La gestión del correo electrónico dentro de la estrategia corporativa de información y gestión documental

El correo electrónico debe formar parte de la estrategia corporativa de información y gestión documental, de manera que todas las transacciones queden perfectamente documentadas independientemente del medio de comunicación que se utilice. Para ello los mensajes electrónicos han de conservar su contenido, su estructura y el contexto en el que fueron creados, de forma tal que no puedan ser alterados o manipulados. En definitiva, es necesario tomar medidas para garantizar su autenticidad. Esto implica también una correcta gestión de la selección y el expurgo de los documentos que permita el aprovechamiento eficaz y eficiente de los recursos informáticos al servicio de las organizaciones.

Sin embargo, la habitual consideración del correo electrónico como un medio de comunicación personal ha provocado que la organización y archivado de los mensajes quede generalmente al criterio de los usuarios, quienes son en muchos casos los únicos responsables de la conservación de los mensajes al no existir una política institucional que establezca condiciones y plazos de conservación. Incluso las organizaciones que han establecido unas normas para la utilización de esta herramienta han dejado a un lado la clasificación y el archivo de los ficheros generados por la misma, así como las recomendaciones relativas a la eliminación de la información almacenada en las carpetas personales o la gestión de cuentas de correo en caso de cambio en el puesto de trabajo. Tampoco se estudian los requisitos técnicos para su conservación futura, ni las estrategias a seguir para ella, ni se diseñan procedimientos de recuperación de datos en caso de catástrofe.

Las ventajas del establecimiento de políticas institucionales de gestión del correo electrónico, son múltiples:

1.- Desde el punto de vista organizativo:

• Reduce las pérdidas de información.
• Mejora la eficacia y la eficiencia de la institución.
• Previene el uso fraudulento de los sistemas de correo electrónico.
• Previene accesos no autorizados a la información.
• Contribuye a garantizar que los mensajes con valor documental sean conservados de forma que sean accesibles en el futuro.
• Contribuye a preservar la memoria institucional.

2.- Desde el punto de vista legal:

• Contribuye a cumplir con la legislación relativa a privacidad de las comunicaciones.
• Contribuye a cumplir con la legislación vigente en materia de procedimiento administrativo, y de acceso y conservación de la documentación.
• Minimiza los riesgos legales de la organización.

3.- Desde el punto de vista técnico:

• Garantiza la correcta organización de los mensajes y la integridad de los expedientes en entornos híbridos y digitales.

No obstante esta necesaria gestión corporativa de los correos electrónicos no está exenta de dificultades, por lo que resulta de gran interés contar con directrices que nos ayuden abordarla, y en este sentido puede resultar de gran utilidad la “Propuesta de Recomendaciones para la Gestión y Conservación del Correo Electrónico en las Universidades Españolas” elaborada por el Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos de la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas, la cual hemos extractado en este post.

Recomendaciones para la gestión del correo eletrónico:

1.- Establecer responsabilidad en la gestión del correo electrónico

Al igual que ocurre con los documentos en papel, el remitente tiene la responsabilidad de gestionar y conservar los mensajes que crea y envía, como evidencia de una actuación determinada.

El destinatario, por su parte, tiene la responsabilidad de gestionar y conservar aquellos mensajes que forman parte de un expediente. En el caso de mensajes colectivos, será la unidad administrativa que conserve el expediente completo, la que conservará obligatoriamente el mensaje de correo.

2.- Identificar los mensajes que son documentos corporativos

No todos los mensajes enviados o recibidos por personal de la organización son documentos corporativos, por lo que habrá que diferenciar éstos de los mensajes personales.

Los mensajes de correo electrónico son considerados documentos corporativos cuando son testimonio de una actividad propia de la organización. Para determinar esta naturaleza hay que responder afirmativamente a las siguientes preguntas: ¿está el mensaje relacionado con mis funciones o actividades propias? ¿Forma parte de un expediente abierto? ¿Contiene información útil para mi trabajo?

Los tipos de mensaje que habitualmente constituyen documentos corporativos son políticas y directrices, circulares, correspondencia o memorandos relacionados con actividades propias de la organización, planes de trabajo, agendas, actas, borradores de documentos que se envían para ser comentados o aprobados, cualquier documento que inicia, autoriza o completa una transacción dentro de la organización, informes finales o recomendaciones.

No se consideran documentos corporativos los mensajes personales, spam, información no solicitada (información de cursos, artículos, etc.)

3.- Gestión de los mensajes de correo electrónico

Al igual que el resto de documentos administrativos, los mensajes de correo deben ser gestionados en un plazo de pocos días. Para ello, se recomienda incorporar la gestión de los mensajes de correo al trabajo diario.

Una vez recibido o enviado un mensaje, hay que determinar su valor y en consecuencia, su destino:

• Si el mensaje no está relacionado con una actividad o función propia de la organización, eliminar una vez leído o enviado.
• Si es un borrador de un documento, conservar hasta recibir o enviar el documento definitivo.
• Si es un mensaje que recibimos como información, sin valor administrativo, conservar mientras sea útil.
• Si es un mensaje que se imprime y se archiva en el expediente en papel, eliminar una vez impreso.

Los mensajes enviados a varias personas, sólo serán conservados por el remitente y por el destinatario principal.

En los mensajes con documentos adjuntos, si el mensaje de correo es sólo un documento de trámite para avisar del envío, se puede eliminar. Por el contrario, si tiene información contextual importante debe conservarse.

En el caso de mensajes envío-respuesta, conservar el último que incluya la cadena de mensajes anteriores.

4.- Clasificación y archivado de los mensajes de correo electrónico

Al igual que el resto de documentos administrativos, los mensajes electrónicos deben seguir los criterios de clasificación y archivo establecidos por el Sistema de Gestión Documental de la organización.

En primer lugar habrá que clasificar y archivar los mensajes a conservar, para incorporarlos al expediente correspondiente, ya sea en papel o electrónico. Estas operaciones deberían realizarse lo más cerca posible del momento de su creación o recepción.

Se recomienda:

• En el caso de expedientes formados mayoritariamente por documentos en papel, imprimir el mensaje electrónico con todos los datos del encabezado y archivarlo en el expediente en papel. Sin embargo se deberá conservar el mensaje electrónico, ya que será éste el que tenga valor como evidencia.

• Los mensajes pueden archivarse temporalmente en la aplicación del correo electrónico, de manera que estén disponibles para su utilización. Para ello se creará una estructura de carpetas y subcarpetas de acuerdo con el cuadro de clasificación de la Universidad, y similar a la existente en el disco duro.

• Para conservar a largo plazo, o para que los mensajes y sus documentos adjuntos sean accesibles a otras personas del servicio, los mensajes de correo electrónico se archivarán en el servidor o archivo digital correspondiente, manteniendo la estructura de carpetas según el cuadro de clasificación. De esta forma, se garantiza la unidad del expediente.

• Cuando los mensajes incluyen documentos adjuntos, habrá que considerar si debemos conservar el mensaje, el adjunto, o ambos. En el último caso, estos documentos se archivarán separadamente, ya que pueden tener diferentes necesidades de conservación en función de su formato y podrán ser identificados y reutilizados más fácilmente. Se almacenarán en la carpeta del servidor correspondiente al expediente en cuestión, manteniendo la conexión con el mensaje mediante metadatos. Sobre esta estructura de carpetas clasificadas podrán aplicarse los distintos plazos de conservación para cada una de las series.

• Los mensajes pueden almacenarse en el formato de la aplicación de correo electrónico, ya que se mantienen así sus funcionalidades (respuesta, reenvío…), lo que facilita su reutilización. Sin embargo, para su conservación a largo plazo, será necesario migrar a un formato abierto o estándar.

Resumen de la Propuesta de Recomendaciones para la Gestión y Conservación del Correo Electrónico en las Universidades Españolas elaborada por el Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos de la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas