Para Valtueña

Primero hay que vaciar la botella, dijo, luego el alma.

Roberto Bolaño, La nieve

Gestores de referencias bibliográficas

Los Gestores de referencias bibliográficas son programas que permiten crear, mantener, organizar y dar forma a referencias bibliográficas obtenidas de diferentes fuentes (catálogos, bases de datos, internet, etc.) teniendo como resultado una base de datos propia. Además posibilitan crear bibliografías en un formato normalizado, y desarrollar de forma automática la lista de referencias bibliográficas de los documentos citados y las notas a pie de página al final de su documento de trabajo.

Todos los gestores de referencias bibliográficas ofrecen una serie de funciones básicas:

• Entrada de datos. Puede realizarse de forma manual o automatizada desde el propio gestor de referencias.
• Almacenamiento y recuperación de información. Posibilidad de almacenar de manera estructurada la información y recuperarla fácilmente mediante cualquier punto de acceso.
• Formatos de salida. A partir de los resultados de búsqueda el programa proporciona diversos formatos de salida, como bibliografías, citas bibliográficas a pie de texto, sitios web o bases de datos en internet; y también permite dar forma e insertar citas o bibliografías desde el procesador de textos en los principales estilos normalizados, en los estilos de publicación de las instituciones y revistas más conocidas de cada campo del conocimiento o en el formato documental que nosotros deseemos (rtf, doc, pdf, html).
  

En la actualidad existe una gran variedad de estos productos, por lo que la duda surge a la hora de decantarse por la utilización de uno de ellos. Para ayudarnos en esta decisión José A. Cordón García, Helena Martín Rodero y Julio Alonso Arévalo en “Gestores de referencias de última generación: análisis comparativo de RefWorks, EndNote Web y Zotero” publicado en el último número de la revista El Profesional de la Información realizan un análisis general de estas herramientas y sus aplicaciones, así como un estudio comparativo de los gestores más utilizados: RefWorks, EndNote web y Zotero, para destacar los puntos fuertes y los aspectos mejorables de cada uno de ellos.

RefWorks
Requiere suscripción mediante una licencia de pago anual
Sus puntos fuertes son:

• Sindicación de contenidos
• Formato ISO

Y sus aspectos mejorables:

• No dispone de versión local
• Compatibilidad por limitaciones comerciales
• Complejidad importación indirecta
• Posibilidad de crear formatos propios de entrada y salida

EndNote web
Es gratuito, pero con grandes limitaciones como la disponibilidad de un número máximo de registros (10.000), o un número limitado de carpetas a compartir (100).
Sus puntos fuertes son:

• Versión local y web
• Buena organización interna (pestañas, colores)
• Visualizar de dónde fue exportado cada registro
• Importar bibliografías de Word

Y los aspectos mejorables:

• Limitaciones en el número de registros
• Limitaciones en los usuarios a compartir (100)
• Limitaciones a 25 favoritos
• Compatibilidad por limitaciones comerciales
• Posibilidad de crear formatos propios de entrada y salida

Zotero
Es software libre con licencia abierta, lo que garantiza su completo uso y mejora por cualquier persona. Su limitación reside en que al ser una extensión de Mozilla FireFox sólo funciona desde este navegador.

Los puntos fuertes a destacar son:

• No tiene limitaciones comerciales
• Poder sugerir sitios
• Integra recursos comerciales
• Hacer instantáneas
• Usabilidad
• Posibilidad de introducir sugerencias
• Buen servicio soporte (tutoriales)
• Facilidad de exportación (barra de direcciones)
• Iconos tipo documento
• Detección automática metadatos

Y los aspectos mejorables:

• Control de autoridades
• Recursos aún no compatibles con Zotero
• Sólo compatible con FireFox
• Posibilidad de crear formatos propios de entrada y salida
• Mejorar el sistema de búsqueda

Para estos autores, después de un análisis comparativo de los diferentes gestores, es difícil concretar cuál de ellos es el producto más completo ya que todos tienen características relevantes de las que no dispone el resto, así RefWorks tiene una particularidad básica que es la posibilidad de leer fuentes RSS; Zotero aventaja al resto en su capacidad para trabajar con fuentes de información del nuevo contexto tecnológico; y EndNote destaca por su buena organización y usabilidad.

Comunidad de Robo de Bicicletas en Boston

La Comunidad de Robo de Bicicletas en Boston es una iniciativa de alerta puesta en marcha por el Departamento de Policía de Boston que permite informar de manera simple del robo de bicicletas en la ciudad, utilizando herramientas sociales como Twitter y facebook.

Para ello han creado una cuenta en twitter y otra en facebook.

A través de la sede web de la Comunidad se puede publicar el robo de una bicicleta, y dicho robo se notifica a la policía, tiendas de bicicletas y a la seguridad local, además de publicarse en Twitter y Facebook en cuestión de minutos. Los ciudadanos en general pueden seguir las cuentas y el informe de avistamientos de robo de bicicletas.

Activos de información pública

La “Guía Aporta sobre la reutilización de la información del sector público” establece como una medida mínima para posibilitar la reutilización de la información pública, la identificación y publicación de la información generada por las Administraciones y organismos del sector público potencialmente reutilizable. Por su parte el equipo de investigación de la Universidad Complutense Publidoc en el artículo“La producción informativa y documental del Estado: hacia un inventario de los recursos públicos” señalan la necesidad de elaborar un inventario de los activos de información del sector público como paso previo a su reutilización.

Por activos de información se entiende al conjunto de elementos con valor informativo que son propiedad de una empresa, institución o individuo, y que reflejan su actividad. Por lo que respecta a los activos de información que poseen los organismos públicos, los miembros de Publidoc los han sistematizado en cuatro categorías:

• Publicaciones oficiales (periódicas y unitarias)
• Bases de datos públicas.
• Repositorios digitales (páginas web, documentos electrónicos y todo tipo de información asistemática que no se presenta en forma de interrogación de una base de datos)
• Archivos y registros administrativos (un inmenso acervo documental que contiene la información más protegida constitucionalmente).

Reutilización de la información del sector público: algunas preguntas previas

¿A qué obedece la importancia de la información pública? ¿Cómo debe ser la información ofrecida por el sector público a los ciudadanos? ¿Qué principios han de regir el tratamiento de la información generada por el sector público? Estas son algunas de las preguntas a las que Fernando Ramos Simón, Concepción Mendo Carmona y Rosario Arquero Avilés dan respuesta en el artículo “La producción informativa y documental del Estado: hacia un inventario de los recursos públicos” publicado en la Revista Española de Documentación Científica, como uno de los resultados alcanzados por el Grupo de Investigación de la Universidad Complutense Publidoc dentro del proyecto de investigación “Reutilización de la información y documentación del sector público en España. Adecuación al marco europeo de difusión de la información”.

¿A qué obedece la importancia de la información pública?

• Está bien recopilada, con series temporales muy amplias que resultan de gran utilidad en los análisis.
• Ha sido recolectada por guardianes neutrales y los criterios de recogida de esa información son públicos.
• Goza de la presunción de fiabilidad, en muchos casos esa confianza está reforzada porque los propios suministradores son los principales interesados en ello (obtención de un status).
• Mantiene continuidad, la ruptura de la serie se puede convertir en un asunto de controversia pública

¿Cómo debe ser la información ofrecida por el sector público a los ciudadanos?

• Información completa: sistematizada, protegida de accesos no deseados.
• Información objetiva, fiable, es decir, no sesgada presentada en función de su finalidad.
• Información accesible, en distintos formatos y al alcance de sus destinatarios potenciales.
• Difusión proactiva, además de permitir el acceso, la Administración Pública debe dar publicidad a los documentos facilitando su conocimiento y localización.
• Acceso individual, la creación de canales individuales de comunicación, como Internet, propicia que la Administración favorezca el consumo individual de información.
• Información de calidad, que cumpla estándares técnicos. Los requisitos técnicos de calidad, se incorporan como una exigencia de la accesibilidad de la información; si ésta no cumple con unas características técnicas formales es como si no existiera.
• Relevante.
• Fácil de encontrar, integrada, organizada.
• Fácil de usar

¿Qué principios han de regir el tratamiento de la información generada por el sector público?

• El principio de inventario: las instituciones del sector público deben inventariar sus activos de información y mantener ese inventario actualizado con regularidad y hacerlo fácilmente accesible.
• El principio de acceso: las instituciones del sector público deben estar sujetas a un régimen de publicidad de la información. El principio ha de basarse en que cualquier persona tiene derecho a recibir información libremente y en condiciones de igualdad y el Estado tiene obligación de regular por ley el procedimiento de acceso a los documentos protegidos. Las excepciones a este principio deben estar establecidas previamente y su aplicación debe estar sujeta a la revisión de una autoridad independiente.
• El principio de calidad: la información pública debe ser suministrada con el mismo estándar de calidad que tiene en el sector privado.
• El principio de costes: los costes repercutidos a cualquier petición de información no deben exceder los costes marginales de distribución, con la posibilidad de exención en los casos en que se demuestre un interés público concreto.
• El principio de elección: la información debe ser suministrada en el formato solicitado si está disponible o es sencillo convertirla a ese formato, aunque haya de cobrar los costes de transformación.
• El principio de propiedad intelectual y control de origen: la información pública debe estar exenta de derechos de propiedad intelectual, en particular de los derechos específicos que protegen las bases de datos.
• El principio de legítima mejora: las instituciones públicas están legitimadas para ampliar y mejorar la calidad de las informaciones que suministran.
• El principio de continuidad de las obligaciones: si las actividades de información son transferidas al sector privado esta información ha de estar sometida a los mismos principios.

Reutilización de la información: la hora de los documentalistas

La Guía Aporta sobre la reutilización de la información del sector público -de cuya publicación nos hacíamos eco ayer desde este blog- señala la necesidad de realizar diversas acciones para dar conocer a los ciudadanos y las empresas la información del sector público susceptible de ser reutilizable, y para su realización va a resultar imprescindible el trabajo de los documentalistas.

Las acciones a realizar se clasifican según su alcance en:

1.- Mínimas:

• Publicar la información generada por las Administraciones y organismos del sector público, identificada como potencialmente reutilizable en los formatos o lenguas preexistentes.

2.- Básicas:

• Ordenar adecuadamente la información a través de su catalogación y categorización.
• Establecer listados, índices o agrupaciones de las distintas tipologías de información

3.- Deseables:

• Establecer estándares de activos de información (metadatos)
• Aplicar modificaciones oportunas a la información de cara a su conversión de formato papel a formato electrónico (digitalizar, etc.)

Para la realización de estas acciones y muy especialmente de las consideradas como básicas, resulta imprescindible el trabajo de los documentalistas, no en vano se trata de realizar las tareas técnicas clásicas del proceso documental que tradicionalmente se vienen realizando en las bibliotecas y centros de documentación como son la catalogación, clasificación e indización.

Así la guía señala que con objeto de fomentar la reutilización de la información del sector público, esta información debe encontrase adecuadamente ordenada.

"El principal objetivo de ordenar la información generada por las Administraciones y organismos del sector público, es facilitar su posterior búsqueda y recuperación, fomentando, de esta forma, no sólo la puesta a disposición de la sociedad de grandes cantidades de información sino, y sobre todo, su accesibilidad y reutilización.

La ordenación de la información aporta beneficios, tanto con carácter interno, puesto que repercute positivamente en el propio trabajo de las Administraciones públicas, como externo, puesto que será más sencillo para todos los ciudadanos y empresas la búsqueda de información que esté adecuadamente catalogada y clasificada."

En la guía se especifica que el proceso de ordenación de la información se estructura en torno a dos actividades, íntimamente ligadas entre sí: la catalogación y la categorización de la información, aclarando que se entiende por cada uno de estos procesos:

Catalogación de la información

"La catalogación de la información implica la descripción bibliográfica de cada uno de los documentos identificados previamente. Este proceso, por tanto, consiste en la selección de una serie de elementos descriptivos o atributos, establecidos en base a unas Reglas de Catalogación, que identifican cada uno de los documentos (por ejemplo, autor, título, fecha de creación, etc.) para su representación normalizada."

Categorización de la información

"Una vez identificada y catalogada la información, el siguiente paso es categorizar la información, a través de la clasificación y posterior indexación de la misma.

A través de la clasificación se trata de ordenar la información en base a una serie de criterios que varían en función de las necesidades de cada organización, y agrupar la información en carpetas o directorios electrónicos, facilitando de esta forma su control y acceso.

Por su parte, la indexación consiste en escoger los términos más apropiados para facilitar la búsqueda y recuperación de información, a través de un proceso de análisis en mayor profundidad de su contenido.

Por tanto, la clasificación de la información se centra en introducir una estructura sin analizar su contenido ni tener como objetivo prioritario su recuperación, mientras que la indexación, analiza en profundidad el contenido de la información para, en base a una serie de palabras clave, facilitar una posterior búsqueda y una eficaz recuperación."

A vueltas con nuestro futuro profesional

El pasado día 21 de mayo los documentalistas aragoneses reunidos en un foro organizado por ANABAD Aragón dentro de las XI Jornadas Españolas de Documentación FESABID 2009, manifestamos incertidumbre sobre nuestro futuro profesional dentro de las empresas.

Así en mi participación titulada “El documentalista en la empresa”, aportaba datos que confirmaban la poca demanda que actualmente existe en Aragón de documentalista para incorporarse a las empresas. El contrapunto lo ofreció Jorge Serrano Cobos, quien como consultor en gestión y arquitectura de información de la empresa valenciana MASmedios.com destacó como este es un perfil con demanda creciente, poniendo como ejemplo lo que estaba ocurriendo en la Comunidad Valenciana.

Los claroscuros sobre nuestro futuro profesional también quedan manifiestos en el último número de la revista El Profesional de la Información dedicado de manera monográfica a los centros y servicios de documentación en los medios de comunicación.

Los claros los presentan Silvia Ripoll Mont y Luisa Tolosa Robledo en “El documentalista de programas de televisión: horizontes profesionales” para quienes los nuevos modos de acceso a la información y los nuevos medios de difusión benefician y abren caminos a los documentalistas audiovisuales, lo que se manifiesta en la proliferación de documentalistas freelance que con espíritu emprendedor crean empresas especializadas en internet.

Pero una situación muy diferente es la que se está viviendo dentro de las redacciones. Así Josep Lluís Micó Sanz, Pere Masip Masip y José Alberto García Avilés en “Periodistas que ejercen de documentalistas (¿y viceversa?)” señalan las repercusiones que para los centros de documentación y sus profesionales están teniendo la digitalización de las redacciones.

“En algunos círculos profesionales existe la sensación de que los centros de documentación son superfluos, a causa de la pujanza de internet, que proporciona gran cantidad de datos gratuitamente"

En este artículo se remarcan tanto la “transparencia” de estos profesionales dentro de las redacciones, como el desconocimiento entre ciertos periodistas del perfil real de los documentalistas y de su función de apoyo a los redactores, manteniéndose una visión reduccionista del documentalista como mero organizador y guardián del archivo

Todavía más pesimista es la perspectiva que nos ofrece Nora Paul en “Elegía del centro de documentación de prensa” , según la cual en Estados Unidos los documentalistas de prensa son una profesión en claro declive, de manera que muchos de los centros de documentación de las redacciones han desaparecido o están agonizantes. Así a título de ejemplo señala como The Wall Street journal ha cerrado su unidad de documentación, y como la plantilla del Philadelphia pasó de 15 a 2 personas.

Y si los datos resultan preocupantes, más me lo parece las reflexiones realizadas por Tim Rozgonyi, director de documentación del St. Petersburg times, recogidas en el artículo de Nora Paul:

“Los documentalistas de prensa tenemos una perspectiva totalmente distinta de la de las redacciones en las que trabajamos. Nosotros realizamos un servicio, que no se considera necesariamente un valor básico para procesar las noticias."

Y este creo que es sin ninguna duda el peligro que debemos evitar, realizar servicios o/y productos que puedan ser considerados innecesarios. Nuestro cometido no es prestar servicios que en nuestra opinión sean de la máxima calidad y utilidad para la organización en la que trabajamos, sino aquellos servicios que realmente son necesarios y que son demandados por nuestros usuarios.

Por otra parte los cambios que se están produciendo tanto en la documentación digital como en los usuarios de la información digital, nos obliga a evolucionar. En este sentido Jesús Tramullas en el VIII Congreso de ANABAD señalaba dos opciones futuras para los centros y especialistas de la información:

• Integración. Las unidades de información y documentación se especializarán en sus nichos de actividad, planificando y desarrollando productos y servicios de información destinados a grupos particulares de usuarios, y especialmente orientados a la satisfacción de sus necesidades.
• Desintegración. En otros contextos, los centros de información y documentación no podrán mantener su actividad como unidades diferenciadas, y se verán obligados a desintegrarse como tales, siendo sus funciones asumidas por otras unidades o servicios. Los profesionales pasarán a desarrollar su actividad en el marco de proyectos o servicios, y deberán aplicar sus competencias a problemas de gestión de información de diferentes tipos.

Una de las consecuencias de la desintegración será el aumento de profesionales que desarrollen su actividad de forma autónoma, como especialistas o consultores externos. Una tendencia que como hemos visto señalaban Sivia Ripoll y Luisa Tolosa para los documentalistas audiovisuales, y que también dejaba manifiesta Jorge Serrano Cobos en el foro de los documentalistas aragoneses.