Las organizaciones para poder atender y satisfacer las necesidades y demandas de información de sus usuarios, suministrando esta con la calidad y en la cantidad adecuadas a la persona apropiada en el momento y lugar oportunos con la forma y el formato preciso para que su uso sea correcto, necesitan disponer de sus propios sistemas de información, encargados de gestionar todos sus recursos informativos. Y en esta gestión ocupa un lugar preferente la información documental, es decir, la información fijada en documentos.
Tradicionalmente, las organizaciones para el control y gestión de los documentos y de la información que albergan se han dotado de una serie de servicios diferentes: archivos de distinta tipología que asumen la responsabilidad de la gestión de la documentación producida por las organizaciones en el desempeño de sus funciones, bibliotecas especializadas o centros de documentación encargados de gestionar la documentación informativa externa, y sin olvidar los servicios administrativos y técnicos encargados de la creación y tramitación de los documentos.
De manera casi generalizada, estos servicios han coexistido en el seno de las organizaciones de forma separada e independiente sin apenas relación entre ellos, funcionando como sistemas de información estancos y descoordinados. Esto ha tenido una serie de efectos negativos como la duplicación de esfuerzos, el desaprovechamiento de los recursos o la dificultad para usar de modo conjunto la información procedente de las diversas tipologías documentales.
Para superar esta situación proponemos un modelo de sistema integrado de gestión de la información documental (SIGID) para las organizaciones que tenga un carácter integral atendiendo a todo tipo de documentos, que esté plenamente imbricado en las estructuras y operativas de las organizaciones a la que sirve, y que a su vez integre a las distintas unidades y servicios corporativos especializados en la gestión de las diferentes tipologías documentales.
La elaboración del modelo de SIGID asume dos hipótesis. La primera hipótesis es que la identificación de requerimientos documentales para satisfacer necesidades de información se debe realizar asociadas a los procesos de trabajo de una organización y sin distinción de procedencia de los documentos. Y la segunda hipótesis es que la evaluación y el rediseño continuos se deben efectuar desde la perspectiva de la utilidad del sistema para aportar valor y contribuir al logro de los objetivos corporativos.
El modelo propuesto se basa en tres pilares: una serie de principios rectores que lo fundamentan y que definen sus características esenciales; unos objetivos, componentes y una estructura de subsistemas comunes a todo SIGID; y una metodología de diseño, planificación y evaluación.
Prado Martínez, Miguel Ángel del (2015). Planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones empresariales. Tesis doctoral. Zaragoza: Universidad de Zaragoza, 444 p. < http://albarracin.unizar.es/jopac/registro?id=00396414>
Prado Martínez, M. A. del; Esteban Navarro, M. A. (2016) Propuesta de un modelo de Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental para las organizaciones. Revista General de Información y Documentación 26 (2), 387-415. <http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/view/54708/49911>
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