zaragoza hacen hincapié en el uso de software libre y en la implantación de un sistema de gestión de documentos y archivo unificado para toda la organización.
Carlos Becana Sanahuja, Asesor Técnico de Nuevas Tecnologías de la Diputación Provincial de Huesca, presentó la comunicación“El papel de los archivos en la nueva Ley de administración electrónica. El caso de Diputación Provincial de Huesca”, con la que explicó como la Diputación Provincial de Huesca, con la nueva entrada en vigor de la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos al Sector Público, ha redefinido los objetivos del programa “Diputación Digital de Huesca” para intentar cumplir con el nuevo marco legislativo. En esta línea se han impulsado políticas de uso de la firma electrónica, se ha puesto en marcha el registro electrónico y en la actualidad se ha implantado el Sistema de Gestión Documental, en la que el archivo va a jugar un papel importante en la catalogación, normalización y simplificación de los procedimientos, definiendo las estructuras de información necesarias para garantizar la integridad, custodia y posterior consulta de los documentos.
La mañana finalizó con dos comunicaciones una sobre la preservación digital presentada por Luis Torres Freixenet y otra sobre los archivos de empresa presentada por Miguel Ángel del Prado, documentalista de CEPYME ARAGÓN.
Luis Torres Freixenet, de la Unidad de Sistemas de Reproducción de Documentos del Archivo Municipal de Zaragoza, con la comunicación “Preservación digital, el reto del futuro” presentó el estado actual de la preservación digital con la intención de concienciar a las administraciones de la comunidad autónoma aragonesa implicadas con el patrimonio digital de la necesidad de que unan sus fuerzas y pongan en marcha un plan de preservación digital que pueda servir para todos y en el que todos puedan dar su aportación.
Finalmente, Miguel Ángel del Prado Martínez, director del Servicio de Documentación y Archivos de CEPYME Aragón presentó la comunicación "Los archivos de empresa y el reglamento de desarrollo de la ley orgánica 15/1999", en la que presentó la situación actual de los archivos en las empresas españolas, la novedades introducidas por el recientemente aprobado reglamento de desarrollo de la ley orgánica de protección de datos de carácter personal, y el modo en que este reglamento puede influir en los archivos empresariales.
Montaña Merchán Arribas, Subdirectora General Adjunta de la División de Proyectos Técnicos para la Administración del Estado del Ministerio de Administraciones Públicas, fue la encargada de abrir la jornada con la ponencia “La problemática de la Administración Electrónica y los Archivos. Ley 11/2007 y archivo electrónico”
En ella expuso en primer lugar las implicaciones de la ley 11/2007 en todo lo relacionado con los documentos electrónicos, el expediente electrónico y la conservación de los documentos electrónicos: el archivo electrónico.
A continuación abordó como es el procedimiento administrativo en el entorno digital, es decir el procedimiento electrónico.
Finalmente detallo todos los aspectos que la administración debe abordar para adaptarse a la ley 11/2007 y poder realizar sus procedimientos electrónicamente; como son el recibir documentos electrónicos, la tramitación con documentos electrónicos, el acceso del ciudadano a expedientes y documentos electrónicos, la realización de copias de documentos, el intercambio de documentos y expedientes entre administraciones, la salida de documentos y notificaciones, la conservación de los documentos con garantías, la contextualización de los documentos, y la formación de expedientes electrónicas.
De todos estos aspectos Montaña Merchán fue ofreciendo ejemplos de proyectos que diferentes administraciones ya están desarrollando.
José Luis Fandos Muñoz, Inspector General de Servicios del Gobierno de Aragón presento la ponencia “La función de archivo en la administración electrónica”, en la que analizó como la legislación aragonesa aborda las funciones clásicas de los archivos: recoger – conservar y servir la documentación, para a continuación exponer el cambio de paradigma que va a suponer la adaptación a la ley 11/2007, y las dificultades que ello va a entrañar sobre todo a las corporaciones más pequeñas.
Después del necesario café, la mañana continuó con la presentación de dos experiencias concretas de adaptación a la administración electrónica, la del Ayuntamiento de Zaragoza y la de la Diputación Provincial de Huesca.
Ricardo Cavero Arceiz, Director General de Ciencia y Tecnología del Ayuntamiento de Zaragoza, presentó “La administración electrónica y los archivos en el Ayuntamiento de Zaragoza”, detallando el proyecto de implantación de una auténtica administración electrónica en el ayuntamiento de Zaragoza, y que tiene un objetivo ambicioso y claro lograr una administración sin papeles, con vistas a una gestión más eficiente y buscando una mayor cercanía al ciudadano. Cavero destacó que las iniciativas puestas en marcha por el ayuntamiento de Zaragoza hacen hincapié en el uso de software libre y en la implantación de un sistema de gestión de documentos y archivo unificado para toda la organización.
Carlos Becana Sanahuja, Asesor Técnico de Nuevas Tecnologías de la Diputación Provincial de Huesca, presentó la comunicación“El papel de los archivos en la nueva Ley de administración electrónica. El caso de Diputación Provincial de Huesca”, con la que explicó como la Diputación Provincial de Huesca, con la nueva entrada en vigor de la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos al Sector Público, ha redefinido los objetivos del programa “Diputación Digital de Huesca” para intentar cumplir con el nuevo marco legislativo. En esta línea se han impulsado políticas de uso de la firma electrónica, se ha puesto en marcha el registro electrónico y en la actualidad se ha implantado el Sistema de Gestión Documental, en la que el archivo va a jugar un papel importante en la catalogación, normalización y simplificación de los procedimientos, definiendo las estructuras de información necesarias para garantizar la integridad, custodia y posterior consulta de los documentos.
La mañana finalizó con dos comunicaciones una sobre la preservación digital presentada por Luis Torres Freixenet y otra sobre los archivos de empresa presentada por Miguel Ángel del Prado, documentalista de CEPYME ARAGÓN.
Luis Torres Freixenet, de la Unidad de Sistemas de Reproducción de Documentos del Archivo Municipal de Zaragoza, con la comunicación “Preservación digital, el reto del futuro” presentó el estado actual de la preservación digital con la intención de concienciar a las administraciones de la comunidad autónoma aragonesa implicadas con el patrimonio digital de la necesidad de que unan sus fuerzas y pongan en marcha un plan de preservación digital que pueda servir para todos y en el que todos puedan dar su aportación.
Finalmente, Miguel Ángel del Prado Martínez, director del Servicio de Documentación y Archivos de CEPYME Aragón presentó la comunicación "Los archivos de empresa y el reglamento de desarrollo de la ley orgánica 15/1999", en la que presentó la situación actual de los archivos en las empresas españolas, la novedades introducidas por el recientemente aprobado reglamento de desarrollo de la ley orgánica de protección de datos de carácter personal, y el modo en que este reglamento puede influir en los archivos empresariales.
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