Portales corporativos

La revista Tendencias de Randstad dedica su edición del mes de diciembre de 2007 a la comunicación interna 2.0 y entre sus artículos destacaría el elaborado por Francisco Fernández Beltrán, Director de Comunicación y Publicaciones de la Universitat Jaume I y que lleva por título “El portal corporativo como eje del sistema”, en el que da sus claves para los nuevos portales corporativos:

1.- El uso de tecnología web 2.0 y de gestión de contenidos (CMS)

Fernández Beltrán destaca los siguientes avances tecnológicos:

El lenguaje XML: base de la web 2.0 al separar los contenidos de su forma de presentación, ha permitido transformar los portales corporativos y convertirlos en el corazón del sistema de comunicación de la organización, ya que el contenido introducido una única vez puede presentarse en múltiples soportes con sólo cambiar la plantilla XSL asociada y generar así un nuevo archivo. Ello permite, además, realizar rápidas actualizaciones.

RSS. El XML ha favorecido uno de los grandes fenómenos para la expansión de la información a través de la Red: la sindicación de contenidos. Para ello se vale del RSS, formato XML desarrollado para todo tipo de sitios que se actualicen con frecuencia y por medio del cual se puede compartir la información y usarla en otros sitios web o programas.

Las aplicaciones web, que están sustituyendo de manera paulatina a las aplicaciones informáticas residentes en el ordenador del usuario, hasta el punto que se considera que en el futuro el escritorio del ordenador será una página web desde la que se accederá a todos los programas y contenidos de interés.

Los sistemas de gestión de contenidos (Content Management Systems o CMS), programas informáticos que se utilizan principalmente para facilitar la gestión de los sitios webs aunque su ámbito de aplicación es mucho mayor y pueden acabar controlando la mayoría de soportes comunicativos de la organización

2.- Los contenidos

Las nuevas tecnológicas favorecen que la gestión de los portales corporativos sea fundamentalmente una gestión de contenidos. Así, los contenidos, y especialmente los contenidos informativos, constituyen el eje central del portal corporativo. Estos contenidos Fernández Beltrán los agrupa en:

1. Contenidos de información operativa, necesarios para la realización de actividades a través de la web y que, en la mayoría de los casos, requieren acceso a través de usuario y contraseña. Son los contenidos más vinculados con la gestión, o con la administración de la organización.
   
2. Contenidos de información de carácter interno: la clave del éxito es la descentralización en la generación, edición y publicación, una opción fácilmente aplicable gracias a los CMS que permite que cada área, sector o unidad de la empresa pueda gestionar su contenido de forma independiente
   
3. Contenidos de información ad extra, los más puramente pertenecientes a la comunicación, que intentan trasmitir o generar una determinada imagen. Estos contenidos estarán casi siempre en la zona pública del portal. El contenido externo del portal se puede sindicar; es decir, se puede incorporar al portal desde el exterior y mostrarse, gracias a las posibilidades del lenguaje XML, de manera similar al resto de contenidos, con lo que para el usuario no hay diferencia perceptible entre el contenido generado interna y externamente.

3.- La difusión, y su elemento definitivo, la personalización

Finalmente Fernández Beltrán se ocupa de la difusión y puesta en valor de los contenidos, centrándose en el aspecto que él considera definitivo: la personalización.

En su opinión la personalización de los portales corporativos ha pasado por cuatro estadios:

Fase 1. Ausencia de personalización. La información se presenta a todos los usuarios por igual.

Fase 2. Personalización por perfil. Se establecen unos contenidos que se consideran de interés para determinados grupos de sujetos con características similares.

Fase 3. Personalización por patrones de navegación por el sitio web.

Fase 4. Mi Portal. El usuario, previa identificación, determina los contenidos que él, independientemente de la máquina desde la que acceda, quiere visionar. De esta forma, de la segmentación de los contenidos en función del perfil del usuario se pasa a la comunicación uno a uno con la personalización individual y se alcanza el mayor nivel de interactividad que permite en estos momentos la Red