El pasado 18 de noviembre se publicaba en el Boletín Oficial del Estado el Real Decreto 1671/2009, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. El Reglamento es de transcendencia general, pues sus disposiciones son de aplicación a las relaciones de los ciudadanos con la Administración General del Estado y los organismos públicos vinculados o dependientes de ésta.
En el reglamento se establece que todas las actuaciones, procedimientos y servicios que requieran la autenticación de la Administración Pública o de los ciudadanos por medios electrónicos, se realizarán a través de las sedes electrónicas que dichos órganos deberán haber creado. La sede electrónica es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias.
Se podrá establecer, mediante orden ministerial, la obligatoriedad de la comunicación a través de medios electrónicos, de tal modo que si existe tal obligación y no se utilizan dichos medios la correspondiente comunicación, carecerá de validez o eficacia.
Para la identificación y autenticación tanto en el acceso electrónico de los ciudadanos como de las propias sedes electrónicas y de las comunicaciones que realicen los órganos de la Administración General del Estado u organismos públicos, se admite como medio universal los dispositivos de identificación y firma electrónica asociados al documento nacional de identidad, así como otros medios de autenticación que cumplan con las condiciones de seguridad y certeza necesarias para el normal desarrollo de la función administrativa.
Otro de los puntos importantes del reglamento es la creación de un registro electrónico común que posibilite a los ciudadanos la presentación de comunicaciones electrónicas para cualquier procedimiento y ante cualquier órgano de la Administración General del Estado, así como en sus organismos públicos dependientes o vinculados.
El reglamento regula un conjunto de aspectos relacionados con la producción y la gestión documental. Así se establecen los requisitos para que tengan validez los documentos electrónicos, o para que se reconozca la condición de copia auténtica a una copia electrónica de un documento electrónico original.
Así mismo se regula el proceso a seguir para la conversión de los documentos en papel a documentos electrónicos a través de su digitalización; así como los requisitos para que las copias emitidas en papel de los documentos electrónicos tengan la consideración de copias auténticas. También se dictan normas específicas para la obtención de copias electrónicas por los ciudadanos, y para la presentación por los ciudadanos de documentos electrónicos.
Se establece la obligatoriedad de asignar metadatos a los documentos electrónicos susceptibles de ser integrados en un expediente electrónico, para poder contextualizarlos en el marco del órgano u organismo, la función y el procedimiento administrativo al que corresponde. Además, se asociará a los documentos electrónicos la información relativa a la firma del documento así como la referencia temporal de los mismos.
Se detallan las reglas a seguir para la formación de los expedientes electrónicos, determinándose que deberán disponer de un código que permita su identificación unívoca, de un índice electrónico, firmado electrónicamente, y su estructura formato se sujetarán a lo que se establezca en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
Y sobre el archivo electrónico de documentos se establece que todos los documentos electrónicos utilizados en actuaciones administrativas, que formen parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que, tengan valor probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración, deberán conservarse bien de forma unitaria, o mediante la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos así como para la comprobación de la firma electrónica de dichos datos.
Se podrá establecer, mediante orden ministerial, la obligatoriedad de la comunicación a través de medios electrónicos, de tal modo que si existe tal obligación y no se utilizan dichos medios la correspondiente comunicación, carecerá de validez o eficacia.
Para la identificación y autenticación tanto en el acceso electrónico de los ciudadanos como de las propias sedes electrónicas y de las comunicaciones que realicen los órganos de la Administración General del Estado u organismos públicos, se admite como medio universal los dispositivos de identificación y firma electrónica asociados al documento nacional de identidad, así como otros medios de autenticación que cumplan con las condiciones de seguridad y certeza necesarias para el normal desarrollo de la función administrativa.
Otro de los puntos importantes del reglamento es la creación de un registro electrónico común que posibilite a los ciudadanos la presentación de comunicaciones electrónicas para cualquier procedimiento y ante cualquier órgano de la Administración General del Estado, así como en sus organismos públicos dependientes o vinculados.
El reglamento regula un conjunto de aspectos relacionados con la producción y la gestión documental. Así se establecen los requisitos para que tengan validez los documentos electrónicos, o para que se reconozca la condición de copia auténtica a una copia electrónica de un documento electrónico original.
Así mismo se regula el proceso a seguir para la conversión de los documentos en papel a documentos electrónicos a través de su digitalización; así como los requisitos para que las copias emitidas en papel de los documentos electrónicos tengan la consideración de copias auténticas. También se dictan normas específicas para la obtención de copias electrónicas por los ciudadanos, y para la presentación por los ciudadanos de documentos electrónicos.
Se establece la obligatoriedad de asignar metadatos a los documentos electrónicos susceptibles de ser integrados en un expediente electrónico, para poder contextualizarlos en el marco del órgano u organismo, la función y el procedimiento administrativo al que corresponde. Además, se asociará a los documentos electrónicos la información relativa a la firma del documento así como la referencia temporal de los mismos.
Se detallan las reglas a seguir para la formación de los expedientes electrónicos, determinándose que deberán disponer de un código que permita su identificación unívoca, de un índice electrónico, firmado electrónicamente, y su estructura formato se sujetarán a lo que se establezca en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
Y sobre el archivo electrónico de documentos se establece que todos los documentos electrónicos utilizados en actuaciones administrativas, que formen parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que, tengan valor probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración, deberán conservarse bien de forma unitaria, o mediante la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos así como para la comprobación de la firma electrónica de dichos datos.
