Modelo de Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental para las organizaciones (III). Objetivos

Objetivos generales

El SIGID tendrá por objetivo satisfacer las necesidades de información documental de los miembros de una organización, facilitándoles en cualquier momento el acceso fácil, ágil y controlado a los documentos adecuados para la toma de decisiones, el diseño de sus estrategias, la realización eficaz de los procesos de negocio, el cumplimiento del marco legal y reglamentario, y la rendición de cuentas de sus actividades cuando lo requieran las partes interesadas.

El SIGID se encargará de gestionar de manera sistemática e integral todos los documentos e informaciones producidos o recibidos por una organización en el desempeño de sus actividades, sea cual sea su naturaleza, su formato o soporte en el que se hayan materializado o del entorno tecnológico donde se hayan generado, y durante todo su ciclo vital, desde su creación o recepción hasta su eliminación o conservación permanente.

Así mismo deberá garantizar la alineación de la gestión de la información documental con la misión, la visión y las estrategias de la organización, así como su integración dentro de los procesos de negocio con la finalidad última de contribuir con su funcionamiento a la consecución de los objetivos globales corporativos.

Estructura y objetivos específicos: los subsistemas

El SIGID estará conformado por dos subsistemas: el subsistema de gestión de la documentación informativa y el subsistema de gestión de la documentación de archivo. Cada uno de estos subsistemas tendrá unas funciones concretas y utilizará unas técnicas de trabajo propias.

Estructura del SIGID

El subsistema de gestión de los documentos de archivo será el encargado de gestionar toda la documentación producida y reunida por la organización en el desempeño de sus funciones y como sustento de sus actividades, con independencia de su edad, formato o soporte en el que se haya materializado. Para ello realiza un conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la captura, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de los documentos. Los objetivos que persigue este subsistema son:

• Identificar los documentos creados en cada proceso de negocio para poder capturarlos e incorporarlos de forma rutinaria al sistema, ligándolos a las actividades de la organización de las que son resultado. 
• Garantizar que los documentos de la organización son auténticos, fidedignos, íntegros y utilizables, y que recogen los hechos que comunicaron, las decisiones que se adoptaron o las medidas que se emprendieron.
• Organizar los documentos de modo que reflejen los procesos de negocio de la organización.
• Lograr una explotación eficaz, eficiente y económica de los documentos durante el tiempo que son necesarios para la gestión administrativa, la toma de decisiones y la obtención de pruebas.
• Garantizar un acceso controlado a la documentación, la información y los datos existentes.
• Proteger a los documentos frente a las modificaciones o eliminaciones no autorizadas.
• Conservar las evidencias de los actos y de las operaciones de la organización que le permitan llevar a cabo de forma eficaz sus actividades y procesos de trabajo, proteger sus intereses, hacer frente a las obligaciones legales y rendir cuentas a las partes interesadas.
• Mantener la memoria corporativa, el saber hacer de la organización más allá de los individuos que trabajan en ella pudiendo aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada su experiencia.
• Facilitar que la documentación y la información que contiene, se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, de manera que no sea necesario elaborar documentos o buscar informaciones ya existentes en la organización.

El subsistema de gestión de la documentación informativa será el encargado de identificar y satisfacer las necesidades de información documental de los miembros y partes interesadas de la organización, posibilitando el conocimiento, acceso y recuperación de todos aquellos documentos cuyos contenidos informativos puedan resultarles relevantes y de utilidad para la toma de decisiones y la realización de sus trabajos, de forma fácil, eficaz y al menor coste posible. Los objetivos que persigue este subsistema son:

• Analizar e identificar las necesidades, requerimientos y usos de la información en el interior de la organización por sus diferentes miembros, vinculándolos a los diferentes procesos de trabajo. En concreto tratará de detectar qué información es necesaria, por qué, para quién y cuándo; qué información es crítica para alcanzar los objetivos organizativos; quienes son las personas implicadas en la producción, gestión y uso de la información así como sus características esenciales (nivel y especialización profesional, roles que desempeñan, situaciones concretas en las que necesitan información…); cómo se consigue la información; cómo se utiliza y comparte la información; y qué nivel de satisfacción se obtiene. 
• Identificar los diferentes tipos de recursos de información de que dispone la organización, la localización de los repositorios donde se almacenan y los medios de comunicación que se utilizan. 
• Formar y mantener una colección de recursos de información precisa, equilibrada, ajustada a los fines establecidos por la organización, a las necesidades de sus miembros y partes interesadas, y acomodada a los recursos materiales, espaciales y económicos disponibles. 
• Organizar la colección de recursos de información para posibilitar su control, difusión y utilización. Mediante el correspondiente tratamiento documental los recursos deberán ser descritos, clasificados y ordenados de acuerdo a los estándares reconocidos y siempre en el formato que mejor se adapte a las necesidades de información de la organización y de sus miembros. 
• Desarrollar productos y servicios de información de calidad y pertinentes, que estén en consonancia con los objetivos de la organización.

Prado Martínez, Miguel Ángel del (2015). Planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones empresariales. Tesis doctoral. Zaragoza: Universidad de Zaragoza, 444 p. < http://albarracin.unizar.es/jopac/registro?id=00396414> 

Prado Martínez, Miguel Ángel del; Esteban Navarro, Miguel Ángel (2016). Propuesta de un modelo de Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental para las organizaciones. Revista General de Información y Documentación. 26 (2), 387-415. <http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/view/54708/49911>