Modelo de Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental para las organizaciones (II). Principios

Los principios rectores inherentes al modelo de sistema propuesto son de dos tipos: conceptuales y operacionales.

Principios conceptuales

Los principios conceptuales fijan los conceptos básicos para la comprensión de la realidad en la que se interviene y, por tanto, están ligados a las directrices estratégicas del sistema. Estos principios son nueve.

1. La información y los documentos que la soportan son un activo estratégico para las organizaciones que debe ser adecuadamente gestionado. Carecer de información de calidad, es decir exacta, oportuna y relevante, tiene repercusiones que pueden ir desde deficiencias en las operaciones hasta la toma de decisiones mal fundamentadas o, incluso, el cese de actividades. Del reconocimiento de este hecho se deriva la necesidad de establecer sistemas de información en las organizaciones que garanticen el suministro de información de calidad.

2. El reconocimiento del carácter sistémico de la gestión de la información documental en las organizaciones. Esta gestión se debe abordar como el diseño de un conjunto de elementos organizados que interactuarán entre sí y que mantendrán una relación dinámica y de mutua influencia con su entorno para conseguir un objetivo y meta determinada: satisfacer las necesidades de información de sus usuarios.

3. La exigencia de una gestión integral e integrada de la información documental. Para poder satisfacer todas las necesidades de información documental de los miembros y partes interesadas de una organización, su sistema de información deberá atender a la gestión integral de todo tipo de documentos. Por su parte, para lograr el control y la gestión integral de todos los documentos así como de toda la información en ellos albergada, es necesario crear un sistema de información que integre a las distintas unidades y servicios documentales existentes en el seno de la organización, superando las posibles incomunicaciones existentes entre ellos.

4. La adecuación de los procesos y las herramientas de gestión a la naturaleza de la documentación. La distinta naturaleza de los documentos objeto del sistema integrado hacen necesaria la aplicación de las metodologías específicas de las distintas disciplinas documentales dependiendo del tipo de documentación tratada.

5. La necesidad de integrar el sistema de información documental en la estrategia de gestión de la información y del conocimiento corporativo. El sistema de información debe poner su centro de interés en la información de calidad y adecuada a las necesidades de los miembros y partes interesadas de la organización a la que sirve, por encima de su grado de estructuración, de los aspectos formales de sus contenedores y de los cauces de circulación.

6. La necesidad de aplicar la gestión por procesos en el sistema de información documental. La gestión por procesos propone una metodología que permite planificar, evaluar y mejorar los procesos de los sistemas de información documental alineados con los objetivos y las metas de la organización a la que brinda sus servicios.

7. El reconocimiento de la transversalidad de los procesos de gestión de la información y la documentación en el interior de las organizaciones. Esto obliga, por una parte, a implicar a todos los miembros de la organización en la gestión de la documentación y de la información con distintos niveles competenciales y de responsabilidad; y, por otra, la necesidad de crear equipos de trabajo multidisciplinares para la gestión de los sistemas de información.

8. La necesidad de integrar la gestión de la información documental en la organización y dentro de los procesos de trabajo. El sistema de información documental de una organización no puede comprenderse de manera aislada funcionando de manera autónoma para la consecución de unos objetivos particulares. Muy al contrario, debe estar completamente alineado con la misión, visión y las estrategias de la organización, e integrado dentro de los procesos de trabajo, siendo su finalidad última tributar a la consecución de los objetivos globales corporativos, garantizando a sus diferentes miembros el acceso a información relevante, de utilidad y que les aporte valor para el cumplimiento de sus funciones y el desempeño de sus actividades.

9. La subsidiariedad de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC). A pesar del uso intensivo que se haga de las TICs estas no dejan de ser una herramienta que dará soporte a los procesos documentales, por lo que la clave del sistema no está en las tecnologías, sino en los contenidos, en sus productores, en el proceso en el que se enmarcan y en su adecuada gestión.

Principios operativos

Los principios operativos, basados en los procesos operacionales, definen los requerimientos de gestión de la información con el fin de orientar una intervención en la realidad. Los principios propuestos son quince.

1. Diseño y planificación. La implementación o en su caso mejora de un SIGID debe partir de un diseño basado en la comprensión de la organización y su contexto, en el conocimiento de los requisitos de negocio, legales y de otra índole a los que tiene que dar respuesta y en la identificación de los riesgos corporativos relacionados con los activos de información. Con base en el diseño se procederá a una planificación: establecimiento de los objetivos a alcanzar y determinación de qué se hará, quién, cómo y cuándo lo hará y qué recursos humanos, materiales y tecnológicos serán necesarios.

2. Política de gestión de la información. Se deben definir y documentar los principios, los procedimientos y las prácticas por los que se regirá el SIGID. Esta política debe permitir asegurar la creación y la gestión de documentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de respaldar las funciones y actividades de la organización durante todo el tiempo que se precise y cubrir sus necesidades de información, evidencia y rendición de cuentas.

3. Liderazgo y responsabilidad. La implantación del SIGID requiere del compromiso y liderazgo de la alta dirección de la organización, que no sólo debe ser teórica sino efectiva y demostrable. Se debe definir, asignar e informar a todos los miembros de la organización las responsabilidades y las competencias vinculadas con la gestión de los documentos.

4. Adecuación a los usuarios. El SIGID debe de ser capaz de ofrecer información adecuada, clara y accesible para los distintos tipos de usuarios a los que se dirige. Los recursos de información tienen que ser útiles y usables. Para ello es imprescindible conocer las expectativas y necesidades de información de los usuarios.

5. Cumplimiento o conformidad. El SIGID debe cumplir todos los requisitos derivados de las actividades propias de la organización, de su entorno normativo, así como con las políticas internas de la organización.

6. Integridad, autenticidad y fiabilidad. El SIGID debe garantizar que la información y los documentos generados o gestionados por la organización estén completos e inalterados, protegidos contra modificaciones no autorizadas, y que su contenido sea una representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que dan testimonio. En consecuencia, debe aplicar medidas para controlar el acceso, la identificación de los usuarios, la destrucción autorizada y la seguridad.

7. Disponibilidad. El SIGID deberá mantener las informaciones y documentos de la organización de tal manera que se asegure la rápida, efectiva y precisa localización, recuperación, presentación e interpretación de la información necesaria.

8. Seguridad y protección de la confidencialidad. El SIGID debe asegurar un nivel razonable de protección a la información que afecta a derechos de terceros, a la confidencial y a la esencial para la continuidad del negocio.

9. Transparencia y rendición de cuentas. Los procesos y actividades realizados por el sistema deben estar documentados de manera inteligible y estar disponibles para dar cuenta de esos procesos y sus resultados a las partes interesadas internas o externas a la organización que tengan legalmente reconocido el derecho de saber.

10. Interoperabilidad. Los subsistemas y componentes del sistema integrado deben interactuar con objetivos consensuados y comunes, teniendo la habilidad para intercambiar información y utilizar la información intercambiada. La interoperabilidad se deberá producir en cuatro ámbitos: técnico, para garantizar que las TIC permitan la transferencia y comunicación de datos y documentos; semántica, para permitir que el significado de la información pueda ser entendida por cualquier aplicación; la organizativa, que asegurará la coordinación y alineamiento de los diferentes procesos; y en el tiempo, para garantizar la interacción entre elementos que correspondan a diversas oleadas tecnológicas.

11. Conservación. El SIGID debe garantizar el mantenimiento y conservación de la información y los documentos por el tiempo necesario, teniendo en cuenta los requerimientos operacionales, fiscales, legales e históricos.

12. Disposición. El SIGID debe prever y garantizar las decisiones sobre el futuro de conservación de los documentos. Contendrá medias para la eliminación segura y controlada de los documentos y las informaciones que no requieren ser mantenidas según la legislación aplicable o las políticas de la organización. Los sistemas deberán proporcionar pistas de auditoría u otros métodos de seguimiento con objeto de controlar las acciones de disposición que se hayan realizado.

13. Continuidad. A través de un programa de documentos esenciales se debe asegurar la protección de aquéllos documentos indispensables para el funcionamiento de la organización y que aseguran la continuidad de sus actividades en caso de desastre.

14. Evaluación. Se deberá evaluar el desempeño de los procesos y aplicaciones de gestión documental y la efectividad del SIGID, así como realizar auditorías internas para determinar si cumple los requisitos y se implementa y mantiene de forma efectiva.

15. Mejora continua. El SIGID debe ser comprendido como algo dinámico y mutable que necesita adaptarse a los cambios que se producen en la organización y en el entorno; por lo que continuamente debe mejorar su efectividad corrigiendo todas ineficiencias detectadas en los procesos de evaluación.

Prado Martínez, Miguel Ángel del (2015). Planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones empresariales. Tesis doctoral. Zaragoza: Universidad de Zaragoza, 444 p. < http://albarracin.unizar.es/jopac/registro?id=00396414>

Prado Martínez, M. A. del; Esteban Navarro, M. A. (2016) Propuesta de un modelo de Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental para las organizaciones. Revista General de Información y Documentación. 26 (2), 387-415. <http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/view/54708/49911>